Herausforderung erfolgreiches Personalmanagement

Der Fachkräftemangel hat die Anwaltskanzleien erreicht. Mit spürbaren Folgen: ungeschriebene Rechnungen, ungepflegte Akten, vertröstete Mandanten, im schlimmsten Fall versäumte Fristen. Doch wie gewinnt und hält man sie: die MitarbeiterInnen, die mit Fachwissen und Engagement den Betrieb am Laufen und Ihnen den Rücken frei halten? Nicht mit „Trial-and-Error“, sondern mit einem durchdachten und klugen Personalmanagement. Welche Maßnahmen hierfür zur Verfügung stehen, wollen wir von Kanzleiberaterin Ronja Tietje und Rechtsanwalt Georg Rupprecht wissen, den Autoren des Buches Personalmanagement für Anwaltskanzleien.

Das Thema Personalmanagement gewinnt auch in der Rechtsberatung rasant an Bedeutung. Welche Aufgaben kommen heute auf ein gutes Personalmanagement zu?

Vorausschauende Planung, Investition in den beruflichen Nachwuchs, Motivation und Förderung der vorhandenen Mitarbeiter sind hier die entsprechenden Stichworte. Dabei ist es wichtig, die zahlreichen Änderungen, die zum Teil rasant voranschreiten, zu beachten. Dazu zählen der Datenschutz – nicht nur gegenüber den Mandanten, sondern auch gegenüber den Mitarbeitern -, der digitale Schriftverkehr und die gesteigerten Dokumentations- und Aufklärungspflichten. Um diese Anforderungen als Kanzlei erfüllen zu können, muss nicht nur das Personal gut geschult und ausgebildet werden. Vielmehr muss sich die Personalleitung konsequent weiterbilden und die neuen Anforderungen an das eigene Personalprofil anpassen.

Ronja Tietje

Ronja Tietje

Wer sollte für Personalmanagement verantwortlich sein?

Ein Verantwortlicher aus der Kanzleiführung im Team mit einer Bürovorsteherin/einer geeigneten Fachangestellte. Dabei sollte der Teamgedanke im Vordergrund stehen. In einem guten Team sind die Rollen klar verteilt und jeder kennt seine Stärken, um Kollegen und Mitarbeiter zu unterstützen. So entsteht eine Zusammenarbeit, in der jeder Verantwortung für seinen Teilbereich empfindet und schon dadurch Motivation erfährt. Ein Personalleiter muss daher nicht nur das Know-how haben, um die Mitarbeiter organisatorisch führen zu können. Vielmehr muss er die Stärken und Schwächen der Mitarbeiter kennen, um sie gezielt einsetzen zu können.

Welche Erwartungen haben Kanzleimitarbeiter an Personalverantwortliche?

Die Mitarbeiter erwarten klare Strukturen und klar geregelte Zuständigkeiten, aber auch Vorgabe über Zielvorstellungen und die Identifikation mit der Kanzlei (= Kenntnis, wofür die Kanzlei steht). Dabei dürfen die Mitarbeiter erwarten, gerecht behandelt zu werden. Das setzt zum einen klare Anweisungen und Aufgabenverteilung voraus, aber auch eine hohe Kommunikationsbereitschaft. Denn letztlich kann sich nur der Mitarbeiter gerecht behandelt fühlen, der sich auch verstanden fühlt.

Geht es wirklich nicht ums Geld – wie so oft betont wird? Sind Lohnerhöhungen, leistungsbezogene Vergütungen oder Bonussysteme tatsächlich Werkzeuge mit begrenzter Motivationswirkung?

Das Gesamtpaket muss stimmen. Dazu gehört auch eine angemessene Bezahlung. In Zeiten des Fachkräftemangels muss hier sicher von Seiten der Anwaltschaft neu gedacht werden. Aber Geld ist eben auch nicht alles. Neben der angemessenen Vergütung und neben einem guten Kanzleiklima steht auch die persönliche Weiterentwicklung im Fokus. Deshalb ist es sicherlich richtig, dass eine Bezahlung, die im Verhältnis zu der Mitarbeiterleistung zu gering ist, zu einem Motivationsrückgang führen wird. Die Vorstellung, durch mehr Geld mehr Leistung abrufen zu können, ist dabei aber sicherlich auch falsch. Um jedem Mitarbeiter das Maximale abverlangen zu können, muss er richtig geführt, d. h. richtig fortgebildet, eingesetzt und unterstützt werden.

Welche immateriellen Arbeitsanreize für eine Mitarbeiterbindung haben sich in der Praxis bewährt?

