„Der Kanzlei-Telefonservice ist ein zentraler Erfolgsfaktor für die anwaltliche Akquise!“

Guten Tag Frau Busmann, ein ausführliches Kapitel Ihres Buches „Chefsache Mandantenakquisition“, dessen 2. Auflage Anfang Januar 2017 erschienen ist, befasst sich mit der Rolle der Anwaltsassistentin.

Welche Fehler machen Anwälte bei der Einrichtung ihres Kanzlei- Telefonservice?
Es geht schon damit los, dass oft die genau falschen Mitarbeiter ans Telefon gelassen werden. Nach meiner Schätzung führen in 75 Prozent deutscher Anwaltskanzleien jeder Größe untrainierte Telefonkräfte, darunter sogar 19-jährige Azubis, den Telefondienst aus, während ausgebildete Assistentinnen, ReNos und sogar Rechtsfachwirte Schriftsätze tippen, Akten anlegen und Fristen eintragen.
Das ist eine glatte Umkehrung von Wirkungsnotwendigkeiten und schadet der Kanzlei. Kommunikationsstarke Persönlichkeiten und trainierte Mitarbeiter müssen in den Kundenkontakt, die anderen ins Backoffice.

Gibt es weitere Verbesserungsmöglichkeiten?
Viel Potenzial liegt naturgemäß brach, denn Anwälte haben Führung nirgendwo gelernt. Sie stellen daher ihre Assistentin dem Mandanten gegenüber nicht als gleichwertiges Teammitglied persönlich vor. Sie wählen bei der Einstellung oft die falschen Mitarbeiter /-innen aus. Sie machen ihre Termine selbst. Der Assistentin fehlen Listen mit Unterlagen in jedem Rechtsgebiet, die der Mandant zum Erstgespräch mitbringen muss. Ebenso fehlen Listen mit A-Mandanten, die – z.B. beim Durchstellen – Sonderrechte genießen. Anweisungen der Anwälte sind uneinheitlich oder fehlen ganz: Was soll wörtlich auf Fragen nach dem Anwaltshonorar geantwortet werden? Ab wann darf sie durchstellen? Darf sie Rückrufe mit Deadline / Termine / Materialübersendung / Broschüren etc. anbieten? Viele Anwälte verhalten sich launisch und unberechenbar.

Was ist die Lösung bei der Personalauswahl?
Oft verlangen Anwälte als Basisqualifikation nur verlässliche Fristenkontrolle, Computerkenntnisse und Organisationsgeschick – und gerade nicht Kommunikation.
So landen mundfaule, schüchterne oder gleichgültig wirkende Personen am Telefonempfang. Der Kunde merkt sofort: Hier geht es nicht um ihn und wendet sich mit Grausen ab.
Vorausschauende Anwälte werben Mitarbeiter aus 4-Sterne-Hotelrezeptionen ab. Denn sie wissen: Fristenkontrolle, RVG-Abrechnungen und Anwaltssoftware sind schnell zu erlernen. Servicebereitschaft und Kundenfreundlichkeit dagegen sollten wie eine zweite Haut sitzen!
Beobachten Sie mal ganz in Ruhe Hotelrezeptionisten in 4 Sterne Häusern während der Eincheckzeit 16 – 18 Uhr. Dann erfahren Sie, was bei Ihnen fehlen könnte!

Was beobachten Sie noch?
Anwälte können im technischen Sinne schlecht delegieren und im psychologischen Sinne schlecht Verantwortung abgeben. Sie fürchten, Anweisungen zu erteilen und diese zu kontrollieren, vor allem, weil sie sich dann selbst dran halten müssten. Beispiel: Wenn zwischen 16 und 17 Uhr niemand durchgestellt werden darf, wird die Assistentin um 18 Uhr getadelt, weil sie auch den Golffreund nicht durchgestellt hat. Das befördert deren innere Kündigung.
Manche Anwälte erlauben, dass die Assistentin durchstellt, ohne Rückrufnummern, korrekt geschriebenen Nachnamen und Kern der Sache notiert zu haben. Oder sie erlauben ein „Nein ohne Lösung“ wie etwa in dem Standardsatz „Tut mir leid, er ist in einer Besprechung“.
Solche Sätze zeigen Servicefeindlichkeit, da sie keine Lösung bieten. Das gefährdet Kanzlei-Umsätze direkt.

Haben Sie ein weiteres Beispiel?
Noch viele. Wenn in einer Kanzlei mit fünf Anwälten vier unterschiedliche Kalender geführt werden, von denen nur einer für die Assistentin einsehbar ist, geht das direkt zu Lasten der Assistentin.
Sie hat keine Ahnung, ab wann und wie lange der Anwalt wo zu erreichen ist, muss den Mandanten belügen und sich den ganzen Tag durch Ausreden lavieren. „Er ist gerade nicht am Platz“ wirkt spätestens beim zweiten Mal wenig professionell, der Mandant fühlt sich abgewimmelt – und geht wirklich.

