beA-Start – Chancen für Kanzleimitarbeiter: Gastbeitrag von Viviane Schrader

Am 1. Januar 2018 geht es endlich los: Alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte in Deutschland müssen spätestens zu diesem Zeitpunkt ihr besonderes elektronisches Anwaltspostfach („beA“) so eingerichtet haben, dass sie empfangsbereit sind (passive Nutzungspflicht). Das bedeutet, dass sie zumindest regelmäßig in das Postfach sehen müssen, um eingegangene Schriftstücke in Empfang zu nehmen. Bestenfalls wird das beA ab Januar auch zum Versenden der Gerichtspost genutzt.

beA = Schreckgespenst für viele Kanzleien
Viele Kanzleien fühlen sich von beA abgeschreckt und versuchen, die Nutzung zu vermeiden (was nicht möglich sein wird). Das beA ist jedoch kein Schreckgespenst, sondern bietet eine hervorragende Gelegenheit, die Mandatsbearbeitung modern und effizient zu gestalten und einhergehend bestehende Arbeitsabläufe in der Kanzlei zu verschlanken. Die Kommunikation mit den Mandanten wird in den meisten Kanzleien schon seit geraumer Zeit fast vollständig durch E-Mail getätigt. Warum also nicht auch die Korrespondenz mit den Gerichten in die Zukunft heben und beA schnellstmöglich einrichten?! beA muss als Chance gesehen und genutzt werden!

Vorteile von beA
Ein Vorteil liegt sofort auf der Hand: Die durch Textverarbeitungsprogramme erstellten Schreiben und Schriftsätze müssen künftig nicht mehr ausgedruckt und unterschrieben werden. Sie können direkt in eine Nachricht im beA hochgeladen und vor Versand signiert werden. Man spart den Ausdruck und die Mehrfertigung von beglaubigten und einfachen Abschriften. Dasselbe gilt für Anlagen. Diese müssen lediglich eingescannt und dann zur Nachricht hochgeladen werden. Auch hier spart man die Vervielfältigung für den Gegner.

Ebenso verfährt man mit eingehender Gerichtspost. Diese kann elektronisch archiviert und dann mittels einem normalen Mailprogramm an den Mandanten weitergeleitet werden. Es entfällt hier der Zwischenschritt, Papierpost einzuscannen, um sie an den Mandanten per E-Mail zu versenden.

Durch das Erstellen und Hochladen von Nachrichten in das beA wird auch das Umhertragen von Unterschriftenmappen unnötig.

Sind die Schriftsätze erst signiert und an das Gericht verschickt, erhält man sofort eine Eingangsbestätigung des Servers. Diese dient dem Nachweis, dass ein Schriftsatz fristgerecht eingereicht wurde. Kein banges Warten mehr am Faxgerät und auch spätabendliche Botenwege zum Nachtbriefkasten erübrigen sich hierdurch.

Der Versand der Gerichtspost über beA wird außerdem auch die Portokosten der Kanzlei senken.

beA ermöglicht (fast) papierloses Arbeiten
Die Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs wird in den Kanzleialltag immer mehr Einzug halten, sodass ein (fast) papierloses Arbeiten möglich sein wird. Der Vorteil, wenn die Kanzlei mittelfristig auf die vollständige elektronische Aktenführung umstellt, ist, dass hierdurch mit einem Mausklick ein schneller Überblick über alle Schriftstücke in der Akte zu erhalten ist und z. B. Sachstandsanfragen von Mandanten per Telefon augenblicklich beantwortet werden können. Zudem entfallen die physischen Akten in den Schränken und Archiven und werden die Kanzleiräume nicht mehr unnötig belasten.

beA als Chance nutzen
beA wird eine große Arbeitserleichterung für alle Kanzleimitarbeiter und auch die Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte bedeuten! Allerdings nur, wenn die Zeit bis zum 1. Januar 2018 genutzt wird, um sich über die neuen Abläufe, die notwendig sein werden für eine fehlerfreie und zufriedenstellende Nutzung, Gedanken zu machen und Testläufe in der Kanzlei zu starten. Jetzt ist noch Zeit dafür – nutzen Sie sie!

Von Viviane Schrader, Rechtsfachwirtin, zert. Personalmanagerin (DAM), Gesellschafterin der Tietje & Schrader oHG, Kanzlei-Consulting, Achim, www.tietje-schrader.de

2 Antworten
  1. Sylvia Vörtmann-Hobohm
    Sylvia Vörtmann-Hobohm says:

    Warum nur wird überall das Arbeiten mit lediglich elektronischen vorhandenen Dokumenten als Vereinfachung, Arbeitserleichterung, Verbesserung gelobt? Obwohl ich seit meinem Studium regelmäßig mit dem PC arbeite, empfinde ich es immer noch als angenehmer, Schriftstücke auf ausgedrucktem Papier zu lesen, mir dort meine Markierungen anzubringen. Es ist bekannt, dass das stundenlange Starren auf den Bildschirm ein gesundheitliches Risiko darstellt, trotz guten Bildschirmen, trotz Arbeitsplatzbrille. Meine Erfahrung mit Gegnern (z. B. Versicherungen), die bereits vollständig auf elektronische Akten umgestellt haben: die Erfassung des Sachverhalts erfolgt oberflächlicher. Immer wieder muss man auf bereits in vorherigen Schriftsätzen vorgetragene Sachverhalte und Anträge hinweisen, weil diese am Bildschirm mal eben überlesen werden. Meine Methode wird bleiben: ich drucke mir die Schriftstücke aus, um damit zu arbeiten, erfasst und archiviert werden sie in der elektronischen Akte zwecks besseren Zugriffs.

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  2. Carsten R. Hoenig
    Carsten R. Hoenig says:

    „Ebenso verfährt man mit eingehender Gerichtspost. Diese kann elektronisch archiviert und dann mittels einem normalen Mailprogramm an den Mandanten weitergeleitet werden. Es entfällt hier der Zwischenschritt, Papierpost einzuscannen, um sie an den Mandanten per E-Mail zu versenden.“

    Der unverschlüsselte Versand z.B. von „Gerichtspost“ via eMail kann nicht nur einen Berufsrechtsverstoß (§ 43a II BRAO) darstellen, sondern auch strafrechtsrelevant (§ 203 StGB) werden. Ich wäre da vorsichtiger mit einem solchen Hinweis. Und mit der Mandantenkorrespondenz per eMail.

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