Die Wahl der ersten Anwaltssoftware und wie man sie effizient nutzt

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

gerne weisen wir heute auf einen Infodienst speziell für junge Rechtsanwälte hin.

MkG liefert alle zwei Monate kostenfrei praktische Ratschläge für die anwaltliche Praxis und vertieft in Sonderausgaben besonders wichtige und erklärungsbedürftige Themen.

Die erste Sonderausgabe startet mit dem Thema „Die Wahl der ersten Anwaltssoftware und wie man sie effizient nutzt“ .

Wir wünschen interessante Lektüre!

RA Katharina Nitsch

Über die Notwendigkeit eines effektiven Marketings – Interview mit Petra Arends Paltzer

Frau Arends Paltzer, zunächst einmal herzlichen Dank für Ihre Bereitschaft, sich den Fragen unserer Leser zu stellen. In Deutschland arbeiten mehr als 160.000 zugelassene Rechtsanwälte und jedes Jahr kommen viele Neuzulassungen hinzu. Aber die Nachfrage nach juristischen Dienstleistungen wächst nicht in gleichem Maße und die Konkurrenz durch fachfremde Berufsgruppen steigt. Daher ist effektives Marketing auch für Anwälte eine Notwendigkeit erfolgversprechender Kanzleiführung. Was sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Säulen einer schlüssigen Marketingstrategie?

Suchen Sie Ihre Nische oder definieren Sie Ihren Wunschmandanten. Versetzen Sie sich dann in die Position Ihres zukünftigen Mandanten. Schauen Sie in den einschlägigen Foren/Gruppen/Magazinen, was Ihre Mandanten wirklich bewegt. Wenn Sie das wissen, dann können Sie potentiellen Mandanten die richtigen Lösungen zu deren Problemen offerieren. Diese Lösungen müssen Sie mit digitalen Online Strategien und in einer verständlichen Sprache kommunizieren.

Ihr Spezialgebiet ist Online Marketing und Content Marketing. Können Sie kurz beschreiben, was Sie darunter verstehen und wo die Hauptanwendungsgebiete für Kanzleien liegen können?

Wenn Kanzleien aus der Masse heraustreten wollen, dann müssen sie mit Inhalten arbeiten und diesen Inhalt ihrer Zielgruppe näherbringen. Das ist Content Marketing. Verabschieden sie sich von Newslettern, dieses ‚Gießkannen-Prinzip‘ funktioniert im digitalen Zeitalter, in dem niemand mehr Zeit hat,  nicht mehr. Konzentrieren sie sich auf eine Zielgruppe (ihre Wunschmandanten), recherchieren sie deren Fragen und antworten sie mit verständlichen Lösungen darauf. Anwälte, die ihre Wunschmandanten entsprechend analysieren, sind in der Lage, Online Strategien zu erarbeiten und mit diesen, neue Mandanten (online) zu akquirieren.

Unterscheiden sich die Marketingstrategien grundsätzlich entsprechend der Größe einer Kanzlei oder gibt es einige Dinge, die alle Kanzleien unabhängig von der Größe beachten sollten?

Das Wichtigste ist, dass eine Kanzlei voll und ganz von der Notwendigkeit eines strategischen (digitalen) Marketings überzeugt ist. Wichtig ist ferner auch, sich auf ein Thema zu konzentrieren. Wenn Sie sich dann noch inhaltlich positionieren und dies mit einer durchdachten Strategie umsetzen, dann spielt die Größe einer Kanzlei überhaupt keine Rolle.

Welches sind die häufigsten Fehler, die im Bereich „Marketing“ von Kanzleien gemacht werden?

Kein Konzept, kaum oder wenig Ahnung von den Online Instrumenten & Mechanismen und eine halbherzige Umsetzung.

Wie beurteilen Sie die Relevanz von Social-Media-Kommunikation, Online-Rechtsberatung und Guerilla-Marketing für Kanzleien?

