Interview mit Iris Riffelt, Anwältin von Burnout-Patienten

Rechtsanwältin Iris Riffelt beschäftigt sich mit den rechtlichen Problemen, die auf Burnout-Patienten zukommen – von Schwierigkeiten mit der Krankenkasse bis hin zur Kündigung. In einem Interview mit dem SWR Fernsehen BW vom 16. Mai 2017 stellte sie die häufigsten Fragen ihrer Burnout-Klienten und ihre Antworten darauf vor. Das Interview mit Rechtsanwältin Iris Riffelt finden Sie hier.

Mit den besten Grüßen aus München

RA Katharina Nitsch für das gesamte Kanzleiforum-Team

Deutscher Anwaltstag 2017 – Legal Tech im Fokus

Der 68. deutsche Anwaltstag beschäftigte sich neben allgemeineren rechtspolitischen Themen im Schwerpunkt mit Legal Tech und Innovationen. Im Mittelpunkt standen natürlich die Auswirkungen des digitalen Umbruchs auf die Kanzleiarbeit, die Folgen für Geschäftsentwicklung und wie sich die Kanzleien auf diesen Umbruch vorbereiten können. Diskutiert wurde jedoch auch, wie der Treiber der Entwicklung, nämlich der Mandant, den Fortschritt beurteilt. Haben sich durch die Digitalisierung seine Erwartungen und Anforderungen an den Zugang zum Recht und die Arbeit „seiner“ Anwälte verändert? Wie sehen Sie das in der Praxis?

Wir finden die Entwicklungen rund um Legal Tech spannend und werden sie weiterhin gerne für Sie dokumentieren.

Mit den besten Grüßen aus München

RA Katharina Nitsch für das gesamte Kanzleiforum-Team

PS: Ich fand diese Zitat treffend: Eine Kanzlei ohne Anwälte ist wie airbnb ohne Betten (RA Hariolf Wetzler)

Deutscher Anwaltstag 2017

Mitarbeitergespräche als Motor für Kanzleiziele

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

Mitarbeitergespräche sind weder beliebt noch einfach zu führen.  In ihrem Artikel auf kanzleimarketing.de erläutert Susanne Pannebäcker wie das Mitarbeitergespräch zum Motor für Kanzleiziele werden kann. Mit dieser kurzen, klaren Anleitung gelingen nötige Veränderungen und tragen nachhaltig zum gesamten Kanzleierfolg bei.

Viel Erfolg bei der Umsetzung wünscht Ihnen im Namen des Kanzleiforum-Teams

RA Katharina Nitsch

 

Geschäftliche Korrespondenz – mehr als die Kompilation von Textbausteinen. Gastbeitrag von Dr. Frank Lang

Täglich werden wir eingedeckt mit geschäftlichen Briefen und E-Mails, deren Gestaltung und Stil leider oftmals eher für nacktes Grauen und betretenes Fremdschämen denn für wohlwollende Beachtung des Inhaltes sorgen. Manche pflegen angeblich einen Ordner „Bürobelustigung“, in welchem die schlimmsten Exemplare zur allgemeinen Erheiterung archiviert werden.

Dabei sind Brief und E-Mail nicht nur quasi verlängerte Visitenkarte einer Anwaltskanzlei, sondern vor allem auch Bühne der fachlichen Kommunikation. Umso mehr Wert sollte auf eine professionelle Korrespondenz gelegt werden. Hier ein paar grundlegende Tipps für eine erfolgreiche Geschäftskorrespondenz:

Formalien
sind die absolute (nicht diskutable) Basis einer jeden geschäftlichen Korrespondenz. Geregelt sind sie in einer DIN, zu welcher es auch eine nützliche weitere Handreichung gibt. Beides sollte in keinem Sekretariat fehlen. Achtung: Für 2018 sind hier Neuerungen angekündigt. Zu den DIN-Regeln kommen selbstverständlich noch gesetzliche Pflichtangaben.
Eine Fülle weiterer Literatur von klassisch über modern bis hin zu Kurzfassung – zusätzlich etwa in englischer Sprache für die internationale Korrespondenz – bietet ergänzende Hilfestellung auch inhaltlicher Art.

