Immobilienkauf mit künstlicher Intelligenz. Gastbeitrag von Robert Geiger und Henning Sieber

Zunehmend werden auf künstlicher Intelligenz basierende Softwarelösungen angeboten, um die bei Immobilientransaktionen zu prüfenden Datenmengen automatisch zu sortieren und auszuwerten. Dies wirft die Frage auf, welche Auswirkung derartige „Legaltech-Software“ zur Unterstützung juristischer Prüfungen auf die Vorbereitung und den Ablauf von Immobilientransaktionen und das Verhältnis der beteiligten Parteien hat.

Immobilientransaktionen bedeuten für den Käufer traditionell einen sehr großen, zeit- und kostenintensiven Prüfungsaufwand. Neben der eigenen wirtschaftlichen Bewertung der Immobilie lassen professionelle Käufer meist Wertgutachten und Due-Diligence-Berichte durch externe Berater erstellen. Zudem führen finanzierende Banken häufig eigene Bewertungen und rechtliche Prüfungen durch, für die sie mehr oder weniger stark auf die Ergebnisse der vom Käufer beauftragten Gutachten zurückgreifen.

Diese Prüfungen basieren auf einer Vielzahl immobilien- und gesellschaftsbezogener Dokumente, die vom Verkäufer mehr oder weniger aktuell und vollständig zur Verfügung gestellt und dann von den verschiedenen Beteiligten auf Käuferseite – meist parallel und in erheblichen Teilen überlappend – ausgewertet werden.

Bereits seit einigen Jahren erleichtern technische Entwicklungen diese Prüfungsprozesse. Elektronische Datenräume ermöglichen den ortsunabhängigen Zugriff auf die zu prüfenden Unterlagen, digitale Aktenführung in der Bestandsbewirtschaftung erleichtert das Füllen der Datenräume und die Speicherung der Dokumente als maschinenlesbaren Text erlaubt es, eine große Zahl an Unterlagen schnell zu durchsuchen.

Relativ neu ist dagegen die Möglichkeit, Dokumente mit Hilfe künstlicher Intelligenz auszulesen. Da die Auswertung insbesondere komplexer Gewerbemietverträge sehr zeitaufwendig ist und aktuelle und präzise Daten zur Vermietungssituation für alle Beteiligten einer Immobilientransaktion entscheidend sind, stellt die Möglichkeit, relevante Daten ohne großen Aufwand aus den Mietverträgen zu extrahieren, eine erhebliche Erleichterung dar. Diese Form der Datenauswertung wird aber bisher lediglich zur Unterstützung traditioneller Prozesse verwendet. Verkäufer nutzen sie, um sich zu Beginn des Prozesses einen aktuellen Überblick über die Vermietungssituation zu verschaffen, Käufer, um ohne großen Aufwand Daten für ein erstes Angebot zu bekommen, und die beteiligten Anwälte unterstützen die eigene Mietvertragsprüfung durch Einsatz der Software.

Der Stand der Technik würde dabei bereits jetzt eine viel grundlegendere Änderung des Transaktionsablaufs ermöglichen, indem die Datenextraktion nicht nur einfacher, sondern vor allem für mehrere – im Idealfall alle – Transaktionsbeteiligten einheitlich erfolgt. Dadurch würde zunächst eine einheitliche Datenbasis geschaffen, auf deren Grundlage der Käufer und sämtliche von ihm beauftragten Berater parallel ihre Prüfungen vornehmen können. Doppelung der Arbeit, erschwerte Kommunikation und unterschiedliche Interpretation gleicher Unterlagen werden auf diese Weise vermieden.

Weitere Effizienzgewinne sind möglich, wenn die Datenextraktion bereits im Auftrag des Verkäufers erfolgt. Die bekannten Vorteile einer klassischen Vendor Due Diligence liegen vor allem darin, dass sie dem Verkäufer einen besseren Überblick über alle transaktions- und preisbestimmenden Faktoren bietet und die relevanten Fakten dem Käufer frühzeitig und ohne großen Aufwand zugänglich macht. Weniger wertvoll sind dagegen meist die wertenden Bestandteile einer Vendor Due Diligence, da Käufer aus nachvollziehbaren Gründen zurückhaltend sind, den vom Verkäufer präsentierten Einschätzungen zu folgen. Eine über die Bereitstellung der Dokumente hinausgehende Aufbereitung der relevanten Daten durch den Verkäufer würde die wesentlichen Vorteile einer Vendor Due Diligence spiegeln und wäre – da automatisch generiert – deutlich kostengünstiger.

