Vertragsverhandlungen: eine anwaltliche Schlüsselkompetenz – Interview mit Stefanie Jung und Peter Krebs

Guten Tag Frau Professor Jung, guten Tag Herr Professor Krebs! Wir freuen uns, dass Sie uns für ein Interview für unseren Blog Kanzleiforum zur Verfügung stehen. Kommen wir gleich zu unserer ersten Frage: Ihr gemeinsames Werk „Die Vertragsverhandlung – taktische, strategische und rechtliche Elemente“ widmet sich schwerpunktmäßig der Verhandlungsführung. Wird dieses Thema – insbesondere in der juristischen – Ausbildung vernachlässigt?

In den USA bietet praktisch jede Law School Schulungen in diesem Bereich an, da Verhandlungen für Anwälte zum täglichen Geschäft gehören und Kenntnisse in diesem Bereich damit zu den Schlüsselkompetenzen eines Anwalts zählen. In Deutschland ist ein solches Angebot dagegen wohl immer noch die Ausnahme. Selbst dort, wo es existiert, reichen die angebotenen Schulungsplätze meist nur für einen Bruchteil der Studierenden. Einzig die Mediatorenausbildung enthält auch in Deutschland eigentlich immer Elemente zur Verhandlungsführung. Aufgrund des Ausbildungsmankos der deutschen Anwälte sind wir von einer größeren Kanzlei beispielsweise gebeten worden, die jüngeren Anwälte in Verhandlungsführung zu schulen.

Halten Sie „Verhandlungsführung“ für eine erlernbare Schlüsselkompetenz eines Anwalts?

Wir glauben, dass „Verhandlungsführung“ die Schlüsselkompetenz schlechthin für Anwälte ist. Die Arten der Verhandlungen sind zwar sehr verschieden, aber ein Großteil des anwaltlichen Berufslebens besteht gerade aus Verhandlungen. Hierzu gehören insbesondere das Aushandeln von Verträgen für Dritte, Mediationsverhandlungen, Vergleichsverhandlungen für Mandanten, Verhandlungen innerhalb der Anwaltskanzlei z.B. mit eigenen Mitarbeitern, aber auch mit Mandanten und Dienstleistern. Außerdem heißt die inzwischen im Zivilrecht ja selten gewordene Gerichtsverhandlung nicht nur Verhandlung, sondern enthält auch zentrale Elemente einer Verhandlung. Das Gute ist, dass die Schlüsselkompetenz „Verhandeln“ erlernbar ist. Zwar gibt es auch hier, wie in anderen Bereichen, Begabungen und Talente, die eine Rolle spielen, aber praktisches Üben, wissenschaftlich fundiertes Training, sowie Kenntnisse, die es überhaupt erlauben, Erlebtes zu bewerten und daraus Schlüsse für die Zukunft zu ziehen, sind daneben zentral für den Verhandlungserfolg. Die Beschäftigung mit Vertragsverhandlungen hilft definitiv, bessere Verhandlungsergebnisse zu erzielen.

Wie kann man diese Kompetenz praktisch einüben? Haben Sie hier eine Idee für unsere Leser, wann man dies auch im Alltag üben kann?

Um etwas einüben zu können, bedarf es in einem ersten Schritt des Wissens, was genau man einüben möchte. Es ist also zunächst wichtig, sich (theoretisches) Wissen über grundlegende Strategien und Taktiken anzueignen. Dies kann durch Schulungen, Literatur zum Selbststudium und die Beobachtung von Verhandlungen erreicht werden. Schulungen enthalten neben der Theorie in der Regel viele Simulationen und Übungen, damit das Erlernte direkt angewendet werden kann.

Aber vor allem kann im Alltag geübt werden. Daher eine Bitte an die Sozien: Lassen Sie ihre Junganwälte schon früh als stille Beobachter, wir nennen sie dann Analytiker, Verhandlungen miterleben. Dadurch können sie neben den Fähigkeiten des Vorbildes vor allem das Zuhören, Beobachten und Analysieren lernen; Fähigkeiten, deren Bedeutung häufig unterschätzt wird. Dieses Vorgehen kostet natürlich Zeit. Außerdem ist dann darüber hinaus auch die Bereitschaft der Verhandler wichtig, sich mit den Junganwälten auszutauschen und eine kritische Reflektion zuzulassen. Das hilft dann allerdings nicht nur den jungen Anwälten, sondern auch den erfahrenen Verhandlern. Denn selbst der beste Verhandler verhandelt nicht immer fehlerlos.