Alle Kalender sofort vereinheitlichen. Ein einziger elektronischer Kalender, in den jeder Anwalt alle „Abwesenheiten“ – auch die zur ungestörten Aktenbearbeitung – einträgt, ist Pflicht für alle Anwälte. Besonders im Empfang muss dieser Kalender einsehbar sein, damit der Telefonempfang sofort korrekte Angaben machen kann – und z.B. weiß, welcher Gast in welcher Personenstärke wann kommt, um Besprechungsräume rechtzeitig zu reservieren.
Automatische Synchronisation des Kalenders mit Smartphone ist Pflicht, falls der abwesende Anwalt unterwegs öfter mal selbst Termine vereinbart.
Private Termine werden darin als „graue Zone“ mit Anfang und Ende gekennzeichnet – ohne Inhalt, aber mit Information,
wann der Anwalt genau zurück ist.

Sehen Anwälte die Gefahr dieser servicefeindlichen Wirkung nicht?
Oft sind kundenfeindliche Auftritte der Assistenz von den Anwälten sogar gewollt. Umsatzfeindliche und selbstgefällige Begründungen dafür höre ich in allen Kanzleigrößen. Beim Thema Kalender soll „die Sekretärin nicht rauskriegen, wann ich zum Zahnarzt gehe“ und „nicht wissen, mit wem ich wie lange zum Mittagessen bin“.
Beim Thema „Kanzlei-Organisation vollständig in Assistentinnenhand“ höre ich oft: „Meine Sekretärin ist schließlich keine Pufferzone zwischen mir und meinem Mandanten“.
Da irrt der Anwalt gewaltig, denn genau dafür sollte er die Assistentin bezahlen.

Was sind die Folgen dieses Verhaltens?
Imageverlust und Geldverschwendung. Der Anwalt löst durch sein intransparentes Auftreten eine hektische Telefonitis des Mandanten aus; diese wiederum legt die teuer bezahlte Arbeitszeit der Assistentin nach innen lahm.
In der Außenwirkung behindert die verständliche Frustration des immer wieder vertrösteten Mandanten komplett die Akquise: Der verstimmte Klient wird – statistisch gesehen – seine
Unzufriedenheit etwa 10-fach unverlangt in die Bevölkerung streuen.

Was sind erfolgreiche Ideen für die Positionierung der Assistentin?
Der Anwalt stellt seine Assistentin jedem Neumandanten direkt nach dem Erstgespräch persönlich vor, mit Aufgabenteilung („Alles Organisatorische macht sie, alles Rechtlich-Taktische ich“) und lässt sie direkt nach dem Erstgespräch eine Begrüßungsmail schreiben, in der sie ihre Kontaktdaten mitteilt und bekräftigt, dass sie in allen organisatorischen Dingen sofort weiterhilft.
Der Anwalt stützt diese Idee noch, indem er 120 Euro zu jedem Dezembergehalt zusätzlich auszahlt und im Gegenzug die Anschaffung eines Hosenanzugs in gedeckten Farben verlangt. Dieser wird getragen, wenn sich ein Neumandant oder ein A-Mandant ankündigen.

Welcher Klassiker legt die Kanzlei lahm? Und was tun?
Der Anwalt will diesen Mandanten nicht zurückrufen. Keine Lust, keine Zeit, keine Vorbereitung. Er tut das seiner Assistentin kund durch verärgert abgesonderte Sätze wie „Jetzt nicht.“ „Sagen Sie irgendwas“ oder „Vertrösten Sie ihn“.
Was immer die Gründe für ein solches Verhalten sind: Sie sind unwichtig. Denn: Wie in jedem anderen Bereich der Organisation gilt auch für das anwaltliche Telefonverhalten: Kein Nein ohne Lösung! Wenn der Anwalt jetzt nicht telefonieren möchte, wann genau dann? Diese genaue Uhrzeit kann die Mitarbeiterin dann an den Anrufer weiter geben.

Wie sieht ein perfekt organisierter Telefondienst aus?
Die Meldung ist in jedem Standort gleich, frisch vorgetragen, deutlich und freundlich ausgesprochen. Der Nachname ist abgesetzt vom Kanzleinamen und dadurch – selbst bei komplizierten Nachnamen – für den anderen verständlich. Die Stimme ist angenehm, ruhig, verbindlich und strahlt Kompetenz aus: „Anwaltskanzlei Berger und Partner, mein Name ist (Petra)
Bertram. Guten Morgen!“
In der Folge filtert die Mitarbeiterin zwei essenzielle Dinge heraus, bevor sie durchstellen darf: Sie ermittelt den Kern des Mandantenwunsches sowie seine korrekten Kontaktdaten.