Die Erfassung von Dokumenten und deren Inhalt mittels künstlicher Intelligenz macht die Erstellung von Datenräumen, in denen die relevanten Daten der hinterlegten Dokumente bereits ausgelesen sind, möglich. Dies wird auch die Rolle vieler Transaktionsbeteiligter deutlich verändern. Käufer werden zunehmend eine Aufbereitung aller relevanten Daten durch den Verkäufer erwarten, um ihren eigenen Zeit- und Kostenaufwand zu reduzieren. Verkäufer können umgekehrt geneigt sein, den sinkenden Aufwand auf Käuferseite dafür zu nutzen, keinem Bieter Exklusivität zu gewähren, sondern mit mehreren Bietern parallel zu verhandeln. Die Berater werden sich stärker als bisher auf ihre Kernexpertise – die Analyse der vorhandenen Daten unter bestimmten, etwa rechtlichen oder wirtschaftlichen, Gesichtspunkten und die darauf gestützte Beratung – konzentrieren und weniger Zeit auf die reine Datenerfassung verwenden. Insbesondere bei Anwaltskanzleien wird dies zu grundlegenden Änderungen führen. Auch für sehr große Transaktionen wird die verfügbare Teamgröße einer Kanzlei an Bedeutung verlieren und Expertise zum ausschlaggebenden Kriterium werden. Gleichzeitig wird sich die Vergütung noch stärker am (Mehr-)Wert und weniger an der aufgewendeten Zeit bemessen. Der Bedarf an fundierter Rechtsberatung steigt, der an austauschbarer Fleißarbeit sinkt hingegen.

Gleichzeitig werden „Legaltech“-Unternehmen selbst einem starken Änderungsdruck ausgesetzt sein. Damit die extrahierten Daten für alle Transaktionsbeteiligten verwertbar sind, muss Klarheit über die Art der Datenerfassung herrschen. Die einzelnen Unternehmen sollten anders als bisher offenlegen, mit welcher Wahrscheinlichkeit die Ergebnisse berechnet wurden und wer die – neben der Berechnung in einem zweiten Schritt erforderliche – manuelle Überprüfung vorgenommen hat. Gleichzeitig sollten die Unternehmen ihren Prüfungsumfang und die Art der Datenerfassung möglichst standardisieren, damit sich die Käuferberater bei der Auswertung der Ergebnisse auf die ihnen bekannten Verfahren und Terminologie verlassen können. Schließlich werden die Anbieter auch bereit sein müssen, in gewissem Umfang die Haftung für die ausgelesenen Daten zu übernehmen. Die Bereitschaft von „Legaltech“-Unternehmen, einen solchen „Immobilienstandard“ der Datenextraktion zu schaffen, wird mit darüber bestimmen, wie grundlegend der Einfluss der neuen Technik auf Immobilientransaktionen ist. Das Potential, die Rolle anderer Transaktionsbeteiligter erheblich zu verändern ist in jedem Fall gegeben.

Dr. Robert Geiger (LL.M.) ist Justitiar des Datenauswerters Evana in Frankfurt, Dr. Henning Sieber LL.M. ist Partner der Kanzlei Greenberg Traurig Germany in Berlin.

beck-online & LiquidText. Gastbeitrag von Rechtsanwalt Peter Lotz

Kennen Sie das? Nach der Recherche in beck-online landet erst einmal ein Stapel Papier auf Ihrem Schreibtisch. Dann wird getackert, gemarkert, notiert, glossiert – und abgeheftet. Irgendwann später kommt es zur unweigerlichen Frage: Wo stand das nochmal?

Hier könnte die Speicherung des Recherche-Ergebnisses als PDF mit der Möglichkeit einer späteren Volltextsuche z.B. in Adobe Acrobat helfen. Jedoch scheuen viele Kollegen das Lesen am Computer. Ergonomisch wird die Haltung als unnatürlich empfunden. Es fehlt am „Look & Feel“ des Arbeitens am Schreibtisch sowie der Möglichkeit zur spontanen handschriftlichen Annotation mit dem Stift.

