Digitalsierung beA

Der elektronische Rechtsverkehr – vom „Drumherum“ des beA

Wer bisher dachte, dass sich der voranschreitende elektronische Rechtsverkehr lediglich darauf beschränke, das besondere elektronische Anwaltspostfach „beA“ nutzen zu können, wird sich der Tragweite dieser weiteren und neuen Kommunikationsmöglichkeiten nicht bewusst. Denn …

Büroabläufe müssen angepasst …

Die Einbindung des Postfachs in die üblichen Büroabläufe stellt eine erste Herausforderung dar. Es muss gewährleistet sein, dass über das beA eingehende Kanzleipost nicht nur regelmäßig abgerufen, sondern auch sorgfältig auf Fristen und Termine geprüft wird. Gerade in der Anfangszeit während der passiven Nutzungspflicht, wenn neue Abläufe noch nicht Routine sind, sollte ein besonderes Augenmerk auf die richtige Behandlung der Posteingänge gelegt werden. Vorhandene Arbeitsanweisungen müssen daher zwingend um den Bereich der Nutzung des beA ergänzt und an alle Kanzleimitglieder kommuniziert werden.

Entschließt sich die Kanzlei dann weiter das beA auch zum Versenden von Schriftsätzen zu nutzen, müssen auch hier die neuen Abläufe durchdacht, festgelegt und in einer Arbeitsanweisung schriftlich fixiert und bis zum Eintreten einer gewissen Routine engmaschig überprüft werden.

… und sowohl Mitarbeiter als auch Berufsträger müssen sensibilisiert werden

Dass sich die Büroabläufe verändern müssen, erscheint noch plausibel. Dass aber die Kanzlei ggfs. auch im Personalmanagement nachbessern muss, ergibt sich erst auf den zweiten Blick. Nutzen die Mitarbeiter die beA-Mitarbeiterkarten, so sollte es schriftliche Vereinbarungen zwischen Kanzlei und Mitarbeitern geben, die in der jeweiligen Personalakte abgelegt werden. In diesen wird klargestellt, dass die Karten (und PIN) für Dritte weder offen sichtbar noch zugänglich gemacht werden dürfen.

Beispiel: Die beA-Mitarbeiterkarte darf nach Feierabend nicht offen auf dem Schreibtisch liegen und ein Post-it mit der PIN-Nummer am Monitor kleben. Auch das Beschreiben der Karte mit der PIN ist nicht erlaubt! Besser ist es, die Karte in einem abschließbaren Rollcontainer zu verwahren und sich die PIN schnellstmöglich zu merken. Als Hilfe ist es möglich, die PIN zu notieren, in einen Umschlag zu legen und diesen z. B. in der Personalakte des Mitarbeiters zu verwahren.

Die Karten dürfen die Kanzleiräume auch nicht verlassen (z. B. sollte die Karte nicht in der Geldbörse der Mitarbeiterin verwahrt werden). Außerdem muss klar geregelt werden, dass bei Ausscheiden des Mitarbeiters die Karte in der Kanzlei verbleibt.

Entsprechendes gilt für die Karten von Berufsträgern. Es sollte daher vertraglich geregelt sein, dass ggfs. bereits eingeräumte Zugriffsrechte auf das Postfach des Berufsträgers durch Personen einer anderen Kanzlei mit Eintritt in die neue Kanzlei sofort entzogen werden müssen, um zu verhindern, dass diese Personen z. B. noch Einsicht in das Postfach nehmen können. Mitarbeiter, die ebenfalls Zugriffsrechte haben, sollten selbstständig prüfen, ob der Entzug der Rechte erfolgt ist und ggfs. den Berufsträger bzw. die Person in der Kanzlei, die die Postfächer und Rechte verwaltet, auf die notwendige Veränderung hinweisen.

Beispiel: Rechtsanwältin A verlässt die Kanzlei B zum 31.03.2018 und tritt zum 01.04.2018 in die Kanzlei C ein. Sie vergisst jedoch, die Zugriffsrechte ihrer bisherigen Mitarbeiterin D und dem Kollegen E zu entziehen. Dies fällt ihr erst am 05.04.2018 ein. Bis zu diesem Zeitpunkt könnten die bisher berechtigten Personen auch unbeabsichtigt Einsicht in die gesamte im beA befindliche Post nehmen!

Sonderfälle beachten!

Auch das Ausscheiden von Berufsträgern sollte daher vertraglich so gestaltet sein, dass sie selbst wiederum erteilte Zugriffsrechte entziehen und in Anwaltsprozessen unverzüglich bei den Gerichten anzeigen, dass ein Kanzleiwechsel stattgefunden hat und dieser Umstand bei künftigen Zustellungen des Gerichts berücksichtigt werden muss, um Irrläufer zu vermeiden.

Überhaupt sollte es mindestens eine schriftliche Arbeitsanweisung geben, in der geregelt ist, dass Irrläufer und elektronische Empfangsbekenntnisse nach Ausscheiden aus der Kanzlei unverzüglich beim Absender zurückgewiesen oder ggfs. an den korrekten Adressaten weitergeleitet werden. Die Zukunft wird zeigen, ob und welche weiteren Regelungen praxisrelevant sein werden.

Zu guter Letzt

Wird eine Kanzlei sich dazu entschließen, den elektronische Rechtsverkehr so weit wie möglich zu nutzen, indem z. B. auf Papierhandakten verzichtet wird und mit Neustart des beA sowohl der Posteingang als auch der Postausgang elektronisch erfolgt, wird auch über Speicherkapazitäten auf Servern sowie IT-Sicherheit nachzudenken sein.

Hier sollte gemeinsam mit einem IT-Experten eine realistische Analyse des künftigen Datenvolumens vorgenommen und über notwendige Investitionen der Kanzlei in Hard- und Software gesprochen werden. Dabei ist zu beachten, dass diese Investitionen je nach bisheriger Ausstattung der Kanzlei ggf. umfangreicher ausfallen und somit erhebliche Kosten auslösen können. Gute Planung ist hier also ratsam.

Die Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs ist eine Chance in der Kanzlei, bewährte Arbeitsabläufe unter neuen (auch datenschutzrechtlichen) Gesichtspunkten zu betrachten und anzupassen. Hier muss auf jeden Fall auch ergänzend die im Mai in Kraft tretende Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beachtet werden, die vor allem auch die Datenverarbeitung im Fokus hat.

 

 

Viviane Schrader, Rechtsfachwirtin, zert. Personalmanagerin (DAM), Gesellschafterin der Tietje & Schrader oHG, Kanzlei-Consulting, Achim, www.tietje-schrader.de

 

 

 

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