Ein wichtiger Tipp aus der täglichen Praxis: Auf jedem Briefkopf und in jeder E-Mail sollten die vollständigen Kontaktdaten angegeben werden. Nichts ist lästiger für den Empfänger, als darauf reagieren zu wollen und mühsam aus anderen Quellen etwa die Durchwahl des Geschäftspartners heraussuchen zu müssen.

Die korrekte Ansprache
sollte nicht fehlen. Auch wenn Sie selbst keinen Wert auf akademische oder Adels-Titel legen, Ihr Kommunikationspartner tut es möglicherweise. Und ihn wollen Sie doch mit Ihrer Korrespondenz erreichen und für sich gewinnen. Nützliche praktische Hilfe findet sich etwa hier.

Einen angenehmen Eindruck machen
Das führt zum nächsten – und aus meiner Sicht wichtigsten – Punkt: dem Inhalt des Briefes zwischen Anrede und Grußformel.
Nichts ist ärgerlicher als das Lesen der Korrespondenz von Selbstdarstellern, Heißluftverbreitern und anderen Verneblern ihres eigentlichen Anliegens. Manierierter „Anwaltssprech“, unreflektierte Verwendung von – meist unpassenden – Fremdworten, angeberische Verwendung von Anglizismen sowie die erkennbare Aneinanderreihung unpassender Textbausteine befördern die Korrespondenz auf dem schnellst möglichen Weg in die Ablage (am liebsten „P“ wie Papierkorb). Sie texten für den Empfänger, also kommunizieren Sie mit ihm in seiner Sprache – ob nun Mandant, Gegner oder Gericht beziehungsweise Behörde! Sie wollen mit Ihrem – oder demjenigen Ihres Mandanten, der dafür gutes Geld bezahlt – Anliegen erfolgreich sein, also machen Sie sich den Empfänger zum Freund …

Es ist letztlich so einfach:
– Beginnen Sie nie (wirklich: niemals) einen Satz mit „Ich“ oder „Wir“.
– Sparen Sie sich persönliche Angriffe (weil unprofessionell), Drohungen (jeder Beamte kennt den Dreiklang der Dienstaufsichtsbeschwerde: formlos, fristlos, fruchtlos), Beleidigungen (strafbar) und vor allem: jede Form der oberlehrerhaften Besserwisserei (kontraproduktiv).
– Vermeiden Sie (Wort-)Wiederholungen; es gibt dafür ein Synonym-Wörterbuch.
– Strukturieren Sie Ihren Text mit Absätzen, Aufzählungen etc.
– Formulieren Sie Ihr Anliegen verständlich und höflich.
– Schreiben Sie kurze Sätze ohne pseudo-intellektuelle, gar verschachtelte Nebensatzkonstruktionen. Es gilt das KISS-Prinzip: keep ist simple and stupid.

Ein Wort zu korrekter Rechtschreibung und Grammatik: Es wird allenthalben geklagt, die heutige Generation von Schülern beherrsche bei der Bewerbung um Ausbildungsstellen nicht einmal mehr deren Grundregeln. Man sollte vorsichtig sein mit solchen Zuschreibungen, denn in der geschäftlichen Korrespondenz – wie übrigens leider auch häufig in Stellenanzeigen – ist beides erfahrungsgemäß oft ebenfalls eher Zufall.

Korrektur lesen
lassen ist deshalb keine Schande, im Gegenteil. Wer länger an einem selbst formulierten Text arbeitet, wird dabei blind für die eigenen Fehler – Rechtschreibung und Grammatik ebenso wie inhaltliche Mängel. Es ist empfehlenswert, wichtige Schriftsätze deshalb zumindest von einer weiteren Person durchsehen zu lassen. Ob Sie die Verbesserungsvorschläge annehmen und umsetzen wollen, bleibt am Ende Ihnen selbst überlassen.