Die Verwendung eines Tablets kann diesbezüglich Abhilfe schaffen. Mittlerweile gibt es Tablets verschiedener Hersteller mit Displays, die fast DIN A4-Größe besitzen. Auf dem Schreibtisch liegend vermitteln sie das Gefühl des Arbeitens mit einem „elektronischen Buch“. Mit einem Stylus lassen sich Anmerkungen in PDF-Dokumente aufnehmen und abspeichern. „Zettelkram“ ist Geschichte und Nutzer einer elektronischen Akte können die annotierten PDF-Dokumente in ihrem DMS abspeichern. Aber selbst das ist steinzeitlich, verglichen mit den Möglichkeiten der App „LiquidText.

Für all diejenigen unter uns, die noch wissenschaftlich arbeiten wollen oder müssen, verschafft diese für IOS und MacOS erhältliche App einen völlig neuen Zugang zur Text- und Rechtsanalyse. Nehmen wir das Beispiel der Recherche zur Auslegung verschiedener Tatbestandsmerkmale eines Anspruchs. Hier gilt es, die wesentlichen Informationen aus Rechtsprechung und Literatur systematisch zu sammeln, zu analysieren und sodann auf den Fall anzuwenden. Wäre es nicht toll, wenn ich hierfür alle wesentlichen Fundstellen meiner beck-online-Recherche unter das jeweilige Tatbestandsmerkmal kopieren könnte, mit gleichzeitiger Möglichkeit des Links zur Fundstelle und der Möglichkeit, eigene Anmerkungen und Gedanken zu den jeweiligen Fundstellen glossieren zu können – bis hin zu einer analytischen Mindmap? Genau das erlaubt LiquidText.

Nachdem wir unsere Recherche-Ergebnisse aus beck-online in LiquidText geladen haben, sehen wir in der linken Bildschirmhälfte das jeweils aktive Dokument und in der rechten Hälfte einen Arbeitsbereich. Nun können wir zunächst auf dem Arbeitsbereich handschriftlich z.B. die entsprechenden Tatbestandsmerkmale unserer Recherche notieren. Diejenigen Passagen der verschiedenen Dokumente aus unserer beck-online-Recherche, die für unsere Analyse von Interesse sind, können wir jedoch nicht nur mit einem Textmarker hervorheben, sondern mit dem Stylus als Textfeld aus dem Dokument extrahieren und frei auf dem Arbeitsbereich (z.B. unter dem relevanten Tatbestandsmerkmal) anordnen. Gleichzeitig generiert die App einen Link zu genau der Stelle des Dokuments, aus der wir den Text extrahiert haben. Im Ergebnis finden wir sodann unsere Recherche-Ergebnisse (Zitate) aus den verschiedenen Dokumenten sortiert unter den Tatbestandsmerkmalen. Klickt man nun auf ein Zitat, erscheint automatisch die Fundstelle in der linken Hälfte des Bildschirms.

Das allein ist schon sehr hilfreich. Zusätzlich ist es jedoch möglich, auf dem Arbeitsbereich nunmehr (handschriftlich) die eigene Subsumtion oder Analyse in eigenen Textfeldern aufzunehmen und seinerseits entweder mit Fundstellen-Zitaten oder untereinander durch Verbindung mit dem Stylus zu verlinken. Im Ergebnis lässt sich so mit einem oder wenigen Klicks der Weg vom Recherche-Ergebnis über die tragenden Zitate bis zu den Quellen rückverfolgen und verifizieren. Und das alles mit einem Stift (Stylus) wie auf Papier. Dagegen erscheint die Arbeit mit Papier geradezu prähistorisch …

Haben Sie auch kleine praktische Tools, die Ihnen die alltägliche Arbeit erleichtern? Ich würde mich über Ihr Feedback im Kommentarbereich sehr freuen.

Rechtsanwalt Peter Lotz, M.C.J. (NYU), MAYRFLED LLP, Frankfurt, Beirat des Kanzleiforums

Perspektiven für Kanzleien

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

unter dem Motto “Ziele – Strategie – Gewinn – Digitalisierung: Perspektiven für Kanzleien“ trafen sich am 16. März 2017 rund 70 Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte im Verlag C.H.BECK zu Information, Austausch und Diskussion.

Bei der exklusiven beck-shop.de Kundenveranstaltung wurden strategische und unternehmerische Gesichtspunkte der Kanzleiführung diskutiert.

Christoph H. Vaagt erläuterte zunächst die Struktur des Rechtsmarktes und bot Zahlen und Fakten aus seiner aktuellen Studie auf. In der Folge stellte Dr. Andreas R. J. Schnee-Gronauer den Teilnehmern einen Werkzeugkoffer Kanzleimanagement zur Verfügung. Das Thema Legal Tech & Digitalisierung wurde im Anschluss von Philipp Sahrmann beleuchtet.

