Infobrief für junge Juristen – neue Ausgabe

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

die neue Ausgabe des MkG-Infobriefs ist da. Erfahrene Praktiker geben neue und wichtige Tipps für junge Juristen.

In dieser Ausgabe lesen Sie:

► Sabine Jungbauer: beA-Serie Teil 3 – Haftungsfallen

Raik Brete: Beratung in der Krise
Dr. Astrid Auer-Reinsdorff: Datenschutzgrundverordnung – Countdown zum 25. Mai 2018
Norbert Schneider: Fiktive Terminsgebühr im einstweiligen Verfügungs- und Anordnungsverfahren

Petra Geißinger: Serie „Menschen mit Behinderung im Arbeitsleben“ Teil1: SGB IX in der anwaltlichen Beratungspraxis“
Markus Hegelein: Erfahrungsbericht – Wie ist es, heute als Migrationsanwalt zu arbeiten?
Dr. Dominik Herzog: Kolumne – „Aus dem Leben eines Jungjuristen“: Möbel, Müsli und Mandate – alles online oder was?
GratisFormular: Musterformular Kündigung und Räumungsklage (Vermieter)

Umfrage: Sehen Sie Legal Tech als eine Chance oder eine Bedrohung?

Eine interessante Lektüre wünscht mit besten Grüßen aus München

RA Katharina Nitsch

Neues zur ReNo-Ausbildung – Interview mit Ronja Tietje und Sabine Jungbauer

Guten Tag Frau Tietje, guten Tag Frau Jungbauer, wir freuen uns, dass Sie uns als Herausgeberinnen für ein Interview für den Blog Kanzleiforum zur Verfügung stehen. Kommen wir gleich zu unserer ersten Frage: In den Büchern der neuen Reihe „RENO-Ausbildung: Fallakten“ widmen Sie sich der praktischen Ausbildung der ReNo anhand von realen Fällen. Erzählen Sie uns doch bitte, warum Sie diesen Ansatz gewählt haben. Gab es so etwas noch nicht auf dem Markt?

Durch die neue ReNoPat-Ausbildungsverordnung, die seit dem 01.08.2015 zur Anwendung kommt, ist die handlungsorientierte Wissensvermittlung sehr stark in den Fokus der Ausbildung gerückt. Dabei ist aber auch gleichzeitig zu beobachten, dass aufgrund zunehmender Spezialisierungen in den Anwaltskanzleien die Auszubildenden oft mit „normalen Zivilrechtsfällen“ kaum noch in Kontakt kommen. Wir halten gerade diese Fälle allerdings für eine gute Grundlage zur Erlangung des Basiswissens und wollten daher mit den Fallakten den Auszubildenden helfen, Zusammenhänge besser erkennen und beurteilen zu können.

Ist das Ausbildungswerk ReNO 2015, das ebenfalls von Ihnen, Frau Jungbauer, herausgegeben wird eine sinnvolle Ergänzung?

Die Reihe ReNo 2015 orientiert sich ebenfalls an der neuen Ausbildungsverordnung. Hierbei handelt es sich um eine Buchreihe, die seit vielen Jahren am Markt etabliert ist. Der Fokus bei dieser Buchreihe liegt auf der Abschlussprüfung. Es handelt sich nicht um Lehrbücher oder ausbildungsbegleitende Arbeitshefte wie die Fallakten, sondern um Zusammenfassungen von Schwerpunktthemen mit entsprechenden Übungsaufgaben, die sich an der Abschlussprüfung orientieren. Diese Bücher, die sämtlichst auf den prüfungsrelevanten Themen basieren, sind hervorragend geeignet, sich auf die schriftliche Abschlussprüfung vorzubereiten.

Welche Ergänzungen oder Verbesserungen würden Sie in der ReNo-Ausbildung für sinnvoll halten?