Immer wieder interessant: die Unterschrift
Was die Hobby-Graphologen und Büro-Psychologen unter uns aus so mancher – sagen wir: künstlerisch interessanten – Unterschrift herauslesen, ist immer wieder erstaunlich. Jene bieten gelegentlich aber auch reichlich Anlass zur Interpretation. An dieser Stelle bitte ich um Verständnis, dass ich ab jetzt höflich schweige und hier keinerlei Beispiele aus meinem Büroalltag präsentiere…

Neue Medienkommunikation für Anwälte. Beitrag von Liane Allmann und Friederike Sophie Foitzik

Die Auflagen deutscher Tageszeitungen sinken, dafür gibt es Rekordzuwächse bei der Internetnutzung. Anwälte stehen dem Internet und Online-Medien sowie Sozialen Netzwerken noch sehr skeptisch gegenüber. Das Internet und besonders die Sozialen Medien verändern allerdings den Zugang, den Rechtsanwälte und Kanzlei-Organisationen zur Öffentlichkeit haben. Heute ist nicht mehr nur der Journalist der Gatekeeper, der die Informationen auswählt, aufbereitet und veröffentlicht. Heute kann jeder zum Sender seiner Botschaft werden. Welche Erfolgskriterien Anwälte in der Kommunikation mit ihren Zielgruppen beachten sollten, zeigt diese Checkliste.
1. Content is King – untermauern Sie Ihren Spezialistenstatus
Der Erfolg einer Kommunikationsmaßnahme für Anwälte steht und fällt mit dem Inhalt. Als Spezialisten auf Ihrem Fachgebiet können Sie hochwertige Inhalte bereitstellen, die für Ihre Leserschaft einen Mehrwert bietet. Aber Vorsicht, es geht nicht darum, alle Aspekte eines Themas darzulegen. Wichtig ist, dass Sie ein rechtliches Problem thematisieren und im besten Fall sogar eine mögliche Lösung anbieten. Informieren Sie Ihre Leser über Veränderungen in Ihrem Rechtsgebiet.
2. Zielgruppen schärfen – lassen Sie genau erkennen, wen Sie erreichen wollen
Hilfreich bei der Auswahl geeigneter Kommunikationskanäle ist die kritische Beantwortung der Frage, welchen Personenkreis Sie über das rechtliche Problem informieren möchten. Ihre Zielgruppe lässt sich in der Regel aus dem zu besprechenden Thema ableiten. Welcher Personenkreis ist beispielsweise von einer bestimmten Gesetzesänderung betroffen und sollte schnellstmöglich darüber informiert werden?
3. Medienverhalten der Zielgruppen nutzen – verändern Sie Ihre Perspektive
Wenn nun das Kommunikationsziel und die Zielgruppe(n) definiert sind, müssen die Kommunikationsmaßnahmen festgelegt werden. Hilfreich dabei ist das Wissen über das Mediennutzungsverhalten der eigenen Zielgruppen und die Kenntnis über die Medienlandschaft. Im Idealfall holen Sie Ihre Leser dort ab, wo diese nach Informationen suchen. Sei es mit einem Kommentar in der Tageszeitung, mit einem Blog-Beitrag auf Ihrer Homepage oder mit einem Aufsatz in einem Branchenmedium.
4. Es gibt kein Medium für alle Leser – bespielen Sie die für Sie sinnvollen Medien
Eine „One-Size-Fits-All“-Lösung gibt es bei der Auswahl von Kommunikationskanälen nicht. Kanzleien stehen eine Vielzahl von unterschiedlichen Kanälen zur Auswahl. Eine gute Mischung aus internen und externen Kanälen erhöht Ihre Sichtbarkeit. So gilt es, die eigenen Kanäle, wie die Website, den Twitter-, LinkedIn- oder Facebook-Account zu bespielen, aber auch externe Möglichkeiten zu nutzen. Das kann die gezielte Ansprache der Tages- und Wirtschaftspresse, sowie der Branchen- und Fachmedien sein.
5. Keine Zeit verlieren – machen Sie sich bewusst, dass Sie im Wettbewerb stehen
Zeit ist in jedem Fall ein wichtiger Erfolgsfaktor für Ihre Kommunikationsmaßnahme, unabhängig für welchen Kommunikationskanal Sie sich entscheiden. Im Idealfall sollten Sie als Erster über ein relevantes Thema für Ihre Zielgruppe berichten. Setzen Sie sich dafür Google-Alerts oder nutzen Sie spezielle Monitoring-Tools, um im Blick zu haben wer, wann und wie über Ihre Themen berichtet.
6. Sprechen Sie die Sprache Ihrer Zielgruppe – kreieren Sie Nähe
Wenn Sie nicht gerade einen Fachaufsatz schreiben, dann müssen Sie sich an die Sprache des Mediums anpassen. Bei Twitter heißt das beispielsweise mit 160 Zeichen auf den Punkt zu kommen. Auch bei Texten für Ihre Homepage, Ihren Blog oder Beiträge für die Tages- und Wirtschaftspresse sollten Sie auf eine klare und verständliche Sprache achten. Verzichten Sie auf Fachbegriffe, Fußnoten und verschachtelte Sätze. Mit einem verständlichen Beitrag zeigen Sie, dass Sie in der Lage sind, komplexe Sachverhalte auch für Nicht-Juristen zu erklären. Ihr Leserkreis wird dadurch automatisch erweitert.
7. Kontaktaufnahme erleichtern – öffnen Sie Ihre Tür
Gestalten Sie die Kontaktaufnahme zu Ihnen oder Ihrer Kanzlei einfach. Der Leser sollte die Möglichkeit haben, sich direkt an Sie zu wenden. Das vermittelt Verbindlichkeit und schafft Vertrauen.