Sollte die telefonierende Sekretärin dabei mit einer Liste arbeiten?
Am besten gleich mit mehreren. Kluge Anwälte listen für ihre Assistentin die Unterlagen, die jeder Mandant zum Erstgespräch mitbringen muss. Das beschleunigt Erstgespräche und den Vertragsschluss. Für den aktiven Umgang mit Honoraranfragen wie „Ich will mich scheiden
lassen; wie teuer ist das bei Ihnen?“ benötigt die Sekretärin sogar eine wörtliche Anweisung.
Auch eine Liste der A-Mandanten und deren Sonderrechte sowie eine weitere mit Kooperationspartnern der Kanzlei müssen der Assistentin vorliegen.

Gerade neue potenzielle Mandanten wollen Ihre Daten häufig nicht einer Assistentin mitteilen.
Das stimmt; daher üben wir die Datenerfassung bei Erstanrufern besonders ausführlich durch die Nutzenargumentation: „Darf ich mir Ihre beiden
Telefonnummern gleich dazu notieren? Dann können wir Sie immer erreichen.“
Auch die E-Mail-Adresse des Anrufers ist unerlässlich für das Marketing Ihrer Kanzlei.  Sie wird leicht ermittelt durch das Angebot, eine Anfahrtskizze zu mailen.
Die Assistentin trägt während des ersten Anrufs alle Kontaktdaten in eine Kundenkartei ein – bis Vertragsschluss in die gesonderte Rubrik „Interessenten“.
Selbst Personen also, die nicht Mandanten Ihres Hauses sind oder werden, können – ihr schriftliches Einverständnis vorausgesetzt – dann per Mail zu Kanzlei-Events eingeladen werden.
Was immer die Assistentin im Vorfeld übersendet oder anbietet, hindert den Anrufer, andere Anwälte auch noch
anzurufen. Vorvertragliche Bindung belebt Umsätze!

Die wohl schwierigsten Telefonate sind Beschwerden. Haben Sie auch dafür Tipps?
Für Beschwerdefälle sollte die Assistentin einen Leitfaden erhalten, durch den sie Beschwerden sofort in Pluspunkte dreht. Trainierte Sekretärinnen wissen: Einer Beschwerde geht
immer ein Kanzleifehler voraus – sonst handelt es sich lediglich um Nörgelei im Frust-Modus.
Sie sollten sich „im Namen der Kanzlei“ entschuldigen, die Beschwerde notieren, deren Weiterleitung sowie die persönliche, sofortige Aktionen ankündigen. Im Idealfall kann sie den Mandanten kurz danach informieren, wie aufgrund seiner Beschwerde Dinge verbessert oder Abläufe optimiert wurden.

EuGH verhandelt über Mitbestimmung

Liebe Kollegen

der Europäische Gerichtshof hat unter dem Vorsitz des EuGH-Präsidenten über die Vereinbarkeit der deutschen Unternehmensmitbestimmung mit Unionsrecht verhandelt („TUI-Fall“). Unser Beiratsmitglied Jochen Brandhoff hat den Antragsteller vertreten und für eine Europäisierung der Mitbestimmung plädiert: EU-Arbeitnehmer dürfen nicht weiter ausgeschlossen werden.

Hier finden Sie die Stellungnahme des EuGH: 2017-01-25_TUI-Fall_Stellungnahme

Viel Spaß bei der Lektüre

Mit freundlichen Grüßen aus München

RA Katharina Nitsch

Tipps und Tricks für eine Stegreifrede von Horst Hanisch

Zuerst einmal: Heißt es Stegreif oder Stehgreif?
In der althochdeutschen Sprache gibt es die Begriffe ‚stigan‘, gleich ‚steigen‘ und ‚reif‘ gleich Seil oder Strick. In der englischen Sprache bedeutet das Wort ‚rope‘ Seil, auf Schwedisch ‚rep‘ genannt. Eine Reepschnur oder ein Reep ist ein kräftiges, dünnes Seil, das früher zum Beispiel auf der Hamburger Reeperbahn von den Reepschlägern hergestellt und in der Seefahrt eingesetzt wurde. Aus diesen Wörtern entstand später das Wort Steigbügel, ursprünglich eine Seilschlinge. Diese half dem Reiter, leichter aufs Pferd aufzusteigen. Spricht jemand aus dem Stegreif, dann steht er – bildlich betrachtet – freihändig und sicher auf dem Pferd und hat alle Sinne frei, zu reden und zu handeln. Er handelt sozusagen aus dem Stand. Obwohl er steht wird das Wort Stegreif ohne ‚h‘ geschrieben.

