Warum Kanzleisoftware in die Cloud gehört – Interview mit Christian Solmecke

Herr Solmecke, schön dass Sie sich die Zeit nehmen für das Interview mit dem Kanzleiforum. Wir kennen Sie als  „YouTube“ Anwalt. Nun sind Sie unter die Softwareentwickler gegangen. Uns geht es heute um eine cloudbasierte Kanzleisoftware, die Sie mitentwickelt haben. “Legalvisio” eine cloudbasierte Kanzleisoftware, soll in Kürze für Anwälte verfüg- und buchbar sein. Was stellen wir uns denn darunter vor? 

Entwickelt wurde die Software zunächst einmal gar nicht für die Anwälte in Deutschland sondern nur für meine eigene Kanzlei. Durch die Akquise von Tauschbörsennutzern, die von der Medienindustrie abgemahnt worden sind, wurde ich Opfer meines eigenen Erfolges: Wir hatten viel Geschäft, doch wenig Kapazitäten, dieses Geschäft abzuarbeiten. So wurde im Jahr 2010 der Grundstein für Legalvisio gelegt. Wir stellten einen Software-Entwickler ein, der uns große Teile der anwaltlichen Arbeit automatisierte. Etwa sechs Jahre später haben wir uns dann mit den Profis der HW Partners AG zusammengetan, um die Cloud-Software massenmarkttauglich zu machen und so jedem Anwalt in Deutschland einen Vorteil zu verschaffen.

Wie sieht die Software aus, was dürfen Ihre zukünftigen Kunden erwarten?

Als Automatisierung bieten wir beispielsweise ein komplett selbstständiges Mahnwesen. Das bedeutet, dass der Computer selbständig überprüft, ob Rechnungen bezahlt worden sind und dann wahlweise zwei E-Mails oder sogar Briefe automatisiert verschickt, um den eigenen Mandanten an das Bezahlen der Rechnung zu erinnern.

Deutliche Vorteile bietet unsere Software auch in Sachen Kommunikation. Bei uns kann man E-Mails direkt von einer Webseite versenden, ebenso geht das mit Faxen und Briefen. Vorlagen sind frei konfigurierbar und kleine Workflows können eingestellt werden. Und last but not least handelt es sich bei Legalvisio natürlich um eine Cloud-Software.

Anwaltssoftware ist ja nicht neu, in der Cloud aber schon – worin liegt eigentlich genau der Vorteil einer Anwaltssoftware in der Cloud?

Bei mir ist es so, dass ich am Stadtrand von Köln wohne. Das bedeutet, dass ich morgens fast 40 Minuten zur Arbeit brauche. Fahre ich allerdings statt um 8:00 Uhr erst um 10:00 Uhr zur Arbeit, spare ich glatt 20 Minuten Fahrtzeit. Aufgrund der Tatsache, dass Legalvisio eine Cloud-Software ist, kann ich also problemlos zunächst zwei Stunden von zu Hause aus arbeiten und meine Arbeit dann im Büro fortsetzen. Am Wochenende arbeite ich sogar vom Strand in Holland aus, dort haben wir ein kleines Ferienhäuschen.

Und wenn der Mandant nach einem Gerichtstermin einmal Informationen über seinen Fall wünscht, zücke ich einfach mein Handy und habe seine Akte immer komplett dabei. Auch Vermerke können über das Handy von überall dann direkt in die Akte diktiert werden. Das schafft so im Moment keine andere Kanzlei-Software.

Sehen Sie die Zukunft weg von digitaler Kanzleisoftware hin zur Cloud?

Man sieht es ja im Alltag: E-Mails nutzen die meisten Menschen schon lange nicht mehr auf ihrem Computer sondern belassen sie bei gmail, gmx, oder web.de. Damit sind diese E-Mail Anwendungen zu reinen Cloudprojekten geworden. Der Weg in die Cloud ist vorgezeichnet. Was wir privat schon machen, wird sich auch beruflich durchsetzen. Das ist keine Frage des „ob“ sondern nur eine Frage des „wann“.

Bevor wir Cloud-Software eingesetzt haben, hatten wir Kosten für das Managen unserer IT-Infrastruktur von 30.000,00 € im Jahr. Dadurch, dass nun die Legalvisio GmbH die Software in der Cloud verwaltet, konnten die Kosten dramatisch gesenkt werden. Die Verwaltungskosten liegen jetzt nur noch bei knapp 10.000,00 €. Dies sind aus meiner Sicht die entscheidenden Vorteile der Cloud-Software:

Was sagen Sie zu Sicherheitsbedenken ggü. der Cloud, die viele Ihrer Kollegen haben? Man stellt sich ja vor, dass die Daten bei nicht vertrauenswürdigen Firmen liegen und nicht geschützt werden. 