Die Resonanz der Teilnehmer war durchweg sehr positiv, insbesondere die Praxisnähe der Vorträge und die Möglichkeit zu Diskussion und Networking wurden lobend erwähnt. Insgesamt ein lohnender und gelungener Abend! Weitere Bilder und die Vorträge finden Sie hier.

Wir freuen uns, wenn wir auch Sie einmal bei einer unserer Kundenveranstaltungen begrüßen dürfen.

Herzlichst

Ihre RA Katharina Nitsch

Webinar-Video zum Thema „Mehr Reisekosten abrechnen als auswärtiger Anwalt“ mit Norbert Schneider

Das Webinar „Mehr Reisekosten abrechnen als auswärtiger Anwalt“ mit Norbert Schneider, auf das wir Sie unlängst hingewiesen hatten, hat mittlerweile stattgefunden und war ein großer Erfolg. Die Rückmeldungen der Teilnehmer waren allesamt sehr positiv, u.a. sehr guter Vortrag, kompakte und verständliche Darstellung“, „sehr gut vorgetragen anhand einer nachvollziehbaren, informativen und auch anschließend für die Praxis hilfreichen Präsentation, die den Ausdruck der Reisekostentabelle noch ergänzt“ und „Das Webinar war informativ und kompakt. Sehr schön ist die Download-Datei, um die vielen Entscheidungen, die so schnell nicht alle mitgeschrieben werden konnte, ggf. immer parat zu haben. Vielen Dank!“

Falls Sie den Livetermin verpasst haben, können Sie sich über das Thema in aller Ruhe im Webinar-Video informieren. Dazu einfach hier klicken.

Marketingpraxis für Anwälte – Rezension von Johanna Busmann

Liebe Kolleginnen und Kollegen

wir wollen Ihnen  die Rezension von Johanna Busmann zum Buch „Marketingpraxis für Anwälte“ von Professor Marion Halfmann nicht vorenthalten. Im Dezember stand die Autorin Kanzleiforum für ein Interview  zur Verfügung.

Wir wünschen Ihnen anregende Lektüre!

Ihr Kanzleiforum-Team

RA Katharina Nitsch

Endlich: Betriebswirtschaft in der Kanzlei!

Wenn analytisch denkende und schreibende Frauen (vulgo: Professorinnen) chaotisch handelnde Manager (vulgo: Anwälte) beraten, kommen oft lustige Vorträge (selbst einen erlebt!), manchmal nützliche Überraschungen für beide Seiten – und immer gute Bücher dabei raus.

So ist das auch hier wieder.

Professor Dr. Marion Halfmann wendet betriebswirtschaftliche Analysemethoden und Erkenntnisse auf Anwaltskanzleien an. Sie ist Wissenschaft gewohnt und treibt sie voran. Ihr Vorgehen wirkt punktgenau, zielbewusst und angenehm distanziert.

„Endlich jemand“, sagen mit mir vermutlich all jene, die sich im Marketing-Alltag einer Kanzlei auskennen.

Wüssten Mandanten von diesem Buch, auch sie würden es bejubeln: „Endlich müssen wir die Desorganisation unserer Berater nicht mehr ausbaden“.

Information en masse – streng geordnet

Das Buch liefert Anwälten und ihren Beratern auf der Suche nach Marketing-Input gewaltige Mengen an streng geordneten Informationen.

Und es füllt Lücken, die im Alltag einer Kanzlei immer wieder schmerzhaft empfunden werden, vor allem von Mitarbeitern und Mandanten.

Ein Beispiel:

Wenn sie beschreibt, dass der Mandant in allen Phasen seiner Kooperation mit dem Anwalt einen Super-Service erhalten muss, damit er für die Kanzlei ein Werbeträger wird, beschreibt sie nicht, WAS GENAU der Anwalt zu diesem Zweck zu SAGEN und zu TUN hat, sondern sie tritt sieben große Schritte zurück und analysiert aus einiger Distanz Strukturen dieses alltäglichen Events.

So BEZEICHNET sie zuerst einmal die Phasen, die ein Mandant durchläuft, von der ersten Recherche bis zum Kontakt nach der Rechnung: „Orientierungs-, Potenzial-, Prozess-, Ergebnis- und Nachkaufphasen“ werden hier ausgemacht.