8. Mögliche Mehrfachbegegnungen mit der Zielgruppe realisieren – branden Sie sich
Für Sie als Verkäufer anwaltlicher Dienstleistung ist es wichtig, sehr früh mit dem potentiellen Mandanten in Kontakt zu treten. Wenn dieser mehrfach eine Spezialisten-Positionierung eines Anwalts wahrnimmt, kann das spätere Akquisechancen erhöhen.
9. Medienkompetenz aufbauen oder einkaufen – seien Sie ehrlich zu sich
Ob Medien im Online-Bereich, klassische Printmedien oder Twitter, LinkedIn und Co. – Sie sollten die Qualitätskriterien und Besonderheiten dieser Medien kennen, um mit Ihrem Thema wahrgenommen zu werden. In den sozialen Netzwerken gilt es beispielweise, den Umgang mit Hashtags und Verlinkungen zu beherrschen. Das erhöht Ihre Sichtbarkeit. Themenangebote für Journalisten sollten einen Nachrichtenwert aufweisen und an geeignete Journalisten geschickt werden. Wer hier keine eigene Kompetenz hat, sollte sich schulen lassen und/oder passende Dienste dazukaufen, wie beispielsweise eine Mediendatenbank oder den Einsatz eines Presseversand-Services.

Die Autorinnen:
Liane Allmann studierte Internationale Betriebswirtschaftslehre. Sie befasst sich seit knapp 20 Jahren mit Vertriebsthemen für Wirtschaftskanzleien und leitete elf Jahre lang die Geschäftsstelle des internationalen Anwaltsnetzwerks Eurojuris Deutschland e.V. Sie ist Inhaberin der Agentur Kitty&Cie – und entwickelt Kommunikationsstrategien und Vertriebsmanagement für Anwälte und Kanzleien.
Friederike Sophie Foitzik studierte Publizistik und Kommunikationswissenschaft sowie Politikwissenschaft an der FU Berlin. Sie arbeitete in verschiedenen Pressestellen unter anderem für die Deutsch Baltische Handelskammer in Riga und die Staatlichen Museen zu Berlin.

Erfolgsfaktor Kanzleisoftware – Beitrag von Rechtsanwältin Kathrin Schütze

Dass Kanzleien heute um eine Kanzleisoftware nicht mehr herum kommen, ist nahezu allen Marktteilnehmern klar. Aber: die wenigsten Anwälte sind IT-affin. Die Auswahl des „richtigen“ Produkts wird gern der IT-Abteilung und dem Office-Management überlassen. Ein Fehler, wie ich finde. Kanzleisoftware kann nur zum Erfolgsfaktor werden, wenn sie in die Kanzleistrategie passt. Und diese kennt das Management.

Software für alle Geschäftsprozesse

Software muss für alle Nutzer passen und das Geschäftsmodell optimal unterstützen.