Mit der neuen ReNoPat-Ausbildungsverordnung sind die Weichen für die Zukunft schon gestellt worden. Hier waren insbesondere auch zwei Vorstandsmitglieder des ReNo-Bundesverbandes im Verordnungsverfahren aktiv eingebunden. Verkrustete alte Strukturen wurden aufgebrochen, Themen wie der elektronische Rechtsverkehr oder auch Europarecht, die zunehmend an Bedeutung gewinnen, aber auch die Vermittlung von Sozialkompetenzen, wurden aufgenommen. Nun ist die nächste Herausforderung, diese Vorgaben im Berufsschul- und Kanzleialltag umzusetzen. Berufschulen und Kanzleien sind als gleichberechtigte Partner im dualen Ausbildungssystem hier gleichermaßen hoch gefordert. Zudem heißt es, die Augen weiterhin am Markt offen zu halten, um zeitnah auf künftige Entwicklungen zu reagieren.

Was halten Sie für Schlüsselkompetenzen einer/eines ReNo?

Nach wie vor stellt auch die neue Verordnung hohe Anforderungen an ein vertieftes Wissen in den Bereichen der Fristenverwaltung, des Kanzleimanagements aber auch des Vollstreckungs- und Kostenrechts sowie im notariellen Bereich z. B. des Liegenschaftsrechts. Hier können die Fachangestellten die Anwälte in ihrer Arbeit sehr gut unterstützen und selbständig ihnen zugeteilte Aufgaben erledigen. Von ReNos wird heute aber auch eine hohe Sozial- und Handlungskompetenz gefordert. Das fachliche Arbeiten – insbesondere im Team – aber auch der Umgang mit den verschiedenen Medien unter effizienter Einbeziehung der Soft- und Hardware sind wichtige Instrumente im täglichen Arbeitsalltag. Die dafür wichtigen Schlüsselkompetenzen wie z. B. Teamfähigkeit, ergebnisorientiertes Handeln und Organisationsfähigkeit, sind es, die ReNos heutzutage mitbringen müssen.

Wie kann man diese Kompetenzen praktisch einüben? Haben Sie hier eine Idee für unsere Leser, wann man dies auch im Alltag üben kann?

Nehmen wir das Beispiel elektronischer Rechtsverkehr. Gerade junge Menschen bewegen sich heute in der digitalen Welt in einer Selbstverständlichkeit, die bereits große Vorteile für das Erlernen des Berufs der ReNo mit sich bringt. Wenn man aufgeschlossen ist und/oder in der Lage ist, sich hierfür zu öffnen, bringt einen das auch im Berufsleben schon ein gutes Stück weiter. Alles rund um die „digitale Anwaltskanzlei“ lässt sich leichter erlernen, wenn man auch im Umgang mit MS Office-Produkten bereits im Alltag geübt ist. Die elektronische Archivierung von Fotos und Dokumenten betreibt fast jeder auch heutzutage im privaten Bereich. Mit den rechtlichen Hintergrundkenntnissen zu Aufbewahrungspflichten, rechtssicherem ersetzenden Scannen oder dem Einsatz von professionellen Dokumenten-Management-Systemen baut man auf diese Kenntnisse dann am Ende letztendlich noch auf.

Welche weiteren Fähigkeiten sollte eine ReNo auf jeden Fall mitbringen, um wirklich in dem Beruf erfolgreich zu sein?

Eine ReNo sollte wie jeder Mensch im Beruf zielstrebig sein. Das ist sicher eine Grundvoraussetzung, um im Berufsleben erfolgreich zu sein. Daneben ist es wichtig, dass eine Reno bei den sich ständig ändernden Gesetzesgrundlagen und Reformen gewillt ist, sich immer „up to date“ zu halten, also sich weiterbildet. Sei es durch Präsenzseminare oder Webinare zu bestimmten Fachgebieten, oder die komplexe Weiterbildungsmöglichkeit zum geprüften Rechtsfachwirt, und/oder zum Notarfachwirt. Denn eines ist im ReNo-Beruf sicher: Die Berufsinhalte stehen nie still.

Würden Sie Ihrer Tochter/Sohn empfehlen, eine Berufsausbildung zur ReNO anzustreben?