Wie viel Zeit habe ich, um mich auf eine Stegreifrede vorzubereiten?
Wer aus dem Stegreif spricht, agiert nicht zwangsläufig unüberlegt. Er hat in der Regel einige Augenblicke Zeit, sich zumindest mental, auf seinen Einsatz vorzubereiten. Die thematische Materie, um die es geht, ist meistens bekannt. Sind Sie beispielsweise auf einer Jubiläums-Feier eingeladen und werden unerwartet gebeten, eine kurze Rede zu halten, kann davon ausgegangen werden, dass Sie einige Vorkenntnisse über das Thema oder über den zu Redenden haben. Sie sind also nicht ganz so unvorbereitet, wie es im ersten Moment aussehen könnte.

Was macht eine Stegreifrede aus?
Hier können drei Kriterien genannt werden:
1. Ungeplantes Reden nach einer geringen Vorbereitungszeit.
2. Sie reagieren gerne, da Sie von einem anderen dazu gebeten wurden.
3. Sie zeigen Einfühlungsvermögen und stärken Ihr soziales Netzwerk.

Welche Herausforderungen gibt es, eine Stegreifrede zu halten?
Werden Sie gebeten, eine Spontanrede zu halten, so ist das zeitlich betrachtet absolut kein Problem. Es bedarf also keiner langen zeitlichen Vorbereitung. Teilnehmerinnen und Teilnehmer meiner Seminare bezeichnen es immer wieder als Herausforderung, die aufsteigende Nervosität zu überwinden.
Also: Ruhig Blut bewahren! Nun gilt es, in kürzester Zeit ein paar interessante Punkte zu sammeln und diese zu ordnen.

Aus welchem Anlass wird eine Stegreifrede gehalten?
Beispielsweise beim letzten Treffen eines erfolgreich abgeschlossenen Kurses, bei der Gratulation zur mehrjährigen Zusammenarbeit mit einem Kollegen, bei (Geburtstags-) Feiern aller Art, bei Auszeichnungen, in Vereinen, einfach nur so bei nettem Zusammensein, allerdings auch bei Begräbnissen und vielen anderen Gelegenheiten.

Wie kann ich mich vorbereiten, wenn ich nur eine Papierserviette als Spickzettel verwenden kann?
Eine gern genutzte Möglichkeit, einer spontanen Rede eine gewisse Ordnung zu geben, ist die chronologische Gliederung. Das, was Sie sagen wollen, wird in einer Zeitachse geordnet (und passt auf eine Serviette). Hervorragend eignet sich hier die Dreiteilung Vergangenheit, Gegenwart, Zukunft. Bei fast allen Spontanreden kann diese Dreiteilung eingesetzt werden. Sie sollen eine Rede zum Ehrengast halten. Da Sie die Person kennen, über die Sie reden sollen, haben Sie bereits dieses Wissen als Basis für Ihre Rede. In der Vergangenheit können Sie beispielsweise das erste Zusammentreffen schildern.
Vergangenheit: „Ich erinnere mich noch ganz genau, als ich Sie, lieber Herr Mertens, zum allerersten Mal getroffen habe. …“
Gegenwart: „Nun sind wir heute hier zusammengekommen, um Ihnen, lieber Herr Mertens, …“
Zukunft: „Es wäre uns eine große Ehre, wenn wir auch die nächsten Jahre zusammen mit Ihnen, lieber Herr Mertens, gemeinsam …“
Ruck-Zuck ist Ihnen eine nachvollziehbare Gliederung in Ihre spontane Rede gelungen.
Im zweiten Teil (der Gegenwart) beziehen Sie sich auf den aktuellen Anlass, zu dem die Gäste zusammengekommen sind. Und der dritte und letzte Teil widmet sich dem Gedanken an eine (gemeinsame) Zukunft.

Wird bei der Stegreifrede gelobt oder kritisiert?
Obwohl die Anlässe sicherlich verschieden sein können, wird in der Regel positiv über die zu ehrende Person gesprochen. Sollte eine Differenz oder eine Schwierigkeit angesprochen werden, so lässt sich diese schönmalerisch als Herausforderung darstellen. Vor allem aber soll die Rede positiv im Gedächtnis bleiben, weshalb speziell der dritte Teil eine angenehme Zukunftsaussicht darstellen soll.

Wie funktioniert die chronologische Dreiteilung, wenn über eine Institution gesprochen werden soll?
Wird über eine Institution gesprochen, können Sie vergleichbar vorgehen.
Vergangenheit: „Es ist jetzt genau zehn Jahre her, als diese Institution erstmalig ihre Pforten öffnete. Als damals …“
Gegenwart: „Obwohl manche finanzielle Hürde erfolgreich überwunden werden musste, stehen wir heute hier zusammen, …“
Zukunft: „Lassen Sie mich meine Rede damit abschließen, dass ich dieser Institution alle Daumen drücke, dass Sie auch die nächsten zehn Jahre erfolgreich …“

Wie lange dauert eine Stegreifrede?
Bekannterweise liegt in der Kürze die Würze. Ich denke, dass 5 Minuten absolut ausreichend sind, um eine kurzweilige, empathische und lustige Stegreifrede zu halten.