Eine elektronische Aktenverwaltung und die Software gestützte Abrechnung sind inzwischen für alle Kanzleien zum Herzstück der Organisation geworden. Sekretariat und Buchhaltung sind die erfahrensten Nutzer. Aber immer mehr Anwälte, die in den Anfangszeiten des Personal Computers lediglich ihr Diktiergerät und ihr Telefon brauchten, sind mittlerweile ausgerüstet mit Notebook und Smartphone. Sie nutzen hauptsächlich Outlook und Dokumentenmanagementsysteme.

Wahrnehmbar ist, dass Lösungen, die seit mehr als 20 Jahren den Fokus auf die Sekretariate gesetzt haben, ihre Produkte mit Lösungen für die Anwälte zunehmend ergänzen. Diese Konstellationen aus Zusatzmodulen, Apps und AddOn´s sindpraktisch, bergen allerdings für Hersteller Probleme im Bereich der Wartung. Häufig sind diese Systeme zudem fehleranfällig und für die IT-Betreuer/Administratoren der Kanzleien eine wachsende Herausforderung, oft auch ein Performance- und Stabilitätsrisiko. Mobile Zugriffe stellen hohe Anforderungen an das Sicherheitskonzept der Kanzlei.  Eine App auf dem Handy wird schnell zur Sicherheitslücke, so angenehm die Anpassungen an die Welt der Smartphones auch sein mögen.

Die Welt der Anwälte und der Sekretariate in einem System abzubilden, ist schwierig.

Wie erreiche ich eine Legal IT Landschaft, die allen Anforderungen und Nutzern gerecht wird?

Wer in IT-Lösungen und vielleicht sogar mandantenorientierte Legal-Tech-Ansätze investieren will, sollte sich folgende Frage beantworten:

Wie sehe ich meine Kanzlei?

Als Bürogemeinschaft, die aus Kostengründen Räume, Personal und IT-Infrastruktur teilt

oder

als Unternehmen, welches sich aufstellt, wie ein Wirtschaftsunternehmen, um mit eigenem Marketing und Vertrieb die Mandanten zu begeistern.

Wenn die Antwort „Wie ein Wirtschaftsunternehmen“ lautet, benötigt die Kanzlei ein Produkt, das Prozesse arbeitsteilig abbildet und Daten liefert, die ein granulares Controlling auf Zahlungseingänge, Rechnungsausgänge, Billable Hours, offene Posten oder unfertige Leistungen/WIP ermöglicht.

Wie streng sind Kanzleiprozesse organisiert?

Die Kanzlei unterstützt den Individualismus ihrer Mitarbeiter und nimmt mögliche Ineffizienzen und unsaubere Daten in Kauf

oder

Die Kanzlei standardisiert möglichst viele Kanzleiprozesse, um auswertbare Daten und eine Steigerung der Effizienz zu erreichen und Kanzlei-Mitarbeiter mehr mit Spezialfällen als mit Standard auszulasten.

Wenn die Kanzlei auf Standardisierung setzt, braucht sie eine Lösung, die alle Rollen in der Kanzlei so integriert, dass Standards für Anwälte und Sachbearbeiter einfach zu leben sind und jeder Raum für komplexere Arbeiten bekommt.

Welchen Stellenwert nimmt die IT in der Kanzlei ein?

Ist Legal-IT und Kanzleisoftware ein notwendiges Übel, das die Kanzlei mit möglichst geringer Investition mitträgt, um meine Prozesse irgendwie digital abzubilden

oder

Ist Legal-IT ein Erfolgsfaktor, der die Leistungserbringung der Kanzlei so unterstützt, dass ein Wettbewerbsvorteil herausgearbeitet werden kann?

Wer auf IT als Erfolgsfaktor setzt, braucht einen Software-Partner, der in der Lage ist, gemeinsam den Wettbewerbsvorteil herauszuarbeiten und in das Kanzlei-Produkt zu integrieren.

Brauche ich ein Standard-Produkt oder eine modulare Suite, die mit den Kanzlei-Anforderungen mitwächst?

Lebt die Kanzlei interne Prozesse so, wie sie in jeder Standard-Software abgebildet sind und zählt primär das Preis-Leistungsverhältnis

oder

Ist die Entscheidung für ein Produkt geprägt von dem Wunsch nach Flexibilität bei Wachstum und Neuausrichtung der Kanzlei, ohne in die Entwicklung einer Individuallösung investieren zu müssen?