Unsere Daten liegen alle verschlüsselt in einem C5 zertifizierten Rechenzentrum. Das ist die derzeit höchste Sicherheitsstufe. Hat man als Anwalt die Daten in der eigenen Kanzlei, kommen oft Referendare, Putzfrauen oder manchmal sogar Besucher an den Server. Die Gefahr, dass auf diese Weise Daten geklaut werden, ist um ein Vielfaches höher als bei Cloud-Software. Bei uns ist Sicherheit eines der zentralen Elemente. Wir kümmern uns 24 Stunden am Tag um die Sicherheit der Daten unserer Kunden.

In Anwaltskanzleien steht die Sicherheit oft ganz hinten an, zwar kümmert sich der Anwalt manchmal noch um Back-Ups, doch wo der Schlüssel zum Serverraum aufbewahrt wird, ist den meisten Anwälten ziemlich egal. Insofern glaube ich sogar, dass Cloud-Software – bei allen Vorurteilen – in der Praxis sicherer ist als das eigene Hosting.

Ist bei Ihrer Software die Bearbeitung von Dokumenten, Akten und z.B. Kalendern auf verschiedenen Geräten und durch mehrere Mitarbeiter in der Kanzlei möglich?

Natürlich.  Die einzelnen Nutzer sind untereinander vernetzt. Auch das ist eine der Hauptfunktionen unserer Software. Muss noch eine Klageerwiderung angefertigt werden, kann der Partner diesen Job natürlich über unser System einem Associate auf die Agenda setzen. Soll die Klage herausgeschickt werden, kann man das entweder selbst über die Software machen oder einer Sekretärin auf die Agenda setzen. So sind alle Verfügungen stets nachvollziehbar und transparent.

Welche Zielgruppe sprechen Sie eigentlich an? Ist „Legalvisio“ auch ein Modell für kleinere Kanzleien? Ist das bezahlbar und lohnenswert?

Wir haben gerade kleinere Kanzleien im Visier. Einzelanwälte können sich oftmals keine Sekretärin leisten. Hier bietet Legalvisio erheblich Vorteile. Wenn einem zum Beispiel das komplette Mahnwesen abgenommen wird, ist damit schon viel geholfen. Auch den Versand aus der Akte werden gerade kleinere Kanzleien lieben. Außerdem bekommen kleinere Kanzleien zwischen einem und zwanzig Mitarbeitern schnell einen Überblick über ihre Finanzen. Zum Beispiel gibt es einen Button der sich „unlukrative Akten“ nennt, damit sehe ich sehr schnell, in welchen Akten ich den geringsten Stundensatz derzeit erziele. Mit diesem Mandanten sollte ich vielleicht einmal ein Gespräch führen. Eine erste Ansicht von Legalvisio erhalten Sie hier:

Zum Schluss eine persönliche Frage: wie kommt ein Anwalt eigentlich auf die Idee, eine Software zu entwickeln? Und bleiben Sie denn YouTube weiterhin treu?

Zunächst einmal fasziniert mich die IT schon seit Kindesbeinen an. Ich habe schon mein Studium mit dem Betrieb einer Internetseite, die ich selbst programmiert habe, finanziert. Außerdem bin ich als IT-Anwalt ständig von Software-Entwicklern umgeben. Darüber hinaus befinden wir uns mitten im Legal Tech Zeitalter. Hier werden derzeit die verrücktesten Anwendungen entwickelt, die den Anwalt ersetzen sollen. Ich persönlich glaube nicht daran, dass Anwälte kurz oder mittelfristig durch Computer ersetzt werden können. Dann machen wir uns die Computer doch lieber zu Nutze und lassen uns dabei helfen, unsere tägliche Arbeit schneller zu erledigen.

Meinen YouTube-Kanal werde ich natürlich trotzdem nicht vernachlässigen. Das würden mir die knapp 240.000 Fans wahrscheinlich übel nehmen und außerdem ist das schon fast zu einem Hobby geworden. Ein YouTube Video zur Geschichte der Software sehen Sie hier:

 

RA Christian Solmecke

 

Christian Solmecke ist Rechtsanwalt für Medienrecht und IT-Recht und Partner der Kanzlei WILDE BEUGER SOLMECKE.

 

 

 

 

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