Erfolgsfaktor Kanzleisoftware – Beitrag von Rechtsanwältin Kathrin Schütze

Dass Kanzleien heute um eine Kanzleisoftware nicht mehr herum kommen, ist nahezu allen Marktteilnehmern klar. Aber: die wenigsten Anwälte sind IT-affin. Die Auswahl des „richtigen“ Produkts wird gern der IT-Abteilung und dem Office-Management überlassen. Ein Fehler, wie ich finde. Kanzleisoftware kann nur zum Erfolgsfaktor werden, wenn sie in die Kanzleistrategie passt. Und diese kennt das Management.

Software für alle Geschäftsprozesse

Software muss für alle Nutzer passen und das Geschäftsmodell optimal unterstützen.

Eine elektronische Aktenverwaltung und die Software gestützte Abrechnung sind inzwischen für alle Kanzleien zum Herzstück der Organisation geworden. Sekretariat und Buchhaltung sind die erfahrensten Nutzer. Aber immer mehr Anwälte, die in den Anfangszeiten des Personal Computers lediglich ihr Diktiergerät und ihr Telefon brauchten, sind mittlerweile ausgerüstet mit Notebook und Smartphone. Sie nutzen hauptsächlich Outlook und Dokumentenmanagementsysteme.

Wahrnehmbar ist, dass Lösungen, die seit mehr als 20 Jahren den Fokus auf die Sekretariate gesetzt haben, ihre Produkte mit Lösungen für die Anwälte zunehmend ergänzen. Diese Konstellationen aus Zusatzmodulen, Apps und AddOn´s sindpraktisch, bergen allerdings für Hersteller Probleme im Bereich der Wartung. Häufig sind diese Systeme zudem fehleranfällig und für die IT-Betreuer/Administratoren der Kanzleien eine wachsende Herausforderung, oft auch ein Performance- und Stabilitätsrisiko. Mobile Zugriffe stellen hohe Anforderungen an das Sicherheitskonzept der Kanzlei.  Eine App auf dem Handy wird schnell zur Sicherheitslücke, so angenehm die Anpassungen an die Welt der Smartphones auch sein mögen.

Die Welt der Anwälte und der Sekretariate in einem System abzubilden, ist schwierig.

Wie erreiche ich eine Legal IT Landschaft, die allen Anforderungen und Nutzern gerecht wird?

Wer in IT-Lösungen und vielleicht sogar mandantenorientierte Legal-Tech-Ansätze investieren will, sollte sich folgende Frage beantworten:

Wie sehe ich meine Kanzlei?

Als Bürogemeinschaft, die aus Kostengründen Räume, Personal und IT-Infrastruktur teilt

oder

als Unternehmen, welches sich aufstellt, wie ein Wirtschaftsunternehmen, um mit eigenem Marketing und Vertrieb die Mandanten zu begeistern.

Wenn die Antwort „Wie ein Wirtschaftsunternehmen“ lautet, benötigt die Kanzlei ein Produkt, das Prozesse arbeitsteilig abbildet und Daten liefert, die ein granulares Controlling auf Zahlungseingänge, Rechnungsausgänge, Billable Hours, offene Posten oder unfertige Leistungen/WIP ermöglicht.

Wie streng sind Kanzleiprozesse organisiert?

Die Kanzlei unterstützt den Individualismus ihrer Mitarbeiter und nimmt mögliche Ineffizienzen und unsaubere Daten in Kauf

oder

Die Kanzlei standardisiert möglichst viele Kanzleiprozesse, um auswertbare Daten und eine Steigerung der Effizienz zu erreichen und Kanzlei-Mitarbeiter mehr mit Spezialfällen als mit Standard auszulasten.

Wenn die Kanzlei auf Standardisierung setzt, braucht sie eine Lösung, die alle Rollen in der Kanzlei so integriert, dass Standards für Anwälte und Sachbearbeiter einfach zu leben sind und jeder Raum für komplexere Arbeiten bekommt.

Welchen Stellenwert nimmt die IT in der Kanzlei ein?