Und noch ein praktischer Tipp: Aufgrund des sog. „similar to me-Effektes“ haben Menschen grundsätzlich eine positive Grundeinstellung zu einem Gegenüber, das ihnen ähnlich ist. Ähnlichkeit führt somit zu Sympathie, welche wiederum die Verhandlungen erleichtert. Positive Gemeinsamkeiten zu finden, kann man hervorragend üben. Bei jedem Small Talk mit einer Person, die man bisher nicht kannte, sei es im privaten oder beruflichen Umfeld, kann man üben, über Gemeinsamkeiten eine gute Beziehung zum Gegenüber herzustellen. Das mag z.B. der Gerichtspförtner oder die Sekretärin eines Mandanten sein (zu denen ein positives Verhältnis generell empfehlenswert ist). Profiverhandler bereiten sich sogar oftmals gezielt vor, indem sie versuchen, sich Informationen über positiv besetzte Themen beim Gegenüber zu verschaffen.

Gibt es Fallstricke, die bei fast jeder Verhandlung auftreten und auf die man sich daher quasi vorbereiten kann?

Vorbereitung ist ein sehr gutes Stichwort. Viele größere Verhandlungen werden schlecht geführt, weil sich die Beteiligten nicht genug Zeit für die Vorbereitung genommen haben. Zentral ist es, im Rahmen der Vorbereitung die Interessen der eigenen Seite (diese sind vorrangig gegenüber Positionen), die Interessen der anderen Seite sowie die jeweils gegenüber einer Einigung bestehenden Alternativen festzustellen. Darüber hinaus sollten ein Minimal- sowie ein Maximalziel sowie ggf. Verhandlungsabbruchkriterien besprochen werden. Auch das Durchspielen von Verhandlungsszenarien und die Festlegung einer Verhandlungsstrategie inklusive dem Durchdenken potentiell geeigneter Taktiken gehören zur Verhandlungsvorbereitung. Daneben steht die Zusammenstellung des passenden Teams an sowie weitere organisatorische Aufgaben, wie die Planung von Zeit, Ort und die Einholung von relevanten Informationen. Bei sehr wichtigen Verhandlungen können auch Mock Negotiations (Übungsverhandlungen) sinnvoll sein, bei denen man innerhalb der eigenen Seite mit zwei Teams den möglichen Verlauf der Verhandlung simuliert.

Welche weiteren Fähigkeiten sollte ein Anwalt mitbringen, um wirklich ein guter Verhandler zu werden?

Entscheidend sind vor allem analytische Fähigkeiten, emotionale Intelligenz, sprachliche Fähigkeiten, die Kunst des Zuhörens, Durchsetzungsvermögen und natürlich juristische Fähigkeiten, zu denen z.B. die Kunst des freien Formulierens einer Regelung gehört. Darüber hinaus stellen Kreativität, Flexibilität, Geduld, körperliche Fitness, ein gutes Gedächtnis, Reflexionsfähigkeit und mentale Stärke jedenfalls wichtige Fähigkeiten dar.

Wie wichtig sind aus Ihrer Erfahrung Auftreten und z.B. auch Kleidung, um Verhandlungen gut führen zu können?

Menschen bilden sich in wenigen Sekunden ein erstes Bild, vor allem über die Vertrauenswürdigkeit und Kompetenz des Gegenübers. Der erste Eindruck wird dabei durch das Aussehen, die Stimme, das Auftreten aber auch z.B. dadurch geprägt, wer die neue Person vorgestellt hat. Auch hier spielt der similar to me-Effekt eine Rolle. Daneben greifen hier zudem gruppenspezifische und individuelle Erwartungshaltungen. Businesskleidung vermittelt Seriosität. Wichtig ist, dass man sich in seiner Kleidung wohlfühlt, um selbstsicher aufzutreten. Der erste Eindruck ist auch deshalb so entscheidend, da Menschen zur Bestätigung anfänglicher Einschätzungen neigen (confirmation bias). Neben dem ersten Eindruck ist übrigens vor allem der letzte Eindruck prägend. Insgesamt geht es beim Auftreten darum ein gewisses Bild von sich zu zeichnen, z.B. das eines fairen sowie gleichzeitig durchsetzungsstarken und kompetenten Verhandlers.

Gibt es Verhandlungskonstellationen, die man besser vermeiden sollte?