 

Horst Hanisch, Knigge-Seminare

Nicht oben ohne – Beitrag von Tobias Freudenberg, Schriftleiter der NJW

Derzeit wird viel über die Auswirkungen der Digitalisierung auf den Rechtsberatungsmarkt geschrieben. Was an dieser Entwicklung ist disruptiv, lautet eine zentrale Frage. Überhaupt ist im Zusammenhang mit der Digitalisierung viel von Disruption die Rede. Intelligente Maschinen und Algorithmen werden die Menschen bald aus dem Berufsleben verdrängen, heißt es. Auch die Juristen.
Wenn die Roboter da mal nicht unser Beharrungsvermögen unterschätzen.
Unabhängig davon, dass natürlich ausgerechnet unsere Profession viel zu anspruchsvoll ist, um automatisiert zu werden, gibt es ein anschauliches Beispiel, wie wir der Digitalisierung trotzen: Der Kleidungsstil des Computerzeitalters ist betont leger. Oder casual, wie es im Business-­Sprech heute heißt. Der Chef von Apple, Tim Cook, präsentiert etwa seine Produktneuheiten stets in Jeans und Sneakern (so nennt man heute Turnschuhe). Dazu trägt er dunkle Hemden, die natürlich lässig aus der Hose hängen. Mark Zuckerberg, der Chef von Facebook, hält es ähnlich. Statt Hemd trägt er aber T-­Shirt und Hoodie (so nennt man heute Kapuzenpullover, die so etwas wie die Uniform der IT-­Branche sind).
Da wollen deutsche Spitzenmanager natürlich nicht nachstehen. Man könnte ihnen ansonsten ja auch vorhalten, sie hätten den Zug der Zeit verpasst. Der Vorstandsvorsitzende von Daimler, Dieter Zetsche, trägt neuerdings auch häufig Jeans und Turnschuhe. Das wirkt, ohne dem Mann zu nahe treten zu wollen, immer etwas pseudolässig. Zumal er an seinem buschigen Schnauzer festhält, anstatt auf einen Hipster-­Rauschebart umzustellen, und weiterhin eine randlose Brille trägt, obwohl nur überdimensionale Horngestelle wirklich in sind. Zetsche ist übrigens kein Einzelfall: Auch in anderen DAX-­Konzernen verzichten viele Obere inzwischen auf den Anzug, zumindest aber auf die Krawatte.
Und die Juristen? Die lässt die Digitalisierung zumindest beim Outfit völlig unbeeindruckt. Ich war in den vergangenen Monaten auf mehreren Veranstaltungen, die sich mit dem Thema Legal Tech beschäftigten. Selbst auf diesen Digital-­Kongressen blieben sich die Rechtsexperten treu. Anzug und Krawatte bei den Herren, Kostüm bei den Damen. Ok, einige Wagemutige verzichteten auf den Binder, das war dann aber auch das Maximum an Nonchalance.
Auch unser Bundesjustizminister geht stets adrett gekleidet mit ­gutem Beispiel voran. Im vergangenen Jahr wurde Heiko Maas (SPD) von einem Männermagazin wegen seiner „perfekt sitzenden Anzüge“ zum „best dressed Man 2016“ gewählt. Weil er mit smartem Auftreten nicht nur politisch Haltung zeige!
Wir Juristen sind eben Traditionalisten. Hemd und Krawatte gelten vielerorts noch als Teil der Amtstracht. Ein Anwalt mit offenem Hemd oder gar T-­Shirt? Ausgeschlossen (OLG München, NJW 2006, 3079). Daran wird auch die Digitalisierung nichts ändern. Zumindest kleidungsmäßig sind die Juristen gegen die Disruption gut gewappnet.

Tobias Freudenberg ist Rechtsanwalt und Schriftleiter der NJW, Frankfurt a. M.

Der Anwalt und die Medien – Beitrag von Professor Dr. Joachim Jahn, Mitglied der NJW-Schriftleitung

Meist ist es ja eher unangenehm, wenn man selbst in der Zeitung steht – etwa als Opfer eines Verkehrsunfalls, eines Raubüberfalls oder gar eines Flugzeugabsturzes. Anders, wenn man aus erfreulichem Anlass in den Medien auftaucht: Ein Verteidiger dürfte sich in aller Regel freuen, wenn über sein flammendes Plädoyer in einem spektakulären Strafprozess berichtet wird. Oder ein Zivilanwalt über einen  Artikel darüber, wie er einen Vermieter von einer „Mietnomade“ erlöst oder einem schikanierten Arbeitnehmer den Job gerettet hat.