Ist Legal-IT und Kanzleisoftware ein notwendiges Übel, das die Kanzlei mit möglichst geringer Investition mitträgt, um meine Prozesse irgendwie digital abzubilden

oder

Ist Legal-IT ein Erfolgsfaktor, der die Leistungserbringung der Kanzlei so unterstützt, dass ein Wettbewerbsvorteil herausgearbeitet werden kann?

Wer auf IT als Erfolgsfaktor setzt, braucht einen Software-Partner, der in der Lage ist, gemeinsam den Wettbewerbsvorteil herauszuarbeiten und in das Kanzlei-Produkt zu integrieren.

Brauche ich ein Standard-Produkt oder eine modulare Suite, die mit den Kanzlei-Anforderungen mitwächst?

Lebt die Kanzlei interne Prozesse so, wie sie in jeder Standard-Software abgebildet sind und zählt primär das Preis-Leistungsverhältnis

oder

Ist die Entscheidung für ein Produkt geprägt von dem Wunsch nach Flexibilität bei Wachstum und Neuausrichtung der Kanzlei, ohne in die Entwicklung einer Individuallösung investieren zu müssen?

Beim Wunsch nach einem mitwachsenden Produkt, muss es ausreichend flexibel und schnell auf neue Anforderungen reagieren können. Die Lösung ist dann ein Standard im Maßanzug.

Ganz wichtig: Eine Vision entwickeln – wo möchte ich in fünf Jahren sein?

Nur mit einer klaren Vorstellung, wie sich die Kanzlei in Zukunft entwickeln soll, kann der richtige Anbieter mit der richtigen Lösung gefunden werden. Allein auf den Ist-Zustand abzustellen und den Versuch zu unternehmen, die alten Prozesse in die neue Lösung zu übernehmen, bedeutet, dass sich nichts verändern wird. In der Regel wird sich auch nichts verbessern. Die Chance, mit einem neuen Produkt prozessuale Verbesserungen zu erzielen und die Abläufe effinzienter zu gestalten, sollte gesehen und genutzt werden.

Wie sieht mein Geschäftsmodell in fünf Jahren aus?

Anwälte leben von ihren billable hours. Unabhängig davon, ob diese nach RVG oder nach Honorarvereinbarung abgerechnet werden. Mandanten suchen nach anderen Vergütungsmodellen. Cap´s und Fixed Fees sind etablierte Honorarmodelle.

Gehe ich als Kanzlei darauf ein und biete von mir aus Alternativen und neue Vergütungsmodelle an, kann ich mir einen echten Wettbewerbsvorteil erarbeiten. Einfacher sind alternative Modelle, wenn mein Controlling stimmt und meine Software flexibel Honorarvereinbarungen abbilden kann. Kenne ich die Profitabiltät eines Mandates, ist es leicht, in die Preisverhandlung zu gehen.

Neue Art der Leistungserbringung – Legal Tech kommt ins Spiel

Die digitale Transformation beeinflusst alle Industrien und macht auch vor der Dienstleistungsbranche nicht halt. Dienstleistungen, die Juristen erbringen, können mehr und mehr auf Basis und mit Hilfe der neuen Technologien entstehen oder neu gedacht werden.

Eine Kanzlei kann neben der Erstellung individueller Verträge auch die Erstellung und Überwachung von Vertragsmustern übernehmen. Die eigentliche Dienstleistung der rechtlichen Beratung wird nicht mehr in Form eines Dokumentes erbracht, sondern der Anwalt entwirft passende Muster, die der Mandant beliebig oft verwenden kann. Viele Produkte bieten die Technologien, die Anwalt und Mandant einsetzen können. Damit entstehen neue Produkte, die neben der Beratung einen Teil Software enthalten. So schaffen Sie Bindung des Mandanten.

Wenn Sie in die Richtung denken und dem Mandaten ein Mehr bieten wollen, so brauchen Sie kompetente Berater, die Ihnen bei der Auswahl und Einrichtung eines Vertragsmanagements oder anderer technologiegestützter Dienstleistungsprodukte helfen.

Ein Beitrag von Kathrin Schütze, Rechtsanwältin und Produktmanagerin bei der STP Informationstechnologie AG

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