Ja, wir denken schon. Trotz vieler Punkte, die dagegen sprechen könnten. Wie z. B. die geringe Vergütung in der Ausbildung, oder später – je nach Region – im Beruf als Fachangestellte/r. Aber zum einen ändern sich die Zeiten. Auch im Gehaltsgefüge der Fachangestellte ist im Augenblick viel Bewegung. Und zum anderen ist der Beruf der ReNo ein hoch qualifizierter Beruf, in dem man oft sehr selbständig arbeiten und sein Rechtswissen einbringen kann. Und selbst wenn man sich nach der Ausbildung entscheidet, dass der Job in einer Anwaltskanzlei nichts für einen ist, dann stehen einem die Türen in der Wirtschaft und in der Justiz sehr weit offen, gerade weil man in der Ausbildung ein sehr breit angelegtes Officemanagementwissen gekoppelt mit einem großen Schwung an Rechtskenntnissen erhält und daher in der Justiz oder der Wirtschaft gut einsetzbar ist. Arbeitslosigkeit muss in diesem Beruf eigentlich kein/e Fachangestellte/r fürchten.

Herzlichen Dank für das Gespräch!

Jungbauer / Tietje (Hrsg.)
Das Aufforderungsschreiben
2017, 80 S., ZAP-Verlag für die Rechts- und Anwaltspraxis, ISBN 978-3-89655-858-9,
Preis 19,90 € inkl. MwSt.
Jungbauer / Tietje (Hrsg.)
Die Zivilklage
2017, 80 S., ZAP-Verlag für die Rechts- und Anwaltspraxis, ISBN 978-3-89655-860-2,
Preis 19,90 € inkl. MwSt.
Dives / Jungbauer (Hrsg.)
ReNo 2015
2015, 1200 S., C.F. Müller, ISBN 978-3-8114-4628-1,
Preis 94,99 € inkl. MwSt.

 

Ich schaffe das! Wann Leistung in der Kanzlei befriedigt und Wachstum bringt und wann sie unglücklich und krank macht. Gastbeitrag von Rechtsanwältin und Anwalts-Coach Friederike Matheis

„Ich schaffe das!“ So klingt ein optimistischer, motivierender Satz, der positive Leistungsenergie bewirkt. Da ist eine neue Herausforderung, eine spannende Aufgabe, ein attraktives Ziel. Ein Ziel, bei dessen Erreichung die Belohnung der Anerkennung winkt.

Ein inneres Lächeln, Noradrenalin und Dopamin, die leistungsfördernden Hormone im Gehirn, treiben uns an unser Bestes zu geben. Zum Beispiel das Ziel einen überzeugenden Schriftsatz zu fertigen, der – wie beantragt – eine einstweilige Verfügung oder einen Prozessgewinn zur Folge hat. Ein zufriedener Mandant, eine umgehend bezahlte Honorarnote, eine  erfreuliche Weiterempfehlung an andere, neue Mandanten. Ein gutes Ansehen. Wertschätzung von Klienten und den Kollegen in der Kanzlei. Und nach diesen Erfolgen mit Lust weitermachen. So die Idealvorstellung.

Die Realität sieht oft anders aus. Von meinen Klienten und Coachées höre ich immer wieder diesen Dreiklang: „Ich muss es schaffen!“ – „Ich bin geschafft!“ – Ich schaffe es nicht mehr!“

Der Dauertiger hat wieder zugeschlagen

Was ist geschehen?

Da hat der „Dauertiger“ seine Beute gepackt und der berüchtigte Burnout ist da.

In neurowissenschaftlichen Erläuterungen zum Thema Burnout wird gerne das „Tiger-im-Urwald“-Beispiel herangezogen, um das Phänomen von Stress bildlich zu erklären: Das Gehirn des Menschen ist evolutionsbedingt so ausgestattet, dass wir in akuten Gefahrensituationen blitzschnell lebenserhaltend reagieren können. Begnen wir zum Beispiel einem hungrigen Tiger in freier Wildbahn, dann ist Stress die lebenserhaltende, biologisch gesunde Reaktion unseres Gehirns auf die akute Gefahr.

In Millisekunden-Geschwindigkeit werden alle Energien von der Erfüllung längerfristiger Aktivitäten im Körper abgezogen und der Handhabung der gegenwärtigen Gefahr in Form des bedrohlichen Tigers zur Verfügung gestellt. Wenn dieses gefährliche Tier plötzlich vor dir steht, rettet dir dieser Stress das Überleben: Verteidigung oder Flucht sind angesagt! Und zwar ohne lange nachzudenken, was du jetzt wohl am besten tun könntest.

