Die Kanzlei der Zukunft – wie sieht sie aus?

Die Arbeitswelt befindet sich aktuell stark im Wandel – das gilt auch für Steuerberater: Fachkräftemangel und digitale Transformation sind hier nur zwei der wichtigen Faktoren.

Ein Experten-Team aus Zukunftsforschern, Steuerberatern, Kanzleimitarbeitern, Mandanten und Branchenexperten arbeitet unter der Führung des Software-Anbieters lexoffice daher derzeit daran, ein detailliertes Zukunftsbild der Steuerkanzlei von morgen zu gestalten.

Die Initiative „Kanzlei der Zukunft“, die im Herbst letzten Jahres gestartet ist, soll schrittweise ein konsolidiertes Bild der Steuerkanzlei von morgen liefern sowie konkrete Tätigkeitsfelder für operative Arbeitsabläufe ableiten.

Die fortschreitende Digitalisierung gibt Kanzleien in puncto Effizienz eine hohe Schlagzahl vor: So entfallen im Zuge der digitalen Transformation ehemalige Kernaufgaben des Steuerberaters in der Finanz- und Lohnbuchhaltung. Es stellt sich die Frage, welche Tätigkeitsfelder es künftig in einer Steuerkanzlei geben wird und welche Kompetenzen dafür benötigt werden.

Sicher scheint nur: Mit althergebrachten Organisations- und Führungskonzepten wird es zunehmend schwer werden, passende Fachkräfte zu finden und zu binden. Hinzukommt, dass digital arbeitende Mandanten neue Anforderungen an die Erreichbarkeit und Arbeitsweise des Steuerberaters stellen und dieser Trend mit der „Generation Y“ und den „Digital Natives“ massiv zunehmen wird.

Damit eine Kanzlei unter diesen Voraussetzungen weiterhin erfolgreich sein kann, bedarf es eines klaren Zukunftsbildes für die Branche, das motiviert, die Richtung weist und Sicherheit gibt.

Experten-Workshop: Sechs Bausteine für die Kanzlei der Zukunft

Wenn vom zukünftigen Berufsbild des Steuerberaters die Rede ist, dann geht es nicht nur um das schlichte Digitalisieren von Belegen, das Einführen einer neuen Software oder die Optimierung einzelner Prozessschritte, sondern um eine ganz neue Sichtweise auf das berufliche Schaffen.

Im Rahmen der Initiative „Kanzlei der Zukunft“ von lexoffice werden hierzu Ideen in Co-Creation-Workshops gemeinsam mit Steuerberatern, Kanzleimitarbeitern, Journalisten und weiteren Branchenexperten erarbeitet und in ein Zukunftsbild gegossen. Judith Klups, Expertin für New Work, Organisationsentwicklung und Change-Management vervollständigt dabei das Innovatoren-Team.

Als Ergebnis der ersten Zukunftswerkstatt haben sich sechs Bausteine herauskristallisiert, die es für die Entwicklung des Zukunftsbildes ganzheitlich zu betrachten gilt. Sie bilden die verbindliche Basis, auf der die Skizze der „Kanzlei der Zukunft“ in den nächsten Schritten weiterentwickelt wird:

• Arbeitsorganisation und -Prozesse: Aus agiler Organisation & schnellen Innovationszyklen entstehen neue Dienstleistungen und Services, die über Multi-Channel-Marketing vermarktet werden. Digitale Zusammenarbeit und das Abbilden ihrer Prozesse sorgt für eine veränderungsfähige Kanzleiorganisation.

• Arbeitsorte und -zeiten: In der Kanzlei der Zukunft wird zeit- und ortsunabhängig gearbeitet, wodurch mehr Zeit und Raum für die intensive Mandanten-Betreuung entsteht. Durch moderne Arbeitszeitmodelle, Online-Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Echtzeit-Lernangebote können Fachkräfte gebunden werden.

• Arbeitsinhalte und Aufgaben: Neue Jobprofile und Kernaufgaben sowie Support aus einer Hand (Single Point of Contact) machen Co-Creation möglich und schaffen Synergie-Effekte sowie individuelle, vorausschauende Beratung in Echtzeit.

• Arbeitskultur und Führung: Eine höhere Selbstverantwortung der Kanzleimitarbeiter, Kommunikation auf Augenhöhe und eine Work-Life-Integration sorgen für eine motivierende Wohlfühl-Kultur in der Kanzlei und ein sich selbst organisierendes Netzwerk.

• Arbeitsmodelle und -formen: Attraktive, ergebnisorientierte Vergütungsformen und Flexibilität am Arbeitsplatz sowie automatisierte Standardprozesse sorgen für mehr Übernahme von Verantwortung bei den Mitarbeitern. Der Aufbau von Arbeitszeitkonten und die Möglichkeit von Sabbaticals tragen den individuellen Ansprüchen der Mitarbeiter Rechnung.

• Arbeitsmittel und Tools: Bündelung von Informationen über intelligente Wissensdatenbanken, Plattformen für kollaboratives Arbeiten und Tools für agiles Arbeiten ermöglichen reale und virtuelle Zusammenarbeit innerhalb der Kanzlei und mit Mandanten.

Aufgaben-Cluster: Vier konkrete Skizzen zukünftiger Aufgabengebiete

Ziel der Initiative ist es nicht nur, ein möglichst detailliertes Zukunftsbild zu entwickeln, sondern auch die Zukunftsthemen konkret auf operative Aufgaben herunterzubrechen.

Die zusammengefassten Aufgabengruppen werden als „Future Families“ bezeichnet, nach dem von den Zukunftsagenten entwickelten und patentierten Ansatz Workforce Evolution. Mit den Ergebnissen der ersten Zukunftswerkstatt konnten bereits vier Future Families im Ansatz gebildet werden.

1) Der virtuelle Mandanten-Berater: Er ist immer in Echt-Zeit virtuell erreichbar und garantiert den Mandanten somit schnellen und individuellen Kontakt. Er kann komplett ortsunabhängig arbeiten und verfügt über die nötigen digitalen Arbeitsmittel und Tools.

2) Der persönliche Mandanten-Begleiter: Er führt persönliche, individuelle Gespräche in der Kanzlei und dort, wo sich seine Mandanten befinden. Sein Arbeitsort richtet sich stark nach den Mandanten. Seine Themen ergeben sich aus der Zusammenarbeit mit dem Mandanten und dem Zukunftsgestalter.

3) Der Zukunftsgestalter: Er übernimmt die Auswertung und Analyse großer Datenmengen wie Kundendaten sowie z. B. Trenddaten und leitet daraus konkrete Handlungsfelder für die Kanzlei sowie für die einzelnen Mandanten ab.

4) Der Fall-Manager: Sein Aufgabengebiet erstreckt sich über die Finalisierung automatisierter und digitaler Prozessschritte sowie die ggf. Ausführung dazu erforderlicher, manueller Aufgaben. Hinzu kommen die Verifikation und Freigabe der Fallakten und deren Überführung in andere Systeme.

Im nächsten Schritt geht es für das Innovatoren-Team der „Kanzlei der Zukunft“ aktuell darum, die Future Families in Folgeveranstaltungen weiter zu konkretisieren, zu erweitern oder ggf. auch neu zu strukturieren – d. h. es bleibt spannend!

 

 

Patrick Nassall ist seit 2013 für die Haufe-Gruppe tätig und arbeitet aktuell im lexoffice Team als Marketing Manager für die Konzeption und Umsetzung von Markteintrittsstrategien für SaaS-Produkte.

 

 

 

Beitrag aus der Beilage IT Special Steuern der DStR-Ausgabe 20/2019

 

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