Alle drei genannten Aspekte werden zunehmend an Bedeutung gewinnen. Da ist zum einen die Macht und Kraft der Social-Media, die von Anwälten oft vernachlässigt wird (auf Facebook sind 50+% aller Deutschen aller sozialen Schichten. Wenn Sie dort nicht sind, haben Sie diese 50+% schon einmal nicht erreicht). Online-Rechtsberatung konzentriert sich ja auf einen Markt, der von Anwälten bisher wenig bearbeitet wurde, da er nicht lukrativ war (Geblitz.de, flightright.de, etc.). Aber mit Big Data, Machine Learning und künstlicher Intelligenz wird diese Rechtsberatung immer effektiver/klüger werden und zunehmend auch in traditionelle Anwaltsmärkte vordringen. Und ausgefallenes Marketing wird mit Sicherheit an Bedeutung gewinnen, wenn schon nicht von den Anwälten selbst, dann von der Online-Konkurrenz.

Welche weiteren „Pflichtprogramme“ sehen Sie für Kanzleien – wir denken hier an Medienpräsenz, Cross selling und ähnliches, die für Anwälte im Moment eher noch Fremdworte sind?

Mobile responsive Website – Online Marketing Strategie – digitalisiertes Anwaltsprodukt.

Zum Thema Legal Tech: sehen Sie diese Anbieter als Wettbewerber, insbesondere auch für kleine und mittlere Kanzleien oder könnte sich hier evtl. eine Chance auftun?

Beides; einzelne (repetitive) Tätigkeiten werden von Legal Tech übernommen werden; gleichzeitig bedeutet Legal Tech (Dokumenten Automatisation, E-Discovery, Vertragsmanagement, Research) auch eine riesige Entlastung für Anwälte. Gleichwohl, wie bei jeder ‚industriellen Revolution‘ hat es zunächst Verluste gegeben, im weiteren dann aber neue Stellen.

Ganz allgemein, Anwälte sollten ihre Businessmodelle in Anbetracht der neuen Wettbewerber kritisch hinterfragen, vielleicht Anpassungen vornehmen, einzelne Dienstleistungen produktisieren und so von den Mitbewerbern lernen. Denn eines kann die Online Konkurrenz nicht – den Menschen und die ganzheitliche Beratung ersetzen.

Weitere Anregungen finden Sie hier

Kanzleiwebsite: Diese rechtlichen Stolperfallen sollte man als Anwalt kennen. Beitrag von Rechtsanwältin Pia Löffler

Teil I: Das Urheberrecht

Wenn es um das Thema Kanzleiwebsite geht, haben viele Rechtsanwälte Berührungsängste: Wie komme ich an eine moderne Kanzleiwebsite? Was kostet das? Wer hilft mir bei der Umsetzung? Und: Was muss man dabei eigentlich rechtlich beachten, wenn man eine Kanzleiwebsite erstellt / erstellen lässt?

Gerade die letzte Frage scheinen sich einige Rechtsanwälte nur selten zu stellen oder die Antworten auf die wichtigsten Fragen nicht zu kennen. Denn viele Online-Präsenzen der Kollegen stehen rechtlich auf tönernen Füßen: Sie sind schlichtweg abmahnfähig, und das häufig aus urheberrechtlichen Gründen.

Worauf Sie als Rechtsanwalt achten sollten – auch in der Zusammenarbeit mit einer Web-Agentur –, damit nicht plötzlich eine Abmahnung wegen Urheberrechtsverletzungen auf Ihrer Kanzleiwebsite in der Post liegt, erfahren Sie in diesem Teil I der Serie zum Thema „rechtliche Stolperfallen im Onlinemarketing“. In weiteren Beiträgen erfahren Sie in den kommenden Wochen außerdem mehr zum Thema „Medienrecht und Kanzleiwebsite“ und „Berufsrecht und Kanzleiwebsite“.