Beim Wunsch nach einem mitwachsenden Produkt, muss es ausreichend flexibel und schnell auf neue Anforderungen reagieren können. Die Lösung ist dann ein Standard im Maßanzug.

Ganz wichtig: Eine Vision entwickeln – wo möchte ich in fünf Jahren sein?

Nur mit einer klaren Vorstellung, wie sich die Kanzlei in Zukunft entwickeln soll, kann der richtige Anbieter mit der richtigen Lösung gefunden werden. Allein auf den Ist-Zustand abzustellen und den Versuch zu unternehmen, die alten Prozesse in die neue Lösung zu übernehmen, bedeutet, dass sich nichts verändern wird. In der Regel wird sich auch nichts verbessern. Die Chance, mit einem neuen Produkt prozessuale Verbesserungen zu erzielen und die Abläufe effinzienter zu gestalten, sollte gesehen und genutzt werden.

Wie sieht mein Geschäftsmodell in fünf Jahren aus?

Anwälte leben von ihren billable hours. Unabhängig davon, ob diese nach RVG oder nach Honorarvereinbarung abgerechnet werden. Mandanten suchen nach anderen Vergütungsmodellen. Cap´s und Fixed Fees sind etablierte Honorarmodelle.

Gehe ich als Kanzlei darauf ein und biete von mir aus Alternativen und neue Vergütungsmodelle an, kann ich mir einen echten Wettbewerbsvorteil erarbeiten. Einfacher sind alternative Modelle, wenn mein Controlling stimmt und meine Software flexibel Honorarvereinbarungen abbilden kann. Kenne ich die Profitabiltät eines Mandates, ist es leicht, in die Preisverhandlung zu gehen.

Neue Art der Leistungserbringung – Legal Tech kommt ins Spiel

Die digitale Transformation beeinflusst alle Industrien und macht auch vor der Dienstleistungsbranche nicht halt. Dienstleistungen, die Juristen erbringen, können mehr und mehr auf Basis und mit Hilfe der neuen Technologien entstehen oder neu gedacht werden.

Eine Kanzlei kann neben der Erstellung individueller Verträge auch die Erstellung und Überwachung von Vertragsmustern übernehmen. Die eigentliche Dienstleistung der rechtlichen Beratung wird nicht mehr in Form eines Dokumentes erbracht, sondern der Anwalt entwirft passende Muster, die der Mandant beliebig oft verwenden kann. Viele Produkte bieten die Technologien, die Anwalt und Mandant einsetzen können. Damit entstehen neue Produkte, die neben der Beratung einen Teil Software enthalten. So schaffen Sie Bindung des Mandanten.

Wenn Sie in die Richtung denken und dem Mandaten ein Mehr bieten wollen, so brauchen Sie kompetente Berater, die Ihnen bei der Auswahl und Einrichtung eines Vertragsmanagements oder anderer technologiegestützter Dienstleistungsprodukte helfen.

Ein Beitrag von Kathrin Schütze, Rechtsanwältin und Produktmanagerin bei der STP Informationstechnologie AG

Tachoumfrage zum Thema Legal Tech

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

das Thema Legal Tech bewegt die Anwaltschaft zurzeit wie kaum ein anderes Thema. Die wichtigste Frage ist, ob Legal Tech für Anwältinnen und Anwälte zu einer Bedrohung wird oder Chancen auf neue Mandate bietet. Wie sehen Sie das? Stimmen Sie ab und erfahren Sie sofort, wie Ihre Kolleginnen und Kollegen das Thema bewerten!

Hier geht’s zur Umfage.

Es grüßt Sie im Namen des Kanzleiforum-Teams

RA Katharina Nitsch

Erfolgreiche IT-Projekte in der Kanzlei – Beitrag von Rechtsanwältin Kathrin Schütze

Im Durchschnitt tauscht eine Kanzlei alle 10 – 15 Jahre ihre Software für das Kanzleimanagement aus. Die Erfahrungen aus alten Projekten werden oft nach zehn Jahren nicht mehr hervorgeholt, die Akteure sind häufig andere und möglicherweise ist auch durch Wachstum und Neuausrichtung der Kanzlei eine IT-Lösung nicht mehr übertragbar.