Das ist noch nicht alles

Wer nun glaubt, das sei schon alles („Ein Wissenschaftler schaut aus der Distanz, strukturiert den vor Diversität strotzenden Anwaltsalltag mal eben voll theoretisch im Vorübergehen und lässt den Anwalt anschließend mit folgenlosen Beschreibungen allein“), der hat sich – zum Wohle der Kanzlei-Mitarbeiter, der Kanzlei-Strategie und vor allem des Kanzlei-Kontos  – gründlich getäuscht.

Die ausgemachten Phasen werden mit detailreichen Informationen und Vorgangsbeschreibungen zu den Parametern „Aktivität, Motivation, Schwierigkeiten, Verbesserungen“ ausführlich erklärt und in einer übersichtlichen Matrix dargestellt.

Nutznießer des Buchs:

  • Kanzleien werden sich wiedererkennen: „Schau, genau da stecken wir jetzt fest“.  Kanzlei-Gründer werden sich prophylaktisch auf Maßnahmen festlegen können, die vor allem Stillstand und Verzettelung verhindern.
  • Kanzlei-Marketing-Fachleute werden ihren Auftraggebern erläutern können, in welcher Phase diese jetzt sind und was das für die weitere Planung bedeutet.
  • Kanzlei-Manager erhalten Werkzeuge für Analyse und Konzepte.
  • Anwälte, selbst ausgesprochen analytisch ausgebildete, werden den systematischen Ansatz attraktiv finden.

Fazit:

Denn das Buch spricht für sich selbst und ist nicht angewiesen auf inhaltliche Zustimmung oder Ablehnung. Es steht für sich wie ein Postulat.

Meines Erachtens sind beglückte AHA-Rufe durch alle Leserschichten auf jeden Fall vorprogrammiert!

Halfmann
Marketingpraxis für Anwälte
2016, 450 S., UVK Verlagsgesellschaft, ISBN 978-3-86764-501-0,
Preis 49,99 € inkl. MwSt.

Business-Kleidung richtig tragen – die Zweite. Gastbeitrag von Dr. Frank Lang

Zahlreiche unmittelbare (niemand hat sich scheinbar getraut, die Kommentarspalte des Artikels direkt zu bereichern) Reaktionen sind hier eingegangen zum kleinen Beitrag über Herrenmode. Überraschend viele Hinweise kamen zu angeblichen Modesünden, über die vermeintlich nicht geschrieben wurde. Es tut mir leid, liebe Freunde gepflegter Regelkultur: So gerne ich alles in meiner Macht stehende für euch tue, es ist unmöglich, ein ewiges, allseits verpflichtendes Manual aller Aspekte der „korrekten“ Bekleidung aufzulisten und jeden Aspekt abzuarbeiten. Das ist ein großes Missverständnis! Denn: „Wer auf die Welt gekommen ist, sie ernstlich und in den wichtigen Dingen zu belehren, der kann von Glück sagen, wenn er mit heiler Haut davon kommt.“ (Schopenhauer, P II 493).

Die Deutschen und die Welt

Das mit den Regeln scheint einen Nerv getroffen zu haben in unserer deutschen Seele. Aber welchen? Den des strebsamen Schülers („Herr Lehrer, ich weiß auch noch etwas…!“)? Den des deutschen Oberlehrers, der (selbst saturiert) gerne andere – etwa die armen Südländer beim Geld ausgeben – reglementiert? Oder jenen des ebenso germanischen (die Nazi-Vergangenheit seiner Ahnen verdrängenden) Weltverbesserers, der – getrieben von den selbsternannten „Meinungsmachern“ in den hiesigen Medien – in den heiligen Krieg zieht, um die von ihm zielsicher auf Basis seiner individuellen Vorurteile identifizierten Ungläubigen zwangszubekehren? By the way: Auch der hierzulande so gescholtene Donald Trump ist letztlich ein Deutscher!

Der Faktor Unsicherheit

Der Deutsche mag keine Unsicherheit, das macht ihn nervös. Aber die Mode wechselt, denn deren Hersteller wollen doch auch Wert schöpfen. Grün und blau schmücke jede Sau, hat mir eine altgediente Schneiderin einmal nahe gebracht. Stimmt aber doch schon lange nicht mehr! Gleiches gilt etwa für die Kombination von grau und braun. Die Krawatte ist mal schmäler wie zuletzt, in der übernächsten Saison wieder breiter. Ebenso waren nun einige Jahre die Hosen schmal, im kommenden Sommer sind sie wieder weiter geschnitten. Die Ausführungen zur Brusttasche des Sakkos (dort „The Essential“: Umberto Angeloni ist ja nun doch auch nicht irgendwer!) können morgen schon Geschichte sein. Ob jetzt Krawatte und Einstecktuch identisch sind, ist doch letztlich einerlei. Ende der Auflistung!