Besonders risikoreich sind Verhandlungen, in denen der Verhandler selbst emotional betroffen ist, sei es, weil es um seine eigenen Interessen oder die naher Angehöriger geht, oder weil er die Ziele der eigenen Seite oder der Gegenseite oder handelnde Personen emotional stark ablehnt. Denn in Verhandlungen empfiehlt es sich, Emotionen und Probleme nicht zu vermischen. Zwar haben Profiverhandler ihre Emotionen häufig weitgehend unter Kontrolle, aber diese emotionale Beherrschung ist belastend und schwächt spürbar die rationalen Fähigkeiten. Das ist den meisten Anwälten auch bewusst, die daher z.B. oftmals nur ungern für sich selbst verhandeln.

Verhandlungen sollten zudem nur geführt bzw. weitergeführt werden, wenn dies rational sinnvoll ist. Denn Verhandlungen sind kostspielig. Aufgrund des Sunk Cost Bias kommt es jedoch immer wieder vor, dass trotz entgegenstehender rationaler Gründe weiterverhandelt wird.

Wann sollte man eine Verhandlung also abbrechen? Und wie bricht man – höflich – ab?

Verhandlungen sollten wie gesagt nur geführt werden, wenn dies rational betrachtet sinnvoll erscheint. Gibt es beispielsweise keine Einigungszone (ZOPA – Zone Of Possible Agreement) sollten die Verhandlungen abgebrochen werden, es sei denn sie dienen z.B. der Informationsgewinnung. Geboten ist ein Verhandlungsabbruch in diesem Zusammenhang dann, wenn das maximal erzielbare Einigungsergebnis schlechter als alternative Ergebnisse mit anderen Partnern oder auch schlechter als die Erhaltung des Status Quo ist. Das sog. BATNA (Best Alternative To A Negotiated Agreement) ist daher eine zentrale Kategorie der Verhandlungswissenschaft. Der Abbruch sollte so erfolgen, dass keine negativen Gefühle entstehen. Dadurch bleibt die Option in der Zukunft erneut Verhandlungen aufzunehmen. Verhandler sollten der anderen Seite daher vor allem das Gefühl vermitteln, dass sie ernst genommen wurde und man sich ihr gegenüber respektvoll verhalten hat.

Neben diesen rationalen Gründen werden Verhandlungen häufig nach Drohungen abgebrochen, auf die der Andere nicht wie gefordert nachgegeben hat. Auch emotionale Provokationen können im schlimmsten Fall zum Verhandlungsabbruch führen. Aus rationaler Sicht ist der Verhandlungsabbruch in beiden Fällen selten sinnvoll. Hier besteht die Herausforderung vielmehr darin, die angespannte emotionale Situation zu meistern.

Was ist die unglaublichste Geschichte, die Ihnen im Rahmen einer Verhandlung einmal passiert ist? Haben Sie zum Abschluss eine Anekdote für unsere Leser?

Wenn wir in Sitzungen Verhandlungen beobachten, überrascht uns immer wieder, dass Verhandler oft nicht erkennen, dass das Angebot der Gegenseite ihren Interessen entspricht. Gerade in angespannten Situation werden solche vorteilhaften Vorschläge oft kategorisch abgelehnt, weshalb man auch von reaktiver Abwertung (reactive devaluation) spricht. Auch Fehler, die der Gegenseite unterlaufen, werden vor lauter Konzentration auf die eigenen nächsten Schritte häufig nicht wahrgenommen und dementsprechend auch nicht genutzt.

Vielleicht ein letzter Tipp zum Abschluss: Informationsgewinnung ist ein zentraler Bestandteil von Verhandlungen. Hier funktioniert häufig die Prämissenfrage. Dabei baut der Fragende auf einer Prämisse, die er bisher nicht bestätigt hat, eine Folgefrage auf (z.B. Wie wollen Sie den Weggang des Mitarbeiters X kompensieren?). Der Antwortende bemerkt die Prämisse (Weggang des Mitarbeiters X ist noch nicht bestätigt) häufig nicht und bestätigt oder widerlegt durch seine Antwort die Prämisse.

Frau Professor Jung, Herr Professor Krebs, wir danken Ihnen für das Gespräch.

Frau Professor Jung und Herr Professor Krebs (beide Universität Siegen) sind Autoren des Buches „Die Vertragsverhandlung – taktische, strategische und rechtliche Elemente“ (Springer Gabler, 525 Seiten, 2016) lehren und schulen zu Verhandlungen und forschen auch empirisch in diesem Bereich (vgl. Forschungsgruppe: http://www.wiwi.uni-siegen.de/contractgovernance/).

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