Texte, Fotos etc.: nicht ohne (passende) Lizenz  

Vor allem Texte und Bilder (Fotos, Grafiken etc.), die Sie für eine Website benötigen, sind urheberrechtlich geschützt. Stammen diese Inhalte (Neudeutsch: „Content“) nicht von Ihnen selbst, dürfen Sie Texte und Bilder nicht ohne passende Lizenz auf der Website einsetzen.

Warum sage ich „Lizenz für die Nutzung auf der Website“? Es gibt Lizenzen für unterschiedliche Nutzungsarten. Hat man für ein Foto eine Lizenz z. B. NUR für die Nutzung im Printbereich (Kanzleibroschüre), darf man dieses Foto nicht auf der Website nutzen und umgekehrt. Darauf sollte man gerade bei Fotos aus Stockarchiven (Fotolia, iStock etc.) unbedingt achten!

Bei Fotos und Grafiken aus Stockarchiven regeln die AGB des Anbieters den Umfang der Nutzungsmöglichkeiten. Diese AGB unterscheiden sich von Anbieter zu Anbieter deutlich – AGB lesen schadet hier also auch dem Anwalt nicht!

Lässt man Fotos und Texte individuell anfertigen, muss man mit dem Texter oder Fotografen den Umfang der Nutzungsrechte (welche Medien, welche Nutzungsdauer etc.) klären. Nicht selten machen z. B. zeitlich unbegrenzte Nutzungsrechte bei Fotografen einen Preisunterschied im Vergleich zu Nutzungsrechten, die auf einige Jahre beschränkt sind. Auch hier lohnt es sich, die AGB des Fotografen zu lesen bzw. den Fotografen direkt darauf anzusprechen, wenn er keine AGB nutzt oder die AGB dazu keine Regelung enthalten.

Die Krux mit der Nennung des Urhebers

Allein die passende Lizenz zu haben reicht nicht, um Texte und Bilder urheberrechtskonform auf einer Website zu nutzen. Das ist ein – auch unter Anwälten! – weit verbreiteter Irrtum.

Denn das Urheberrecht verlangt nicht nur eine passende Lizenz, um ein Werk rechtskonform nutzen zu können: Der Urheber des „Werkes“ muss außerdem am Werk genannt werden, unabhängig davon ob es das Werk eines Texturhebers oder eines Fotografen ist.  Die Abmahngefahr wegen unzureichender Nennung ist jedoch bei Fotos im Internet deutlich höher als bei Texten.[1]

Die korrekte Nennung des Fotografen muss so gestaltet sein, dass das Bild seinem Urheber eindeutig zugeordnet werden kann. Im Internet wird man allerdings selten den Namen des Fotografen direkt „am Werk“, also direkt am Bild anbringen. Gängige Praxis ist es deshalb, den Urheber von Texten und Fotos in einer Art „Bildnachweistafel“ im Impressum zu nennen. Die AGB der meisten Stockarchive lassen genau das ausdrücklich zu und auch mit individuell gebuchten Fotografen sollte man sich so einigen. Das erleichtert Web-Agenturen die Arbeit und stört nicht den optischen Eindruck der Seite.

Aber Achtung! Die Nennung des Urhebers in der Bildnachweistafel sollte man seinem Bild zuordnen können. Das kann man z. B. mit der Angabe der Unterseite erreichen, auf der sich das Bild befindet und mit der Beschreibung des Motivs des Bildes. Nur dann erfüllt die Nennung ihre Funktion, dass das Bild seinem Urheber eindeutig zugeordnet werden kann.

