Erfolgreiche IT-Projekte in der Kanzlei – Beitrag von Rechtsanwältin Kathrin Schütze

Im Durchschnitt tauscht eine Kanzlei alle 10 – 15 Jahre ihre Software für das Kanzleimanagement aus. Die Erfahrungen aus alten Projekten werden oft nach zehn Jahren nicht mehr hervorgeholt, die Akteure sind häufig andere und möglicherweise ist auch durch Wachstum und Neuausrichtung der Kanzlei eine IT-Lösung nicht mehr übertragbar.

Wie geht eine Kanzlei, die in ihre Kanzleisoftware investieren muss oder möchte, mit der Herausforderung eines IT-Projekts um?

Eine gute Möglichkeit ist die Beratung durch einen externen Spezialisten, der bereits bei der Vorauswahl der Produkte und Hersteller mit seiner Erfahrung helfen kann. Er kann einen Anforderungskatalog (RFP-Request for Proposal) zur Verfügung stellen, welchen er auf den Bedarf der Kanzlei anpasst und so bereits einen gut dokumentierten und granularen Auswahlprozess in Gang setzen kann. Für die tiefere Betrachtung der Produkte bleiben so häufig nur zwei bis max. fünf in Frage kommende Produkte übrig. Die Reduktion der Auswahl beschleunigt den Prozess und erleichtert die Entscheidungsfindung.

Wie Change Management gelingt

Für den Austausch des Herzstücks einer Kanzlei, der Kanzleisoftware, müssen alle Beteiligten von Anfang an mitgenommen werden. Es gilt frühzeitig ein internes Projektteam mit Vertretern aller Rollen zu bilden. Diese Rollen sind Anwälte, Buchhaltung, Sachbearbeitung und IT-Admins. Dieses Team muss mit Zeit und Entscheidungskompetenz ausgestattet werden, wenn der Wechsel effizient gelingen soll.

Veränderungen machen Angst und schaffen nicht selten Unruhe im gewohnten Alltag. Eine Veränderung braucht Fürsprecher in der Kanzlei, die aufgrund ihre Persönlichkeit viele Mitarbeiter mitnehmen und begeistern können. Innovation ist Chefsache und auch die Vorteile eines Software-Wechsels müssen von oben nach unten konsequent kommuniziert werden.

Unterstützung von außen ist hilfreich. Consultants der Hersteller oder freie externe Berater können gute Argumente für die Neuerungen liefern und schaffen es ohne persönliche Verbundenheit und Beziehung auch, die eine oder andere unpopuläre Entscheidung in der Kanzlei zu platzieren. Damit IT-Berater erfolgreich für die Kanzlei arbeiten können, benötigen sie Offenheit als Grundlage für die Erarbeitung einer Strategie.

Der richtige Zeitpunkt

Der Zeitpunkt für die Einführung einer neuen Kanzlei-Software sollte gut gewählt sein. Wann ist das Arbeitsaufkommen niedrig? Wann ist die Abwesenheit hoch, sodass ein Ausfall der Systeme für Installation und Datenmigration (Downtime) nicht alle trifft? Wie können Faktura-Prozesse so gelegt werden, dass die Einführung in Ruhe abgeschlossen werden kann? Diese und weitere Fragen sollten vorab geklärt werden, so dass die Einführung der Software möglichst ohne Widerstände realisiert werden kann.

Ballast abwerfen

Müssen alle Altdaten auch weiterhin im Zugriff sein? Welche Daten können archiviert werden, was ist auch in Zukunft relevant? Wie startet man aufgeräumt im neuen System und wie entsteht deutlich weniger Ballast? Hier beraten die Hersteller fachlich und informieren, welche Daten sinnvoll migriert werden und für welche Daten ein Archivierungskonzept sinnvoll ist.

Fazit

Der Wechsel der Kanzleisoftware ist ein sensibles Projekt, das alle betrifft. Für jede Kanzlei bietet ein Wechsel hohes Erfolgspotential, aber auch Risiken. Vorbereitung ist hier alles und eine konsequente interne Kommunikation, die alle Beteiligten informiert und so nicht das Gefühl zurücklässt, Entscheidungen seien übergestülpt worden.

Wenn Sie dann noch Ihr Ziel definiert haben, kann es losgehen.

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