Seien wir ehrlich: Solche Erwähnungen, Berichte, Interviews schmeicheln nicht nur der Eitelkeit. Vor allem können sie der Akquise neuer Mandanten nützen. Ganz abgesehen davon, dass Anwälte damit zugleich die Reputation ihres Berufsstandes mehren. Zeigen Sie damit doch der Öffentlichkeit, wie nützlich und unentbehrlich ihre Dienste für die Bürger, ja für die gesamte Gesellschaft sind. Wie die Standesorganisationen das gerne pathetisch formulieren: Sie verschaffen Menschen in Notsituationen den „Zugang zum Recht“.

Was kann man aber tun, wenn man als Anwalt auf eine Berichterstattung erpicht ist, jedoch partout kein Journalist anruft? Große und zunehmend auch mittelgroße Kanzleien bedienen sich dazu einer PR-Agentur (oder gar eigener Inhouse-Mitarbeiter). Das mag helfen, kostet aber Geld, und die Auswahl des richtigen Beraters ist verdammt schwierig. Die großen Agenturen sind die teuersten, aber haben oft erschreckend wenig Ahnung von der Welt des Rechts und vom Rechtsjournalismus und dessen Akteuren. Kleine PR-Firmen hingegen sind von höchst unterschiedlicher Qualität, auch wenn sich dort einige wenige Perlen finden.

Da ist die „Do it yourself“-Methode durchaus eine Option. Es gibt ein recht bekanntes und aktuelles Beispiel: nämlich die Anwaltskanzlei Tilp aus dem beschaulichen Kirchentellinsfurt bei Tübingen. Der Kanzleiinhaber gilt bundesweit als der Experte für Verfahren nach dem KapMuG auf der Seite der Kapitalanleger. Gerade hat er vom OLG Celle den Zuschlag bekommen, um den Musterkläger in einem Milliardenprozess gegen Porsche zu vertreten; neulich hat er hier am OLG Frankfurt das Verfahren der 17.000 Telekom-Aktionäre auf Schadensersatz (grundsätzlich jedenfalls) gewonnen. Längst schreibt Tilp dagegen seine Pressemitteilungen selbst. Das geht, und er findet damit Gehör. Vor Verkündung des Musterentscheids hatte er drei verschiedene Versionen seiner Presserklärung vorbereitet – und musste im Saal auf seinem Smartphone dann nur noch die richtige anklicken, als klar war, wohin die Reise ging. Eine Methode, die sonst nur Journalisten von Nachrichtenagenturen wie der DPA beherrschen, für die es auf jede Sekunde Vorsprung vor der Konkurrenz ankommt.

Aber auch ohne ein Verfahren von oder gegen Prominente, das ohnehin im Rampenlicht steht, gibt es viele Türen und Einflugschneisen. Wer mag, kann Redaktionen einen Gastbeitrag vorschlagen, wenn es in dem jeweiligen Medium beispielsweise eine regelmäßige Ratgeberrubrik oder Rechtsseite gibt. Aber bitte – schlagen Sie ein konkretes Thema vor! Die Anfrage, worüber Sie einmal etwas schreiben könnten, führt selten zum Ziel.

Natürlich können Sie auch auf einen eigenen Fall hinweisen, was insbesondere in Wirtschafts- und Lokalredaktionen auf fruchtbaren Boden fallen kann. Schließlich werden Zeitungsseiten nicht von alleine voll! Ganz im Gegenteil, als örtlicher Gerichtsreporter geht man mitunter regelrecht hausieren auf der Suche nach einer Geschichte. Keineswegs interessiert sich die Presse nur für Sex & Crime! Sie können sich auch als Experten, als Zitatgeber oder Interviewpartner anbieten für ein aktuelles Rechtsproblem oder für ein öffentlichkeitswirksames Verfahren, an dem Sie gar nicht selbst beteiligt sind. Dabei kann man durchaus ganz von sich aus kurze Zitate als „O-Ton“ an die Redaktionen mailen. Einige Advokaten der jüngeren Generation haben zudem mit regelmäßigen Blogbeiträgen oder Podcasts im Internet oder mit Erklärvideos auf Youtube einen beträchtlichen Bekanntheitsgrad, wenn nicht gar einen gewissen Kultstatus erreicht.

