ISO 9001

Kanzleizertifizierung – Lernen Sie die Vorteile kennen!

Derzeit sind in Deutschland nur die wenigsten Anwaltskanzleien nach dem internationalen Standard DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziert, obwohl sich dieser bei vielen anderen Dienstleistern längst durchgesetzt hat. Insofern ist es schon etwas Besonderes, wenn eine Kanzlei zertifiziert ist. Doch was bedeutet eine Zertifizierung für Kanzleien, wie läuft sie ab und welche Kosten sind damit verbunden. Das wollten wir von Herrn Hülskötter wissen, dessen Buch Erfolgreiche Kanzleizertifizierung aktuell erschienen ist.

Normen des Qualitätsmanagements, wie die DIN ISO 9001:2015, beinhalten bestimmte Vorgaben und Anforderungen, die erfüllt sein müssen, wenn ein Unternehmen einem bestimmten Standard zu entsprechen bestrebt ist. Wie kann man diese auf Kanzleistrukturen übertragen?

Wie bei jedem anderen Dienstleistungsunternehmen auch. Eine Kanzlei funktioniert letztendlich ja auch nach bestimmten Organisationsmustern. Hier gilt es sicherzustellen, dass diese normkonform sind und dass es keine Arbeitsprozesse oder Rahmenbedingungen gibt, die mit den Anforderungen der Norm kollidieren.

Was muss im Vorfeld der Prüfung bedacht und erledigt werden? Ist es unbedingt notwendig eine Beraterfirma hinzuzuziehen oder ist die Norm an sich allgemein und gut verständlich?

Wenn jemand die nötige Zeit und Muße hat, kann er sicherlich ohne eine Beraterfirma auskommen. Letztendlich ist es eine Kostenfrage, was der preiswertere und schnellere Weg ist. Ich muss mir die Frage stellen, ob es günstiger ist, wenn ich meine eigene Zeit für die Einarbeitung und Durchführung investiere oder ob ich mir Beratungsleistung einkaufen möchte. Mit einem qualifizierten Berater kommt neben dem Fachwissen zur Norm immer auch ein gewisses Maß an zusätzlichem praktischen Wissen in die Kanzlei. Ganz nebenbei können Sie davon ausgehen, dass der Berater nicht die Kanzleibrille aufhat und nicht betriebsblind ist. Das kann sehr hilfreich sein. Entscheidend ist m. E., dass der Berater über eine entsprechende Branchenerfahrung verfügt.

Gibt es auch Software, die einen durch den Prozess leitet oder reicht sogar die aufmerksame Lektüre Ihres Buches?

Ja, es gibt eine Reihe von Softwareprodukten, die bei der Zertifizierung unterstützen wollen. Auch hier stellt sich dieselbe Frage: Habe ich die nötige Zeit und Muße, um das allein zu stemmen? Die aufmerksame Lektüre meines Buches reicht sicherlich nicht aus. Ich habe bewusst kein weiteres Formularhandbuch zur ISO 9001 geschrieben, sondern vielmehr versucht den Nutzen und den Weg dahin aufzuzeigen. Im Buch begleite ich eine Kanzlei von der Entscheidungsfindung, ob eine Zertifizierung Sinn macht, über die Entscheidung, ob es eine Einzel- oder Matrixzertifizierung sein soll bis zur Zertifizierung selbst.

Wer führt die Zertifizierung durch? Gibt es eine Datenbank, die auflistet, welche Unternehmen zertifizieren?

Die Zertifikate werden in der Zertifikatsdatenbank der jeweiligen Zertifizierungsgesellschaft gespeichert. In der Datenbank finden Sie alle zertifizierten Unternehmen oder Organisationen. Auf Anfrage erteilt die Zertifizierungsgesellschaft Auskunft über zurückgezogene und/oder ausgesetzte Zertifikate.

Mit welchen Kosten ist zu rechnen?

Das richtet sich ganz danach, ob sich jemand für eine Einzel- oder Matrixzertifizierung entscheidet. In allen Fällen wird die Matrixzertifizierung die deutlich günstigere Wahl sein. Und zwar sowohl in finanzieller wie auch in zeitlicher Hinsicht. Eine Matrixzertifizierung ist sicher für unter 2.000,00 Euro im ersten Jahr zu haben. Die Kosten für eine Einzelzertifizierung liegen deutlich höher.

Ab welcher Anzahl von Mandatsträgern lohnt sich Ihrer Einschätzung nach die Zertifizierung einer Kanzlei?

Ich persönlich kenne Kanzleien, in denen ein Mandatsträger aktiv ist, der sich den Luxus einer Zertifizierung leistet. Im Grunde müssen Sie sich die Frage stellen, was Sie mit der Zertifizierung erreichen möchten. Der Nutzen im Kanzleimarketing wird auch für einen einzigen Mandatsträger erreicht wie für die Kanzlei mit mehreren Juristen. Eine Unterstützung für die Organisation wird sich eher für die größere Kanzlei ergeben. Es sei denn, dass in der Kanzlei mit einem Mandatsträger mehrere Mitarbeiter beschäftigt sind. Dann wird auch diese Kanzlei von den Vorteilen einer dokumentierten und transparenten Organisationsstruktur profitieren. Insbesondere immer dann, wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden, die in die Kanzleiorganisation eingearbeitet werden sollen.