Alles geht rasend schnell. Das Herz-Kreislaufsystem wird beeinflusst, das Herz schlägt schneller und der Atem beschleunigt sich, um vermehrt Sauerstoff ins Blut und dieses anschließend in die Muskeln von Armen und Beinen zu transportieren. Um zu kämpfen oder wegzulaufen, und zwar so schnell wie möglich.

Im mittleren Gehirn werden dabei gleichzeitig die Hormone Adrenalin und das Angst erzeugende Cortisol wirksam.  Dieser Vorgang verringert unter anderem die Funktion des Immunsystems, sodass man anfälliger für Infekte wird.

Dieser zeitlich begrenzte „Tiger-Stress“ ist an sich nicht schlecht und nicht schädlich. Aber wenn der Stress noch zunimmt und sich verstetigt – wenn der Tiger zum „Dauertiger“ wird – dann wird der entstehende Disstress ungesund. Der Dauertiger packt zu und wir verlieren mehr und mehr Kraft. Unsere Reserven werden angegriffen und wenn wir sie nicht mehr auftanken können, bricht unser System zusammen. Die Leistungslust verschwindet, die sozialen Beziehungen – zuhause wie im Büro – leiden. Ehen und Familien werden überbelastet und scheitern. Das ist keine Neuigkeit mehr: Depressionen und körperliche Krankheiten nehmen zu.

Die Freiheit des Rechtsanwaltsberufes

Aber was genau ist es, dass Kollegen und Mitarbeiter in Anwaltskanzleien zur Beute des Dauertigers werden? Es ist nicht die Arbeit an sich. Auch nicht die viele Arbeit. Es ist etwas anderes, aber sehr Wesentliches.

Rechtsanwälte sind Freiberufler. Das Berufsbild ist geprägt von Selbstbestimmung. Auf diese Freiheit und – oft idealisierte – Selbstgestaltungsmöglichkeiten im Berufsleben sind Rechtsanwälte und Rechtsanwältinnen stolz.

Aber wie groß ist die Freiheit und Selbstbestimmung wirklich?

In Anwaltskanzleien herrscht, wie in anderen Wirtschaftsunternehmen auch, ein Klima von wachsender Beschleunigung und von Leistungsoptimierungsprozessen. Besonders die „freien MitarbeiterInnen“ und angestellte Anwälte und Anwältinnen, aber auch die Partner in Anwaltskanzleien erleben enormen Druck. Aber nur teilweise ist dieser Druck von Terminen und Fristen, also von außen bestimmt. Ein ganz überwiegender Teil dieses Drucks ist hausgemacht. Kämpferische Wettbewerbshaltung untereinander, überzogene Umsatz-Zielvereinbarungen und Akquisitions-Vorgaben, eine unauthentische, oft verletzende Kommunikation innerhalb der Kanzlei und mangelnde Anerkennung und Wertschätzung kreieren ein ungesundes Kanzleiklima, in dem sich der Dauertiger bequem einrichten kann.

In diesem Klima erwächst die Leistung  nicht mehr aus dem selbstbestimmten und motivierenden „Ich schaffe das!“, sondern aus dem reaktiven und defensiven „Ich muss es schaffen, sonst…“. Sie verstehen schon: andauernde Angst ist Futter für den Dauertiger.

Leistung aus Freude und Motivation heraus ist befriedigend. Am Ende steht dann das : „Ich habe es getan und geschafft, weil ich es wollte – nicht weil ich es musste.“ Das gibt neue Energie. Dieser Erfolg motiviert.

Dieses Phänomen der Freiheit und Selbstbestimmtheit wird in sehr vielen Kanzleien nicht verstanden und daher missachtet. Führungskräfte tragen so dazu bei, dass wertvolles Leistungspotenzial verbrannt wird. Ein neues Kanzleiklima, eine fruchtbare Kanzleikultur tut Not und ist machbar. Mit Achtsamkeit, echter Empathie und Wertschätzung schaffen Sie Leistung, die glücklich macht.