Ein kleiner Tipp: Wer Kontakt zu Redaktionen sucht, sollte im Vorfeld recherchieren, wer der beste Ansprechpartner dort ist. Mailen Sie denjenigen dann gezielt an – aber (mit Verlaub): Rufen Sie nicht eine halbe Stunde später an und fragen, ob er oder sie die Mail erhalten hat und ob er sie verwenden möchte. Schon gar nicht nachmittags, wenn der Redaktionsschluss naht. Beides sind absolute „dont’s“. Verkaufen Sie den zuständigen Reporter auch nicht für dumm: Mich hat einmal ein sehr bekannter Anwalt angerufen, um mir voller Stolz zu erzählen, er habe nun von der Staatsanwaltschaft ein Aktenzeichen mitgeteilt bekommen – als ob das etwas über den Erfolg seiner Strafanzeige besagen würde, die er groß in die Zeitung bringen wollte.

Vor allem: Verwenden Sie eine klare Sprache und um Himmels willen nicht das berüchtigte Juristendeutsch, den fürchterlichen Kanzleistil. Feilschen Sie bei Zitaten nicht um jedes Komma und jeden einschränkenden Nebensatz; und bitte auch nicht um die Nennung Ihres Doktortitels oder um die Aufzählung Ihrer Buchveröffentlichungen, Top-Mandate oder Auszeichnungen. Es soll sogar schon vorgekommen sein, dass ein Anwalt verlangt hat, dass man ihn als „Staranwalt“ bezeichnet. Kein seriöses Medium wird sich darauf einlassen. Aber da gibt es durchaus ein „do ut des“, quasi einen Tauschhandel – genau wie im schuldrechtlichen Synallagma. Eine exklusive Information des Anwalts wird womöglich mit einer umso wohlwollenderen und opulenteren Berichterstattung belohnt. Das ist dann (bewusst oder unbewusst) oft die Währung, mit der Redaktionen bezahlen (und nur äußerst selten ist es das berüchtigte Scheckbuch).

Aber Vorsicht: Rechtskenntnisse darf man bei einem Journalisten allenfalls bei den „Qualitätsmedien“ voraussetzen. Je zugespitzter und reißerischer er seinen Artikel hinterher schreibt, umso schöner für ihn – aber nicht unbedingt für den Anwalt; oder für die Richtigkeit des Berichts und damit die Öffentlichkeit, die redlich informiert werden will.

Vertrauen ist ebenfalls sozusagen eine Vertrauenssache: Die allermeisten Reporter und Redakteure halten sich zwar wirklich daran, wenn man mit ihnen vereinbart, dass sie eine bestimmte Information nur vertraulich mitgeteilt bekommen. „Hintergrundgespräch“ kann man das nennen; im politischen Berlin und im Wirtschaftsjournalismus spricht man auch davon, etwas sei „nur unter 3“ gesagt worden. Aber andererseits: Mancher Schreiberling würde für eine gute Schlagzeile seine eigene Großmutter verkaufen. Oder Ihnen knallhart sagen, dass er Sie nur zitiert, wenn Ihre Aussage seiner vorgefassten These für seinen Artikel entspricht.

Finanz-Einmaleins für die Kanzlei von Professor Dr. Claus Koss

Judex non calculat. Der Jurist rechnet nicht oder liest Zahlen nur, wenn ein § davorsteht. Besagt zumindest ein Bonmot über die Zunft der Richter, Staats- und anderen Anwälte. Dabei hat das Spiel mit Plus und Minus, mit Soll und Haben, mit Umsatz und Gewinn seinen eigenen Reiz: Abhängig von der Rechnung, die aufgemacht wird, kommt ein ganz anderes Ergebnis heraus. Mal zum Vorteil des eigenen Mandanten, mal zu dessen Nachteil.

Gemeinsam mit Prof. Dr. Claus Koss haben wir einige Grundregeln zusammengestellt – anwendbar im Kanzleialltag und in Verfahren.