Die korrekte Nennung eines Fotografen für ein Foto auf einer Website könnte in einer „Bildnachweistafel“ also wie folgt aussehen:

„Seite WIR / Porträt Löffler: Nicolas Gradicsky“

Last but not least: Quellenangabe und „Quellenangabe“

Und nicht zuletzt hat man auch noch eine weitere Möglichkeit in ein Urheberrechtsfettnäpfchen zu tappen: Denn nutzt man urheberrechtlich geschützte Texte Dritter, muss man laut Urhebergesetz (UrhG) die Quelle angeben, aus der man einen Text bezogen hat. Denn es reicht eben nicht, das Zitat in Anführungs- und Schlussstriche zu setzen und den Verfasser zu benennen. Es muss auch klar gekennzeichnet werden, woher das Zitat konkret stammt. Das dürfte aber in der Regel bei einer Kanzleiwebsite selten der Fall sein, da man in der Regel nicht zitiert, sondern Texte selbst verfasst oder genau für diesen Zweck lizenziert.

Bei Fotos hingegen ist es nicht das Urheberrecht, das Vorgaben für die „Quellenangabe“ macht. Hier findet sich die Pflicht zur „Quellenangabe“ in den Lizenzbedingungen und ist dann – genau genommen – Teil der Nennungsverpflichtung (s. o.), weil der Urheber festlegen kann, WIE er genannt werden will. Meist reicht es schon aus, wenn man in der Bildnachweistafel hinter der Nennung des Urhebers (Klarname, Kürzel – je nach Vorgabe) angibt, aus welchem Portal man das Bild lizenziert hat.

Die korrekte Nennung eines Urhebers mit „Quellenangabe“ für ein Foto aus einem Stockarchiv auf einer Website könnte in einer „Bildnachweistafel“ also wie folgt aussehen:

„Startseite Oben – Glühbirne vor Blau: BillionPhotos.com / Fotolia.com“

Agentur schützt vor Fehlern nicht

Zuletzt – aus eigener Erfahrung als Anwältin im Bereich Urheber- und Medienrecht – ein Hinweis: Die Zusammenarbeit mit einer Web-Agentur schützt nicht vor rechtlichen Fehlern auf der Kanzleiwebsite. Es gibt viele Agenturen, die sich mit den urheberrechtlichen Anforderungen an eine Website wenig bis gar nicht auskennen. Und bei der Menge der Agenturen auf dem Agenturmarkt ist die Anzahl der grau-schwarzen Schafe ohne rechtliche Grundkenntnisse nicht ganz gering.

Solche Agenturen stellen Ihnen nicht selten eine hübsche Kanzleiwebsite quasi mit großer roter Schleife vor die virtuelle Tür. Abmahnfähig sind solche Seiten häufig aus den oben genannten Gründen dennoch. Abgemahnt werden dann Sie als Seitenbetreiber. Natürlich: Sie können den daraus entstehenden Schaden im Zweifel an die Agentur durchreichen, aber das kostet Zeit und Nerven, die man sinnvoller einsetzen kann. Es macht also durchaus Sinn, seine Web-Agentur auch in rechtlicher Hinsicht bei der Nutzung von Text- und Bildmaterial von Beginn an ein wenig auf die Finger zu sehen und durchaus kritisch nachzufragen.

Die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

  • Wurden alle Medieninhalte korrekt für die Nutzung im Internet lizenziert?
  • Lassen die Lizenzbedingungen bestenfalls eine zeitlich und räumlich unbeschränkte Nutzung der Inhalte zu? Sonst Frist notieren, zu der man Lizenz verlängert oder Bilder / Texte austauscht
  • Werden die Urheber wie – individuell! – erforderlich korrekt genannt?
  • Sind die notwendigen Quellenangaben vorhanden?

[1] Das gilt vor allem, weil viele Kanzleien die Texte zur Internetseite selbst beisteuern, Fotos aber fast immer lizenzieren müssen.

Rechtsanwältin Pia Löffler ist Mitinhaberin der Boutique-Agentur anwalts.marketing, die sich auf die (Online-) Marketingberatung von Rechtsanwälten / Patentanwälten und MDP-Kanzleien spezialisiert hat