Die Entscheidung zwischen Trendsetter und Modeopfer ist eine Frage des persönlichen Mutes, des Instinktes (wer wird schon gerne als „Brioni-Kanzler“ geschmäht) und auch des Umfeldes. Der Geck entlarvt sich selbst dann, wenn er alle „Vorgaben“ peinlichst befolgt. Wahrscheinlich gerade deswegen …

Emanzipation für Anfänger

Auch als Mann sollte man sich einfach von (echten wie vermeintlichen) Regeln emanzipieren: „Denn selbst muss der Freie sich schaffen: Knechte erknet‘ ich mir nur!“ lässt Richard Wagner Wotan seine Brünnhilde belehren. Die zahlreichen dunkelblau und grau gewandeten Business-Knechte in den Unternehmen – oft als „sprechende Anzüge“ diffamiert, manchmal auch als „Stiefellecker“ und „Schleimspurkriecher“, etwas vornehmer wäre vielleicht die Bezeichnung „Wasserträger“; die Liste beleidigungsfähiger Zuschreibungen ließe sich beliebig fortsetzen – zeugen meist vor allem von übertriebener Anpassung und servil wirkender Unterwürfigkeit. Folgen wir also den Frauen und machen uns frei: Der immer weiter um sich greifenden kindischen Blödheit in Politik, Medien und Wirtschaft gilt es mit innerer Haltung zu begegnen statt mit äußerer Uniformiertheit. Korrekte, modische und individuell passende Kleidung kann allenfalls externalisierter Ausdruck solch resilienter Grandezza sein; alles andere wirkt bestenfalls verkleidet. Der erwachsene Mensch wirkt durch seine Haltung, sein Benehmen, die wohl überlegten Worte und nicht zuletzt seine Taten.

Hören wir also nun auf, unsere Mitmenschen zu manipulieren und arbeiten an unserer inneren Haltung. Omm.

Die 5 wichtigsten Regeln zum Aufbau Ihrer Onlinepräsenz – ohne ein Vermögen für Werbung auszugeben! Beitrag von Dr. Petra Arends-Paltzer

Die Tage, in denen Mandanten durch Mundpropaganda und aus dem persönlichen Netzwerk akquiriert wurden, gehören schon heute der Vergangenheit an. Während 2005 gerade einmal 7 % einen Anwalt online gesucht haben waren es in 2015 schon 42 % – Tendenz steigend. Mit diesem geänderten Nutzerverhalten kommen neue Herausforderungen auf die Anwälte zu.

Regel Nr. 1: Sie haben nur kurze Zeit, um im Netz die Aufmerksamkeit Ihrer Mandanten zu erreichen. Versetzen Sie sich in die Situation Ihrer Wunschmandanten und erarbeiten Sie davon ausgehend eine Strategie, mit der Sie potentielle Klienten auf sich und Ihre Dienstleistung aufmerksam machen wollen. Authentizität ist dabei das A und O. Die Konsumenten haben die Initiative übernommen. Will man in Social Media überzeugen, müssen die Inhalte stimmen und authentisch sein.

Regeln Nr. 2: Nehmen Sie die neuen Medien ernst! Eine im Jahre 2016 von Thomson Reuters in den USA durchgeführte Umfrage ergab, dass 84 % der Menschen Soziale Medien nutzen. Und nicht etwa nur die Generation Millennium. 72 % der Baby-Boomer verwenden mindestens eine soziale Plattform, die am häufigsten genannte ist Facebook. Auch Ihre Mandanten informieren sich dort und auch beim Austausch von Informationen kommt den sozialen Medien eine stetig steigende Bedeutung zu. Menschen, die nach Dienstleistungen suchen, sind auf Google, Yahoo oder Anwalt.de unterwegs. Vertrauensvolle Empfehlungen holen sie sich oft von Kollegen, Investoren oder Freunden. Und noch häufiger geschieht dies in den sozialen Medien, also auf Twitter, Facebook, LinkedIn oder Instagram.