Wie geht eine Kanzlei, die in ihre Kanzleisoftware investieren muss oder möchte, mit der Herausforderung eines IT-Projekts um?

Eine gute Möglichkeit ist die Beratung durch einen externen Spezialisten, der bereits bei der Vorauswahl der Produkte und Hersteller mit seiner Erfahrung helfen kann. Er kann einen Anforderungskatalog (RFP-Request for Proposal) zur Verfügung stellen, welchen er auf den Bedarf der Kanzlei anpasst und so bereits einen gut dokumentierten und granularen Auswahlprozess in Gang setzen kann. Für die tiefere Betrachtung der Produkte bleiben so häufig nur zwei bis max. fünf in Frage kommende Produkte übrig. Die Reduktion der Auswahl beschleunigt den Prozess und erleichtert die Entscheidungsfindung.

Wie Change Management gelingt

Für den Austausch des Herzstücks einer Kanzlei, der Kanzleisoftware, müssen alle Beteiligten von Anfang an mitgenommen werden. Es gilt frühzeitig ein internes Projektteam mit Vertretern aller Rollen zu bilden. Diese Rollen sind Anwälte, Buchhaltung, Sachbearbeitung und IT-Admins. Dieses Team muss mit Zeit und Entscheidungskompetenz ausgestattet werden, wenn der Wechsel effizient gelingen soll.

Veränderungen machen Angst und schaffen nicht selten Unruhe im gewohnten Alltag. Eine Veränderung braucht Fürsprecher in der Kanzlei, die aufgrund ihre Persönlichkeit viele Mitarbeiter mitnehmen und begeistern können. Innovation ist Chefsache und auch die Vorteile eines Software-Wechsels müssen von oben nach unten konsequent kommuniziert werden.

Unterstützung von außen ist hilfreich. Consultants der Hersteller oder freie externe Berater können gute Argumente für die Neuerungen liefern und schaffen es ohne persönliche Verbundenheit und Beziehung auch, die eine oder andere unpopuläre Entscheidung in der Kanzlei zu platzieren. Damit IT-Berater erfolgreich für die Kanzlei arbeiten können, benötigen sie Offenheit als Grundlage für die Erarbeitung einer Strategie.

Der richtige Zeitpunkt

Der Zeitpunkt für die Einführung einer neuen Kanzlei-Software sollte gut gewählt sein. Wann ist das Arbeitsaufkommen niedrig? Wann ist die Abwesenheit hoch, sodass ein Ausfall der Systeme für Installation und Datenmigration (Downtime) nicht alle trifft? Wie können Faktura-Prozesse so gelegt werden, dass die Einführung in Ruhe abgeschlossen werden kann? Diese und weitere Fragen sollten vorab geklärt werden, so dass die Einführung der Software möglichst ohne Widerstände realisiert werden kann.

Ballast abwerfen

Müssen alle Altdaten auch weiterhin im Zugriff sein? Welche Daten können archiviert werden, was ist auch in Zukunft relevant? Wie startet man aufgeräumt im neuen System und wie entsteht deutlich weniger Ballast? Hier beraten die Hersteller fachlich und informieren, welche Daten sinnvoll migriert werden und für welche Daten ein Archivierungskonzept sinnvoll ist.

Fazit

Der Wechsel der Kanzleisoftware ist ein sensibles Projekt, das alle betrifft. Für jede Kanzlei bietet ein Wechsel hohes Erfolgspotential, aber auch Risiken. Vorbereitung ist hier alles und eine konsequente interne Kommunikation, die alle Beteiligten informiert und so nicht das Gefühl zurücklässt, Entscheidungen seien übergestülpt worden.

Wenn Sie dann noch Ihr Ziel definiert haben, kann es losgehen.

Entwicklung und Bekanntmachung einer anwaltlichen Marke – Gastbeitrag von Carmen Schön

Der Rechtsmarkt ist hart umkämpft. Mandanten haben die Auswahl zwischen vielen sehr guten Rechtsberatern. Bleibt die Frage, wer warum das Mandat bekommt? Diese Frage ist sicher nicht so leicht zu beantworten, dennoch ist eine Erkenntnis wichtig: Nicht die rechtliche Qualität und Leistung alleine macht für den Mandanten den Unterschied, zunächst muss er erst einmal den Anwalt und seine Dienstleistung kennen.

