Geschäftliche Korrespondenz – mehr als die Kompilation von Textbausteinen. Gastbeitrag von Dr. Frank Lang

Täglich werden wir eingedeckt mit geschäftlichen Briefen und E-Mails, deren Gestaltung und Stil leider oftmals eher für nacktes Grauen und betretenes Fremdschämen denn für wohlwollende Beachtung des Inhaltes sorgen. Manche pflegen angeblich einen Ordner „Bürobelustigung“, in welchem die schlimmsten Exemplare zur allgemeinen Erheiterung archiviert werden.

Dabei sind Brief und E-Mail nicht nur quasi verlängerte Visitenkarte einer Anwaltskanzlei, sondern vor allem auch Bühne der fachlichen Kommunikation. Umso mehr Wert sollte auf eine professionelle Korrespondenz gelegt werden. Hier ein paar grundlegende Tipps für eine erfolgreiche Geschäftskorrespondenz:

Formalien
sind die absolute (nicht diskutable) Basis einer jeden geschäftlichen Korrespondenz. Geregelt sind sie in einer DIN, zu welcher es auch eine nützliche weitere Handreichung gibt. Beides sollte in keinem Sekretariat fehlen. Achtung: Für 2018 sind hier Neuerungen angekündigt. Zu den DIN-Regeln kommen selbstverständlich noch gesetzliche Pflichtangaben.
Eine Fülle weiterer Literatur von klassisch über modern bis hin zu Kurzfassung – zusätzlich etwa in englischer Sprache für die internationale Korrespondenz – bietet ergänzende Hilfestellung auch inhaltlicher Art.

Ein wichtiger Tipp aus der täglichen Praxis: Auf jedem Briefkopf und in jeder E-Mail sollten die vollständigen Kontaktdaten angegeben werden. Nichts ist lästiger für den Empfänger, als darauf reagieren zu wollen und mühsam aus anderen Quellen etwa die Durchwahl des Geschäftspartners heraussuchen zu müssen.

Die korrekte Ansprache
sollte nicht fehlen. Auch wenn Sie selbst keinen Wert auf akademische oder Adels-Titel legen, Ihr Kommunikationspartner tut es möglicherweise. Und ihn wollen Sie doch mit Ihrer Korrespondenz erreichen und für sich gewinnen. Nützliche praktische Hilfe findet sich etwa hier.

Einen angenehmen Eindruck machen
Das führt zum nächsten – und aus meiner Sicht wichtigsten – Punkt: dem Inhalt des Briefes zwischen Anrede und Grußformel.
Nichts ist ärgerlicher als das Lesen der Korrespondenz von Selbstdarstellern, Heißluftverbreitern und anderen Verneblern ihres eigentlichen Anliegens. Manierierter „Anwaltssprech“, unreflektierte Verwendung von – meist unpassenden – Fremdworten, angeberische Verwendung von Anglizismen sowie die erkennbare Aneinanderreihung unpassender Textbausteine befördern die Korrespondenz auf dem schnellst möglichen Weg in die Ablage (am liebsten „P“ wie Papierkorb). Sie texten für den Empfänger, also kommunizieren Sie mit ihm in seiner Sprache – ob nun Mandant, Gegner oder Gericht beziehungsweise Behörde! Sie wollen mit Ihrem – oder demjenigen Ihres Mandanten, der dafür gutes Geld bezahlt – Anliegen erfolgreich sein, also machen Sie sich den Empfänger zum Freund …

Es ist letztlich so einfach:
– Beginnen Sie nie (wirklich: niemals) einen Satz mit „Ich“ oder „Wir“.
– Sparen Sie sich persönliche Angriffe (weil unprofessionell), Drohungen (jeder Beamte kennt den Dreiklang der Dienstaufsichtsbeschwerde: formlos, fristlos, fruchtlos), Beleidigungen (strafbar) und vor allem: jede Form der oberlehrerhaften Besserwisserei (kontraproduktiv).
– Vermeiden Sie (Wort-)Wiederholungen; es gibt dafür ein Synonym-Wörterbuch.
– Strukturieren Sie Ihren Text mit Absätzen, Aufzählungen etc.
– Formulieren Sie Ihr Anliegen verständlich und höflich.
– Schreiben Sie kurze Sätze ohne pseudo-intellektuelle, gar verschachtelte Nebensatzkonstruktionen. Es gilt das KISS-Prinzip: keep ist simple and stupid.

Ein Wort zu korrekter Rechtschreibung und Grammatik: Es wird allenthalben geklagt, die heutige Generation von Schülern beherrsche bei der Bewerbung um Ausbildungsstellen nicht einmal mehr deren Grundregeln. Man sollte vorsichtig sein mit solchen Zuschreibungen, denn in der geschäftlichen Korrespondenz – wie übrigens leider auch häufig in Stellenanzeigen – ist beides erfahrungsgemäß oft ebenfalls eher Zufall.

Korrektur lesen
lassen ist deshalb keine Schande, im Gegenteil. Wer länger an einem selbst formulierten Text arbeitet, wird dabei blind für die eigenen Fehler – Rechtschreibung und Grammatik ebenso wie inhaltliche Mängel. Es ist empfehlenswert, wichtige Schriftsätze deshalb zumindest von einer weiteren Person durchsehen zu lassen. Ob Sie die Verbesserungsvorschläge annehmen und umsetzen wollen, bleibt am Ende Ihnen selbst überlassen.

Immer wieder interessant: die Unterschrift
Was die Hobby-Graphologen und Büro-Psychologen unter uns aus so mancher – sagen wir: künstlerisch interessanten – Unterschrift herauslesen, ist immer wieder erstaunlich. Jene bieten gelegentlich aber auch reichlich Anlass zur Interpretation. An dieser Stelle bitte ich um Verständnis, dass ich ab jetzt höflich schweige und hier keinerlei Beispiele aus meinem Büroalltag präsentiere…

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