Regel Nr. 3: Recherchieren Sie im Netz Ihre Wunschmandanten. Auf welchen sozialen Netzwerken tauschen sie sich aus, welche Probleme werden dort diskutiert? Erarbeiten Sie Lösungen zu diesen Problemen. Zeigen Sie Expertise. Wenn Sie die Antwort zu Fragen haben, die Ihre Zielgruppe bewegt, werden Sie bereits als Experte wahrgenommen. Schauen Sie sich die verschiedenen Plattformen (Twitter, You Tube, Xing, LinkedIn, Facebook) an, recherchieren Sie, in welchen Gruppen, auf welchen Seiten Ihre Wunschmandanten unterwegs sind.

Regeln Nr. 4: Sie müssen dort sein, wo Ihre Mandanten sind – in den sozialen Medien. Die Transparenz der sozialen Medien stärkt Vertrauen und Loyalität. Bauen Sie Ihre Präsenz auf LinkedIn und Facebook aus. Erstellen Sie Ihre eigene Unternehmenspräsenz und kreieren einen Facebook Business Account. Potentielle Kunden schätzen Offenheit und Nähe, präsentieren Sie also auch die menschliche Seite Ihrer Kanzlei. Soziale Medien schaffen Vertrauen, hier werden Empfehlungen unter Freunden ausgesprochen und immer mehr Menschen informieren sich hier.

Regel Nr. 5: Etablieren sie ihre digitale Marke und ihre Einzigartigkeit in den sozialen Medien und betrachten sie diese als einen weiteren ‚Business Tool‘. Tauschen sie einfach das Wort ‚Social‘ mit ‚Business‘ aus und schon erscheint das digitale Netz als ein Platz, der es Ihnen ermöglicht, ihr ‚Business Network‘ aufzubauen. Richtig genutzt bauen sie in den sozialen Medien Vertrauen auf, bevor potentielle Klienten sie und ihre Kanzlei überhaupt kennengelernt haben. Eine weitere von Thomson Reuters 2016 erhobene Befragung ergab, dass 54 % aller Befragten eher einen Anwalt mit einer aktiven sozialen Präsenz aufsuchen würden. Bilden Sie Vertrauen mit Hilfe von digitalem Content Marketing, Kompetenz und ‚Story Telling‘.

Die Autorin Dr. Petra Arends-Paltzer studierte Jura in Bonn, Lausanne sowie Würzburg und hat als Beamtin, Anwältin, Syndicusanwältin, Bankerin und Projektmanagerin vornehmlich im Rechts-/Finanzumfeld gearbeitet. Seit einigen Jahren berät sie Anwälte beim Aufbau ihrer digitalen Onlinepräsenz und steuert deren Marketingkampagnen.

www.lawyer-marketing.net   p.arends-paltzer@bluewin.ch

Aus Fehlern einen Nutzen ziehen – kompetentes Beschwerdemanagement, Gastbeitrag von Ronja Tietje

Menschen machen Fehler. Diese Feststellung trifft auch auf Anwaltskanzleien zu. Aber kann man aus Fehlern auch einen Nutzen ziehen? Oder sind sie einfach nur lästig und es ist ärgerlich, dass sie passiert sind? Nein, ganz und gar nicht und ja, man kann und sollte seinen Nutzen aus den Fehlern ziehen. Aufgetretene Fehler müssen zum einen auf jeden Fall im Sinne eines zufriedenen Mandanten – zeitnah – behoben werden. Zum anderen können derartige Fehler auch dazu dienen Schwachstellen in den Prozessabläufen der Kanzlei aufzuzeigen. Dazu gehört allerdings, dass Beschwerden im Kanzleialltag eben nicht nur als lästige Angelegenheit gesehen werden, sondern als Chance die Abläufe der Kanzlei zu verbessern und damit einhergehend die Mandantenzufriedenheit zu erhöhen. Und neben der Zufriedenheit des Mandanten gibt es noch einen großen – für die Kanzlei ganz kostenlosen – Nebeneffekt, nämlich positive Mundpropaganda, also das sogenannte Empfehlungsmarketing. Eigentlich das beste Marketing, das sich jede Kanzlei nur wünschen kann.