In der Kanzlei 

  1. Beschäftigen Sie sich selbst mit der Buchführung. Richten Sie sie sauber ein. Es gibt diverse Buchhaltungsprogramme auf dem Markt, die Ihnen helfen. Das spart Arbeit. Viele Programme verfügen über Datev-Schnittstellen, was Ihren Steuerberater freut. Als Kanzleigründer bestimmen Sie einen Tag in der Woche, an dem Sie Ihre Buchhaltung erledigen: Einnahmen und Ausgaben kontrollieren, gesammelte Belege und Rechnungen sorgfältig ablegen oder einscannen sowie die Posten ins Buchhaltungsprogramm übertragen. So behalten Sie den Überblick über Ihre Finanzen und sehen schnell, ob Ihr Laden läuft.
  2. In einer großen Kanzlei bietet sich eine externe Buchhaltung an. Den Job übernimmt der Steuerberater. Sie legen dann einen Tag im Monat fest, an dem er die Buchungsbelege bekommt.
  3. Auf dem Bankkonto der Kanzlei liegen häufig Mandantengelder. In der Finanzbuchhaltung (Fibu) trennen Sie diese klar vom eigenen Geld. Deshalb weisen Sie dem treuhänderisch verwalteten Geld unbedingt das dafür vorgesehene gesonderte Fibu-Konto Nr. 3310 oder 33101 zu. Darauf werden alle ein- und ausgehenden Mandantengelder verbucht. »Falls die Beträge nicht getrennt verbucht werden, setzen Anwalt und Notar sich dem Vorwurf der Untreue aus«, sagt Autor Claus Koss. Seine Einführung in die Welt der Zahlen plus der dahinter steckenden Informationen hat der Jurist, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Nicht-Buchhaltern – auch in seiner Zunft – gewidmet.
  4.  Aus der Koss-Praxis kommt der nächste Hinweis: Bloß nicht schludern! Sicher, manchmal ballen sich Termine, Eilsachen, Urlaub, Krankheit. Da wandert die sowieso unbeliebte Buchhaltung auf der Prioritätenliste nach hinten. Falsch, sagt Koss: »Einmal verschlampt, erfordert sie hinterher umso mehr Aufwand.«
  5. Die Kanzlei kommt vielleicht einige Zeit ohne Buchhaltung über die Runden. Das Finanzamt wird dann bei der Festsetzung der Steuern die Einnahmen schätzen. Das kann teuer werden. Um das zu verhindern, muss was her? Klar: eine ordentliche Buchhaltung. Wer die rechtzeitig vor Fristablauf abliefern will, wird eine Menge Mandate liegen lassen.

Im Verfahren

Stellen Sie sich vor, im Scheidungsverfahren wird um den Zugewinnausgleich gerungen. Es geht unter anderem um den Wert der Firma, die die Ehepartner gemeinsam aufgebaut haben. Ein Gutachten beziffert den Wert auf zwei Millionen Euro. Da drängt sich doch die Frage auf, wie der Experte zu dieser Annahme kommt. Wenn Sie über den Unterschied der Berechnungsmethoden informiert sind, können Sie mit zwei, drei Fragen die Gutachter-Argumentation erschüttern. Im besten Fall holen Sie einen höheren Betrag zugunsten Ihres Mandanten heraus.

  1.  Also tun Sie, was Juristen eh beherrschen: Fragen stellen! Hinterfragen Sie die Zahlen! Nach welchen Normen wurde zum Beispiel der Jahresabschluss erstellt? Nach dem deutschen HGB, nach US-GAAP, nach IFRS für International Financial Reporting Standards? Unter dem Strich können nicht nur unterschiedliche Ergebnisse herauskommen, sondern auch zielführende Informationen für Ihr Verfahren.
  2. Bilanzkenntnisse nutzen auch dem Verwaltungsjuristen. Wer ein öffentliches Unternehmen oder für Kommune, Land und Gebietskörperschaft Beteiligungen kontrolliert, sollte Aktiva und Passiva auseinanderhalten. Außerdem gut zu wissen: Doppik bedeutet nicht doppelte Buchführung, sondern steht für Rechnungslegung in der öffentlichen Verwaltung. Nehmen Sie zunächst keine Angabe für bare Münze. Es ist hilfreich, genau hinzugucken, zu vergleichen. Es kann durchaus interessant sein zu erfahren, warum ein Unternehmen in einem Jahr Vorräte für eine Million Euro in den Büchern hatte, im nächsten Jahr aber gar keine.

Und hinterher: 

Rechnung schreiben. Ohne Rechnungen kommt  kein Geld herein. Mandanten sind wie andere Menschen auch –  sie zahlen nur nach Abrechnung und Aufforderung. Übrigens: Rückstellungen sind Verbindlichkeiten. Diese können auf mögliche Leichen im Keller deuten. Dazu gehören Rechtstreitigkeiten und Fälle von Produkthaftung. Dagegen sind Rücklagen so etwas Ähnliches wie ein Sparbuch.

Den gesamten Artikel und weitere interessante Informationen finden Sie im BeckExtra Magazin.

Koss
Bilanz
2016, 293 S., C.H.BECK, ISBN 978-3-406-69344-1,
Preis 24,90 € inkl. MwSt.

 

Im nachfolgenden Video spricht Prof. Dr. Claus Koss über sein Buch „Bilanz lesen und verstehen“:

 

 

 

Gesetzliche Neuregelungen zum Jahresbeginn

Der Übergang vom Erwerbsleben in den Ruhestand wird flexibler geregelt. Der Beitragssatz in der Rentenversicherung bleibt 2017 mit 18,7% stabil. Kindergeld, Kinderzuschlag und Steuerfreibeträge steigen, ebenso der Mindestlohn. Zu diesen und weiteren Neuregelungen in zahlreichen Rechtsgebieten, die zum Jahresanfang 2017 in Kraft treten, bieten wir Ihnen einen von der Bundesregierung zusammengestellten Überblick.