Personalauswahl und strukturierte Bewerbergespräche – Gastbeitrag von Viviane Schrader

In Zeiten des Fachkräftemangels finden viele Kanzleien kaum noch geeignete Bewerber, um ihre offenen Stellen für Rechtsanwalts- oder Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte adäquat und zügig zu besetzen. Umso wichtiger ist es, aus der teilweise geringen Anzahl von Bewerbungen diejenigen Personen herauszufiltern, die fachlich und persönlich geeignet sind, die freie Position in der Kanzlei dauerhaft zu besetzen. Denn nicht nur die Nichtbesetzung einer Stelle kostet die Kanzlei viel Geld, sondern auch die Fehlbesetzung!

Letztendlich kann man keinem Bewerber hinter die Stirn schauen, aber man kann durch ein wohldurchdachtes Bewerberauswahlverfahren und ein strukturiertes Bewerbergespräch dafür sorgen, dass die Wahrscheinlichkeit einer Fehlbesetzung deutlich reduziert wird.

Der Beginn jeder Bewerberauswahl liegt bereits im Erstellen eines Anforderungsprofils für die zu besetzende Stelle. Wenn nicht klar definiert ist, wer genau gesucht wird, kann es am Ende – für beide Seiten – zur großen Ernüchterung kommen. Es ist daher zwingend vorab zu klären, welche fachlichen und sozialen Kompetenzen der perfekte Bewerber haben sollte und wie der Tätigkeitsbereich der zu besetzenden Stelle realistischer Weise aussieht. Auf dieser Basis erstellt man dann die passende und aussagekräftige Stellenanzeige. Ist die Qualität der Stellenanzeige mangelhaft, so wird sich auch kaum ein geeigneter Bewerber finden, der optimal ins Anforderungsprofil passt und die geforderte Tätigkeit zufriedenstellend ausführen kann.

Gehen aufgrund der ansprechenden Stellenanzeige eine ausreichende Anzahl von Bewerbungen ein, so sollten diese zwingend zentral erfasst werden und ein kurzes Eingangsbestätigungsschreiben – am einfachsten per E-Mail – versendet werden. Für die Prüfung der einzelnen Bewerbungen eignet sich ein eigens hierfür erstelltes Formular, auf welchem man die zu prüfenden Aspekte notiert und dann eine Wertung vornimmt.

Die favorisierten Bewerber sollten zeitnah zu einem Gespräch eingeladen werden. Die weiteren Bewerber sollten eine Zwischennachricht bzw. die Absage erhalten. Das macht einen guten Eindruck und man vermeidet auch – ggfs. mehrfache – Nachfragen von Bewerbern.

Das Bewerbergespräch sollte zwingend ein sog. strukturiertes Gespräch sein. Dieses bedarf daher einer entsprechend sorgfältigen Vorbereitung. Im Vorfeld sollte geklärt werden, welche Personen neben dem Bewerber am Gespräch teilnehmen (z.B. Vertreter der Kanzleiführung sowie Büroleitung, Mitarbeiter aus dem Office etc.). Der Vorteil, wenn verschiedene Personen das Gespräch begleiten, ergibt sich aus den verschiedenen Blickwinkeln der Teilnehmer und aus dem sich daraus gebildeten besseren Bild. So haben z.B. Office-Mitarbeiter im Gespräch oft einen anderen Fokus als z.B. der Seniorpartner. Auch hieraus ergeben sich unterschiedliche Gesprächswahrnehmungen, die sich gegenseitig bereichern können.

Dann sollte ein Gesprächsbogen erstellt werden, aus dem sich der Verlauf des Gesprächs in Stichworten ergibt. So ist sichergestellt, dass alle Bewerbergespräche identisch verlaufen und entsprechend vergleichbar werden.

Nach einer Begrüßung sollte der Bewerber sich selbst vorstellen und seine maßgeblichen Fähigkeiten in eigenen Worten beschreiben. So kann man Redegewandheit, Umgang und soziale Kompetenzen prüfen. Kleine Fragen zum Privatleben, z.B. Hobbies, sind erlaubt und lassen Rückschlüsse auf die Persönlichkeit des Bewerbers zu.

Für die Überprüfung der fachlichen Kompetenz kann man z.B. reine Wissensabfragen (oder Allgemeinwissen) mit der Lösung von praxisorientierten Fallbeispielen kombinieren. Es ist Geschmackssache, ob man einen Bewerber im Sekretariat heutzutage noch zu einer Arbeitsprobe, z.B. beim Diktatschreiben, bittet. Aber auch in diesem Teil sollte der Bewerber viel Redezeit erhalten, um auch seine fachlichen Kompetenzen zu beschreiben („Erläutern Sie einen typischen Arbeitstag bei Ihrem vorherigen Arbeitgeber.“). Wichtig für das gesamte Gespräch ist, dass es sich um einen Dialog handelt, und nicht um einen Monolog eines Kanzleivertreters. Auch sollte für die Gespräche ein großzügiger Zeitrahmen gewählt werden. Bewerbergespräche unter Zeitdruck können nicht erfolgreich geführt werden!

Nach Abschluss aller Gespräche werden die Gesprächsbögen ausgewertet und derjenige Bewerber, der die meisten Kriterien erfüllt, sollte zu einem weiten Gespräch über die Verhandlung der Vertragsinhalte eingeladen werden.

Stellt sich heraus, dass kein Bewerber alle Kriterien oder wenigstens eine weit überwiegende Anzahl erfüllt, so darf (und sollte) die Konsequenz sein, dass die Bewerberauswahl an dieser Stelle gescheitert ist und eine erneute Suche beginnen sollte. Ein Bewerber, der nicht überzeugt, darf nicht aus purer Not und Zeitdruck, eine Stelle dringend zu besetzen, eingestellt werden. Der mittel- und langfristige Schaden, der sich u.U. für die Kanzlei ergibt, ist zu groß. Auch für einen Bewerber, der im Nachhinein die fachlichen Kompetenzen schlicht nicht liefern kann, kann es frustrierend werden. Hier sollte auch der Gesundheitsschutz des Arbeitnehmers beachtet werden. Denn ein überforderter Mitarbeiter kann schnell an Überlastungssymptomen leiden und erkranken.

Installieren Sie also für Ihre Kanzlei standardisierte Bewerberauswahlverfahren,strukturieren Sie die Bewerbergespräche und legen Sie damit den Grundstein für einen größtmöglichen Erfolg bei der Mitarbeitersuche!

Viviane Schrader, zert. Personalmanagerin (DAM), Rechtsfachwirtin, Gesellschafterin der Tietje & Jäger oHG, Kanzlei-Consulting, Achim, www.tietje-jaeger.de

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