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#Change4Legals? Veränderungsprozesse in Kanzleien erfolgreich gestalten

Der Rechtsmarkt ist einer Disruption unterworfen. Elektronische Rechtsdienstleistungen, automatisierte Mandatsvermittlung und viele weitere Produkte rund um die Rechtsberatung sprießen in Form von Legal Tech-Unternehmen wie Pilze aus dem Boden. Innerhalb der Kanzlei muss die Effizienz erhöht werden. Auch die Digitalisierung der internen Prozesse tut Not. Wer sich dieser Welt gänzlich entzieht, ist bald nicht mehr marktfähig. In traditionellen Kanzleien setzt Panik ein. Nicht selten gehen Mandatsaufkommen zurück und Umsätze sinken. Mandantentreue war gestern. Der aktuelle Digitalisierungs-Boom bedeutet Veränderung nach innen und außen.

Veränderung versus Kanzleien

Woran es nun genau liegt, dass Kanzleien sich bei Change-Projekten besonders schwer tun, kann nicht abschließend beantwortet werden. Vielleicht liegt es an den Bedenken, die ein Anwalt berufsbedingt immer in sich trägt, vielleicht liegt es an der Partnerschafts-Struktur. Vielleicht fehlt auch einfach nur die Übung im unbelasteten Neu-Denken. Die gute Botschaft ist, dass man lernen kann, sich konstruktiv mit Veränderungsprozessen auseinanderzusetzen. Jeder im Unternehmen Kanzlei, und diese Grundannahme sollte nicht aus den Augen verloren werden, ist daran interessiert, dass es der Kanzlei gut geht, dass sie weiterhin Bestand hat. Jeder – gerade auch die Mitarbeiter – möchte Teil einer Erfolgsgeschichte sein. Diesen Wunsch gilt es, in Veränderungsenergie umzuwandeln, ihn zu nutzen, um notwendige Maßnahmen möglichst blockadefrei zu realisieren.

Treiber des Wandels

Der größte Treiber des Wandels ist aktuell in jeder Kanzlei die Digitalisierung. Hinzu kommt ein Generationswechsel, der nicht nur das „Alter“ im Fokus hat, sondern eine Umstellung der Generation „analog“ auf die Generation „digital“ impliziert. Das löst Veränderungsnotwendigkeiten aus, die sich auf alle Kanzleibereiche auswirken. Die Kommunikation zum Mandaten, die internen Prozesse, die Mandatsakquise und viele weitere Bereiche werden digitalisiert, weil man effizient werden muss. Nichts geht ohne Veränderung und damit ohne Change-Management, denn wenn Veränderungsprozesse nicht gemanagt werden, wird es teuer, ungelenk, blockiert. Das führt im Zweifel zu Traumatisierungen, die ausstrahlen und nachhaltig wirken.

Warum es nicht ohne Vorbilder geht

A und O im Change-Management ist, dass die Verantwortlichen in der Kanzlei vereint hinter der Veränderung stehen. Wurde das neue Projekt im Partnerrat oder in der Partnerversammlung beschlossen, sollten keinerlei Zweifel mehr kommuniziert werden. Das macht das Projekt porös, anfällig für Bedenken, für Blockaden und einen Mangel an Identifikation. Sie sollten sich also ganz genau überlegen, welche Veränderungsprozesse Sie anstoßen und welche Konsequenzen die Veränderung haben wird. Wenn Sie sich zur Veränderung entschlossen haben, stehen Sie hinter dieser Entscheidung und rechtfertigen Sie sie nicht mit einem Druck, der von außen kommt. Machen Sie klar, dass das Ja zur Veränderung ein Ja zur Zukunft ist, die sich aktiv gestalten lässt.

Die Architektur erfolgreichen Wandels

Veränderungen können wundervoll sein, wenn sie von allen getragen werden – vom Management, den Partnern, den Mitarbeitern. Dann entstehen Begeisterung und das gute Gefühl, Teil eines kreativen Akts zu sein, einen Beitrag zu leisten, der Wert hat. Bei aller Veränderung allerdings sollte man sich dringend die Frage stellen, was erhalten bleiben soll. Was ist wertvoll an dem, was jetzt ist? Veränderung bedeutet schließlich nicht, dass alles Bisherige falsch war und zum Teufel gejagt gehört. Gerade kritische Partner und Mitarbeiter bekommt man gut in den Prozess involviert, wenn man sie darum bittet, zu erklären, was Bestand haben soll. Das nimmt die Angst und macht frei von dem Gedanken, dass alles, was man bisher getan hat, schlecht war.

Ergebnis

Veränderungsprozesse in Kanzleien können sehr gut gelingen, wenn man sie managt. Das muss nicht immer gleich ein Tagesseminar mit allen Mitarbeitern und Partnern sein, aber ein paar Basics sollten standardisiert in der Kanzlei abgearbeitet werden. Dazu gehören beispielhaft der Entscheidungsfindungs-Prozess der Partner, die Veränderungskommunikation an die Mitarbeiter und der konstruktive Umgang mit Zweiflern und Blockierern. Das Festlegen (und ggf. Ausbilden) eines Projekt- oder Change-Managers ist genauso notwendig wie die Tatsache, dass dieser über echte Entscheidungs-Kompetenzen verfügt.

Wichtig ist, dass Sie die Erfolgsfaktoren des Veränderungsprozesses vor Augen haben und befüllen. Die goldene Formel für erfolgreiches Change-Management in Kanzleien lautet:
Ziele + Handlungspläne + Ressourcen + Fähigkeiten + Anreize + Information = erfolgreiche Veränderung in der Kanzlei

Setzt man sich mit dieser Formel nicht detailliert auseinander, entstehen sehr schnell Aktionismus, Chaos, Frustration, Angst, Verwirrung oder eine Verlangsamung des Veränderungsprozesses. Die Unterstützung durch externe Change-Manager empfiehlt sich in Kanzleien – zumindest am Anfang.

 

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Die Autorin: Liane Allmann studierte Internationale Betriebswirtschaftslehre. Sie befasst sich seit knapp 20 Jahren mit Vertriebsthemen für Wirtschaftskanzleien und leitete elf Jahre lang die Geschäftsstelle des internationalen Anwaltsnetzwerks Eurojuris Deutschland e.V. Sie ist Inhaberin der Agentur Kitty&Cie – und entwickelt Kommunikationsstrategien und Vertriebsmanagement für Anwälte und Kanzleien.

 

 

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1 Antwort
  1. Martin
    Martin says:

    Ein wichtiger Beitrag, um Kanzleien die Augen zu öffnen, dass derzeit etwas passieren muss. Es nützt nichts, die „Digitalisierung“ einfach auszusitzen und zu warten, bis dieser Kelch an einem vorüber geht. Nur weil das beA scheitert, darf nicht auch die eigene Digitalisierung scheitern. Niemand sollte vergessen, dass das beA an sich (wenn es denn funktionieren würde) eine längst überfällige Maßnahme ist, um die an sich bislang nur wenig digitalisierten Juristen wieder auf den Stand der Technik zu heben. Jeder Anwalt sollte sich mit Digitalisierungs- und Automatisierungslösungen für seine Kanzlei befassen.

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