Kanzlei-Knigge

Kanzlei-Knigge: 5 unverzichtbare Tipps, die jeder Rechtsanwalt kennen sollte

In der heutigen Zeit wird fehlende Wertschätzung, Respektlosigkeit und Egoismus immer deutlicher festgestellt. So kommt es immer wieder zu Missverständnissen, Konflikten und Streitereien, in denen der professionelle Anwalt bzw. die professionelle Anwältin gefragt ist. Deshalb folgen hier fünf Tipps, die die Zusammenarbeit erleichtern.

1. Höflichkeit und Sympathie

Vereinbart ein Mandant einen Termin mit einer Kanzlei, handelt es sich oft um knifflige, manchmal unangenehme oder sogar peinliche Themen. Umso wichtiger ist es, dass der erste Eindruck, den der Mandant wahrnimmt, überzeugend auf ihn wirkt. Ungestresst wirkende Angestellte und eine einladende, freundliche Atmosphäre helfen dabei. Die Begrüßung durch den ersten Ansprechpartner wie auch später durch den Anwalt ist offen und der jeweiligen Situation entsprechend angemessen. Der Anwalt nimmt bei der Begrüßung Blickkontakt auf, reicht die Hand zum Gruß, lächelt und beachtet vor allen Dingen den ‚Rang‘ (Alt vor Jung; Frau vor Mann). Ganz schnell beeinflussen zeitgemäße Umgangsformen den späteren Geschäftsverlauf. Die ersten Sekunden legen bereits die Basis für einen Sympathieaufbau und den damit erwarteten erfolgreichen Ablauf des Zusammenkommens.

2. Einfühlsamkeit und Empathie

Nachvollziehbarerweise betreut der Anwalt nicht nur einen Mandanten. Aus Sicht des Mandanten ist sein Anliegen verständlicherweise wichtiger als die Belange anderer. Deshalb fühlt er sich wohl, wenn er mit seinen Fragen und Wünschen wahrgenommen wird. Er will das Gefühl haben, dass ihn der Anwalt ‚wirklich‘ versteht und seine Argumente (und Ängste) nachvollziehen kann. So wird der professionelle Anwalt eine einfühlsame Fragetechnik anwenden, um herauszufinden, welchen Klärungsbedarf der Mandant tatsächlich hat. Nicht immer gelingt es dem Mandanten mit klaren und eindeutigen Formulierungen eindeutig das auszudrücken, was ihn bewegt. Durch das emphatische Vorgehen des Anwalts wird dieser manch eine nicht geäußerte Information erhalten, die wichtig für das weitere Vorgehen ist. Er klärt genau, was der Mandant von ihm erwartet und wie weit er seine Erwartungshaltung erfüllt.

3. Vertrauen und Ehrlichkeit

Um das angestrebte Ziel erreichen zu können, muss absolut ehrlich miteinander umgegangen werden. Fehlt eine wichtige – eventuell noch so kleine Information – kann das die geplante Strategie ins Wanken bringen. Deshalb gilt Ehrlichkeit! Wenn der Anwalt erkennt, dass er Wünsche des Mandanten nicht erfüllen kann – oder er gegebenenfalls sogar in die rechtliche Grauzone käme – spricht er das offen aus. Es ist sinnlos, nur vage zu formulieren oder gar den Mandanten im falschen Glauben zu lassen. Das baut spätere Enttäuschung und Frust auf. Die Ehrlichkeit – auch wenn diese verletzen kann – führt schneller zum gegenseitigen Vertrauensaufbau. Besteht das Vertrauen, wird es auch bei zukünftiger Zusammenarbeit leichter sein, schnell und erfolgreich zum Ziel zu kommen. Nebenbei baut sich der Anwalt einen treuen Mandantenstamm auf.

4. Zuhören und Aufmerksamkeit

Offensichtlich haben viele Menschen verlernt, einander aufmerksam zuzuhören. Sie stellen eine Frage, sind bei der folgenden Antwort gedanklich aber schon ganz woanders. Wie soll hier eine erfolgreiche Kommunikation und Gesprächsführung aufgebaut werden? Im Management wird zwischen Hören, Zuhören und aktivem Zuhören unterschieden. Bei Letzterem wird im Gegensatz zum Hören (zum Beispiel Hintergrundgeräusche) und Zuhören (zum Beispiel reden lassen aber bereits die eigene Strategie entwickeln) empathisch hinterfragt. Es wird unterstellt, dass es zu jeder Aussage einen Grund gibt. „Weshalb gibt mir mein Mandant diese Information? Wie ist diese im Kontext richtig einzuordnen?“ Der Anwalt schenkt dem Mandanten seine ‚volle‘ Aufmerksamkeit, um tatsächlich zu verstehen und vergangene Bewegungsabläufe zu erkennen, die zur aktuellen Situation führen.

5. Zeit und Ziele

Alle genannten Vorgehensweisen benötigen Zeit. Im heutigen, schnelllebig gewordenen Leben wird Zeit zu einem ausgesprochen wertvollen Gut. „Neben meiner Aufmerksamkeit schenke ich Ihnen alle Zeit, die zur Klärung benötigt wird.“ Dazu gehört auch, dass zu Beginn des Gesprächs ein harmonischer Smalltalk geführt wird und bei der Verabschiedung der Mandant bis zum Ausgang begleitet wird. Der Mandant fühlt sich wohl, wenn er als Mensch mit individuellen Bedürfnissen und nicht als zahlende und durchlaufende Nummer behandelt wird. Eine sauber und zeitlich genau festgelegte Zielsetzung vermeidet unnötiges Nachfragen. Der Mandant fühlt sich wertgeschätzt und kann den Stand der Entwicklungen eindeutig zuordnen. Er fühlt sich verstanden und beruhigt, sodass er der anstehenden Zukunft ruhig ins Auge schauen kann.

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Horst Hanisch

 

Horst Hanisch, Fachbuchautor, Dozent und Coach in Bonn. Seine Dozententätigkeit erstreckt sich auf die Bereiche Kommunikation/Rhetorik, Psychologie, Umgangsformen/Etikette, Kulinarisches und Konflikt-Stress-Bewältigung. Horst Hanisch ist Autor zahlreicher Fachbücher (zur Zeit ca. 60 Bücher in 8 Sprachen).

 

 

 

 

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Hanisch

Kanzlei-Knigge

4., durchgesehene Auflage 2017. Buch. XVIII, 202 S. Softcover
Springer Gabler ISBN 978-3-658-19353-9, 34,99 €

 

 

 

 

 

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