Welche Vorteile ergeben sich für zertifizierte Kanzleien?

Richtig genutzt bietet die Zertifizierung viele Vorteile hinsichtlich der Kanzleiorganisation. Die Arbeitsprozesse sind alle transparent und sorgfältig dokumentiert. Alle Mitarbeiter und Mandatsträger arbeiten auf einem vordefinierten, einheitlichen Qualitätsniveau, das hilft Fehler zu vermeiden und dem Mandanten eine perfekte Qualität zu bieten. Wobei sich Qualität hier auf die Organisation bezieht und nicht auf die Qualität der juristischen Arbeit.

Mit einem Qualitätsmanagementsystem stellen Sie eher sicher, dass die Kanzlei für Mandanten perfekt erreichbar ist, dass Rückrufe notiert werden und pünktlich erfolgen, dass der Empfang sowohl persönlich als auch telefonisch tadellos funktioniert und dass Arbeitsprozesse schlank und effektiv gestaltet sind, etc. Wenn Sie bei einem Lohnvolumen von beispielsweise 300.000,00 Euro pro Jahr nur 3 Prozent einsparen können, sind das 9.000,00 Euro. Bei Kosten von unter 2.000,00 Euro für eine Matrixzertifizierung rechnet sich das natürlich.

Das funktioniert aber nur, wenn die Organisationsstruktur auch gelebt wird. Ich hatte vor wenigen Tagen ein Gespräch mit einem sehr engagierten Juristen, der sein Qualitätsmanagementsystem in den höchsten Tönen lobte. Er berichtete mir aber auch, dass das nur funktioniere, weil er regelmäßig Zeit in die Ausbildung seiner Mitarbeiter investiert. Das ausgefeilteste QM-System bringt nur dann etwas, wenn es in der Kanzlei umgesetzt wird. Das wird leider allzu häufig übersehen.

Daneben ergeben sich – richtig eingesetzt – erhebliche Vorteile für das Kanzleimarketing. Wenn man weiß, dass nicht einmal 10 Prozent der Deutschen Kanzleien zertifiziert sind, kann man ahnen, was für ein exzellentes Alleinstellungsmerkmal mit der Zertifizierung zur Verfügung steht. Mir sind Kanzleien persönlich bekannt, die davon berichten, dass nach Veröffentlichung der Zertifizierung Unternehmensmandanten mit erheblichem Umsatzvolumen auf die Kanzlei zugekommen sind, die zuvor nie im Gespräch waren. Dazu ist natürlich eine kontinuierliche Bearbeitung des Themas im Kanzleimarketing erforderlich.

Führt die Zertifizierung auch zu einer höheren Akzeptanz bei Versicherungen, Banken und Behörden?

Für Banken und Behörden kann ich das nicht gesichert behaupten. Für Kanzleien, die beispielsweise als Vertragsanwalt mit einem Rechtsschutzversicherer zusammenarbeiten, ist das ganz sicher so. Hier gehen die Versicherer teilweise so weit, dass sie das von ihren Vertragsanwälten geradezu einfordern. Speziell im Zuge der bei den Versicherern schon weit fortgeschrittenen Digitalisierung kann eine zertifizierte Kanzleiorganisation ganz enorm helfen, die Prozesse zu leben. In persönlichen Gesprächen mit Vertretern der Versicherungswirtschaft wurde mir mehrfach versichert, dass es für digitale Prozesse in der Versicherungswirtschaft mehr als ärgerlich ist, wenn der digitale Arbeitsablauf unterbrochen und die Kommunikation beispielsweise wieder per Fax abgewickelt wird.

Ist es erlaubt, mit dem Siegel zu werben?

Ja, auf jeden Fall, aber es ist wichtig, dass deutlich wird, dass nicht die juristische, sondern die Organisationsqualität zertifiziert wird.

Wie lange ist das erworbene Zertifikat gültig? Sind regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen erforderlich?

Ein Zertifizierungszeitraum erstreckt sich jeweils über drei Jahre und wird durch jährliche Überwachungsaudit seitens der Zertifizierungsgesellschaft überwacht. Danach ist eine Re-Zertifizierung erforderlich.

Herr Hülskötter, wir danken für das Gespräch.

Gerhard Hülskötter

 

Gerhard Hülskötter, gründete 1986 Hülskötter & Partner. Unter dem Dach der Unternehmensmarke „Advozon“ bietet sein Unternehmen einen Baukasten mit zielgenau vernetzten Dienstleistungen. Er ist zudem Autor des aktuell erschienen Buches Erfolgreiche Kanzleizertifizierung.

 

 

 

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