Eine Kanzlei kann also aktiv etwas zu einem erfolgreichen Empfehlungsmarketing beitragen und ein funktionierendes Beschwerdemanagement als Teil der kanzleieigenen Qualitätssicherung einrichten. Hier ein paar Tipps zur Umsetzung, dargestellt anhand einer Situation aus dem Kanzleialltag:

Der Prozess für den Mandanten wurde gewonnen, der Urteilsbetrag ist auf dem Kanzleikonto eingegangen und wurde zeitnah an den Mandanten überwiesen. Aber ach, die Originalunterlagen, die der Mandant zu Beginn des Mandats eingereicht hatte, sind noch in der Akte, und der Mandant hatte bereits zwei Mal telefonisch um Rücksendung gebeten. Aber die Akten haben sich gestapelt, Fristabläufe hatten Vorrang und so ist die Akte liegengeblieben und die Unterlagen wurden eben nicht zurückgesandt. Nun steht der Mandant in den Kanzleiräumen vor Ihnen und beklagt sich über die Unzuverlässigkeit der Kanzlei.

Wie gehen Sie kompetent mit dieser Situation um?

Zum einen ist es wichtig, das Anliegen des Mandanten ernst zu nehmen und ihm dieses auch zu signalisieren. Das heißt also, dass Sie die Situation offen angehen und dem Mandanten gegenüber den Fehler auch eingestehen sollten. Eine schnörkellos vorgetragene Entschuldigung wirkt souveräner, als der Versuch, den Fehler schönzureden. Oder – noch schlimmer – Sie versuchen, den Fehler auf andere abzuwälzen. Letztendlich ist es egal, wer für das Fehlverhalten verantwortlich ist. Nach außen sind Sie ein Kanzleiteam und dem Mandanten ist es auch egal, wer letztendlich die Verantwortung trägt, für ihn hat die Kanzlei sich falsch verhalten. Und das sollte auch Ihre Botschaft sein. Konkret zur oben vorgestellten Situation werden Sie dem Mandanten natürlich nunmehr die Unterlagen aushändigen, sich ggf. dafür bedanken, dass der Mandant sie auf einen Fehler aufmerksam gemacht hat und sie als Kanzlei damit die Chance haben, das „Fehlverhalten“ aufzuarbeiten, um in Zukunft diesen Fehler zu vermeiden. Letztendlich bekommt der Mandant so das Gefühl, dass sein Anliegen wahrgenommen wurde und er dazu beitragen konnte, dass sich ein Fehler in Zukunft nicht wiederholen wird. Und so wird er dieses Bild auch weitertragen. Es ist ein Fehler passiert, aber er wurde behoben und für die Zukunft beachtet, der Prozess wurde gewonnen, das Geld habe ich schnell erhalten. Die Kanzlei kann ich weiterempfehlen.

Schön, der Mandant ist letztendlich doch zufrieden. Aber damit darf es bei Ihnen nicht enden. Jetzt muss im Kanzleiteam mit der Lösungssuche zur Fehlervermeidung (Optimierung der Aktenbearbeitung) begonnen und an der Umsetzung gearbeitet werden. Die vereinbarten Maßnahmen zur Fehlervermeidung sollten schriftlich festgehalten und allen Kanzleimitgliedern zur Verfügung gestellt werden. An dieser Stelle sei nur kurz das Stichwort „Kanzleihandbuch“ genannt. Verfahrensanweisungen zum Thema Beschwerdemanagement bzw. die festgelegten Qualitätsstandards ihrer Kanzlei zum Thema Qualitätssicherung gehören zum Inhalt eines Kanzleihandbuches, das allen Kanzleimitgliedern unkompliziert zugänglich sein sollte.

Und was ist nun der Nutzen eines Beschwerdemanagements, neben der Mandantenzufriedenheit und der positiven Mundpropaganda?

Das liegt eigentlich auf der Hand. Mit einer höheren Mandantenzufriedenheit erhöht sich über das Empfehlungsmarketing – und damit einhergehend mit mehr neuen Mandatsaufträgen – auch der wirtschaftliche Erfolg Ihrer Kanzlei. Und daneben verbessert sich auch die Arbeitsatmosphäre innerhalb der Kanzlei. Denn wenn jedem Mitarbeiter mündlich und anhand von Verfahrensanweisungen – gleich auf welcher Hierarchieebene – transparent kommuniziert ist, dass Fehler passieren können und mit Fehlern offen umgegangen wird, hat sich eine positive Feedbackkultur eingestellt.

Ronja Tietje, Rechts- und Notarfachwirtin, Gesellschafterin der Tietje & Jäger ohG, Kanzlei-Consulting, Achim, www.tietje-jaeger.de