Und schon sind wir bei der Antwort, warum es für Sie wichtig ist, eine eigene anwaltliche Marke aufzubauen. Damit der Mandant sie findet. Und zwar in den Fragestellungen, in denen Sie der Experte sind und ihn gerne beraten möchten. Wie aber genau bauen Sie sich eine eigene Marke auf?

  1. Was können Sie? Wofür genau möchten Sie bekannt sein?

Auch wenn die meisten Anwälte sehr viel wissen und können, ist es sinnvoll, dass Sie sich für einige wenige Themen entscheiden. Dabei ist es wichtig, dass Sie beachten, was Sie können bzw. über welche Erfahrung Sie verfügen, was Ihnen Spaß macht und natürlich, in welchen Rechtsbereichen Ihre Mandanten Bedarf sehen und externe Dienstleistungen einkaufen. Das Honorar sollten Sie dabei nicht aus dem Auge verlieren. Wenn Sie einen definierten Stundensatz abrechnen möchten bzw. müssen, dann muss Ihr Angebot dem Mandanten dieser auch wert sein.

Und Vorsicht: Durch Legal Tech wird sich das eine oder andere Beratungsprodukt und damit auch das Honorar dafür zukünftig verändern.

  1. Wer genau sind Ihre Zielmandanten?

Bevor Sie die Marketingwerkzeuge aktivieren, sollten Sie sich zunächst die Frage stellen, bei welchen Mandanten Sie bekannt werden möchten. Sind es Vorstände, Geschäftsführer, Rechtsabteilungen, der Einkauf oder die Steuerabteilung? Es wird darum gehen, Ihre spezielle Zielgruppe zu erreichen. Und daher müssen Sie zunächst in Erfahrung bringen, wie diese sich über das Angebot von Rechtsanwälten informiert.

In welchen Netzwerken ist Ihre Zielgruppe unterwegs? Welche Zeitschriften werden gelesen? In welchen Verbänden arbeitet man mit?

  1. Auswahl der richtigen Marketing- und Akquise-Werkzeuge

 Wenn diese Fragen geklärt sind, geht es darum, Ihre Marke im Zielmarkt bekannt zu machen. Hier sollten Sie auf zwei Kriterien achten: 1) Auf welchen „Bühnen“ fühlen Sie sich wohl? Denn nichts ist wichtiger und überzeugender, als die eigene Authentizität. Und 2) Wo ist Ihre Zielgruppe zu finden?

Viele Anwälte veröffentlichen Artikel, halten Vorträge und besuchen Netzwerke ohne sich zu fragen, ob dort auch Ihre Zielmandanten unterwegs sind. Da allen Anwälten meistens sehr wenig Zeit für die Akquise bleibt, wäre es sinnvoll, sich zuvor Gedanken zu machen, wo genau Sie mit Ihrem Angebot präsent sein sollten.

Die Volljuristin und ehemalige Leiterin Recht Carmen Schön berät seit 12 Jahren Rechtsanwälte, In-House Counsel und Wirtschaftskanzleien bei Fragen zur strategischen Ausrichtung, Positionierung im Markt, Akquise und Ausbau von Mandanten sowie Führung von Mitarbeitern.

Kanzleimarketing.de: Zweite Ausgabe des eMagazins erschienen

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

von kanzleimarketing.de ist nun die zweite Ausgabe des eMagazins erschienen. Mit abwechslungsreichen Themen zeigt es, wie vielfältig Kanzleimarketing ist – von der strategischen Ausrichtung einzelner Marketingmaßnahmen, über Medienarbeit bis hin zur Mandantenakquise. Als Experten auf ihrem Fachgebiet geben die Autoren ihre Praxiserfahrungen anschaulich und mit hilfreichen Tipps weiter.

Wir wünschen anregende Lektüre!

Es grüßt Sie im Namen des gesamten Kanzleiforum-Teams

RA Katharina Nitsch