Und auch hierbei kommt es vorallem darauf an, die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu erkennen und ernstzunehmen. Dabei ist es natürlich nicht Aufgabe der Personalverantwortlichen, jeden Wunsch zu erfüllen. Sinnvolle Änderungenswünsche sollten aber berücksichtigung finden, sei es z. B. eine gringfügige Arbeitszeitanpassung, damit der Mitarbeiter seinen Bus erreichen kann oder die Erneuerung eines in die Jahre gekommenen Diktatkopfhörers oder die zeitweise Arbeit im Homeoffice.

Haben Sie einen einfachen Tipp, wie sich das Arbeitsklima nachhaltig verbessern lässt?

Georg Rupprecht

Eine gute Kommunikation hilft schon viel, um ein angeknackstes Arbeitsklima zu verbessern. Und der von allen getragene Wunsch etwas verbessern zu wollen. Das führt zu Veränderungen, die entsprechend von allen beachtet und umgesetzt werden müssen. Spart die Kanzleiführung sich am Veränderungsprozess aus, wird das Klima sich nicht verändern. Dabei helfen ein wöchentliche Kanzlei- oder Abteilungsgespräch oder ein Kummerkasten. Jeder Anwalt und jede Rechtsanwaltsfachangestellte wissen, dass es die essenzielle Aufgabe der Kanzlei ist, den Mandanten ihr Recht auf rechtliches Gehör zu verschaffen. Das Recht, gehört zu werden, muss aber auch den Mitarbeitern gewährt werden.

Sind Ihrer Erfahrung nach Maßnahmen zur Gesundheitsförderung wichtig?

Sie sind sehr wichtig. Nicht für den Moment, sondern für die Gesundheit der Mitarbeiter in 5 – 10 Jahren. Klug investierte Gesundheitsförderung, wie z. B. die Unterstützung beim Fitnessstudio-Abo, die Massage am Arbeitsplatz oder die wöchentliche Obst- und Gemüselieferung führt zu einer verbesserten Gesundheit und damit in der Regel zu weniger Krankheitstage. Und letztlich bringt nur der Mitarbeiter maximale Leistung, der sich in einem gesunden Umfeld gut aufgehoben fühlt. Wer aber täglich das Gefühl hat, seine Arbeit mache ihn krank, der wird irgendwann auch krank.

Welcher Stellenwert kommt individuellen Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen für Mitarbeiter zu?

Ein sehr hoher Stellenwert. Motivierte Mitarbeiter möchten in ihrer Entwicklung nicht stehen bleiben, sondern individuell nach ihren jeweiligen privaten und beruflichen Bedürfnissen vorankommen. Dies kann durch den Besuch von Webinaren oder Präsenzseminaren erfolgen. Aber auch durch eine längere Fortbildungsmaßnahme wie z. B. der zum Rechtsfachwirt. Oder auch das darüber hinaus weitergehende Studium in einem Bachelor- oder Masterstudiengang. Hierbei gilt auch zu bedenken, dass nicht nur die fachbezogene Fortbildung einen enormen Mehrwert verspricht. Auch ein Bildungsurlaub mit allgemeineren Zielen wie kultureller, geschichtlicher oder sprachlicher Weiterbildung kann nicht nur dem Betriebsklima, sondern auch dem beruflichen Fortkommen der Mitarbeiter sehr dienlich sein. Ein guter Kanzleimitarbeiter ist flexibel in seiner Problemanalyse und -bewältigung und sollte daher immer dazu angehalten werden, über den Tellerrand seiner Kernaufgaben hinauszuschauen.

Wie sollte ein konstruktives Mitarbeitergespräch geführt werden?

So, dass beide Seiten das Gespräch als einen gegenseitigen Austausch verstehen. Das Gespräch sollte angekündigt sein, damit beide Seiten angemessen Zeit haben sich auf das Gespräch vorzubereiten. Das Gespräch sollte einen Rückblick auf die vergangene Zeit (das vergangene Jahr), auf den Ist-Zustand und einen Ausblick auf die Zukunft beinhalten. Für eine Weiterentwicklung der Kanzlei wäre es wünschenswert, wenn die Gesprächspartner Ziele für die nächste Zeit (das nächste Jahr) definieren, die im nächsten Gespräch nachgehalten werden (können/sollten). Daneben kommt es aber auch darauf an, die aus dem Gespräch gewonnenen Ergebnisse strukturiert zu protokollieren und ein Gesprächsergebnis auszuarbeiten. Das beste Gespräch bleibt inhaltslos, wenn am Ende kein Erkenntnisgewinn hervorgeht.

Frau Tietje, Herr Rupprecht, wir danken für das Gespräch.

 

Personalmanagement für Anwaltskanzleien

Tietje / Rupprecht

Personalmanagement für Anwaltskanzleien

2018, 144 S., Deutscher Anwaltverlag,

ISBN 978-3-8240-1514-6, Preis 39,00 € inkl. MwSt.

Hier finden Sie eine Leseprobe

 

 

 

 

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