Friederike Matheis, Rechtsanwältin und Anwalts-Coach in Hamburg, www.rechtsanwalt-coaching.de und www.beyourselfcoaching.de

Interview mit Iris Riffelt, Anwältin von Burnout-Patienten

Rechtsanwältin Iris Riffelt beschäftigt sich mit den rechtlichen Problemen, die auf Burnout-Patienten zukommen – von Schwierigkeiten mit der Krankenkasse bis hin zur Kündigung. In einem Interview mit dem SWR Fernsehen BW vom 16. Mai 2017 stellte sie die häufigsten Fragen ihrer Burnout-Klienten und ihre Antworten darauf vor. Das Interview mit Rechtsanwältin Iris Riffelt finden Sie hier.

Mit den besten Grüßen aus München

RA Katharina Nitsch für das gesamte Kanzleiforum-Team

Geschäftliche Korrespondenz – mehr als die Kompilation von Textbausteinen. Gastbeitrag von Dr. Frank Lang

Täglich werden wir eingedeckt mit geschäftlichen Briefen und E-Mails, deren Gestaltung und Stil leider oftmals eher für nacktes Grauen und betretenes Fremdschämen denn für wohlwollende Beachtung des Inhaltes sorgen. Manche pflegen angeblich einen Ordner „Bürobelustigung“, in welchem die schlimmsten Exemplare zur allgemeinen Erheiterung archiviert werden.

Dabei sind Brief und E-Mail nicht nur quasi verlängerte Visitenkarte einer Anwaltskanzlei, sondern vor allem auch Bühne der fachlichen Kommunikation. Umso mehr Wert sollte auf eine professionelle Korrespondenz gelegt werden. Hier ein paar grundlegende Tipps für eine erfolgreiche Geschäftskorrespondenz:

Formalien
sind die absolute (nicht diskutable) Basis einer jeden geschäftlichen Korrespondenz. Geregelt sind sie in einer DIN, zu welcher es auch eine nützliche weitere Handreichung gibt. Beides sollte in keinem Sekretariat fehlen. Achtung: Für 2018 sind hier Neuerungen angekündigt. Zu den DIN-Regeln kommen selbstverständlich noch gesetzliche Pflichtangaben.
Eine Fülle weiterer Literatur von klassisch über modern bis hin zu Kurzfassung – zusätzlich etwa in englischer Sprache für die internationale Korrespondenz – bietet ergänzende Hilfestellung auch inhaltlicher Art.

Ein wichtiger Tipp aus der täglichen Praxis: Auf jedem Briefkopf und in jeder E-Mail sollten die vollständigen Kontaktdaten angegeben werden. Nichts ist lästiger für den Empfänger, als darauf reagieren zu wollen und mühsam aus anderen Quellen etwa die Durchwahl des Geschäftspartners heraussuchen zu müssen.

Die korrekte Ansprache
sollte nicht fehlen. Auch wenn Sie selbst keinen Wert auf akademische oder Adels-Titel legen, Ihr Kommunikationspartner tut es möglicherweise. Und ihn wollen Sie doch mit Ihrer Korrespondenz erreichen und für sich gewinnen. Nützliche praktische Hilfe findet sich etwa hier.

Einen angenehmen Eindruck machen
Das führt zum nächsten – und aus meiner Sicht wichtigsten – Punkt: dem Inhalt des Briefes zwischen Anrede und Grußformel.
Nichts ist ärgerlicher als das Lesen der Korrespondenz von Selbstdarstellern, Heißluftverbreitern und anderen Verneblern ihres eigentlichen Anliegens. Manierierter „Anwaltssprech“, unreflektierte Verwendung von – meist unpassenden – Fremdworten, angeberische Verwendung von Anglizismen sowie die erkennbare Aneinanderreihung unpassender Textbausteine befördern die Korrespondenz auf dem schnellst möglichen Weg in die Ablage (am liebsten „P“ wie Papierkorb). Sie texten für den Empfänger, also kommunizieren Sie mit ihm in seiner Sprache – ob nun Mandant, Gegner oder Gericht beziehungsweise Behörde! Sie wollen mit Ihrem – oder demjenigen Ihres Mandanten, der dafür gutes Geld bezahlt – Anliegen erfolgreich sein, also machen Sie sich den Empfänger zum Freund …

Es ist letztlich so einfach:
– Beginnen Sie nie (wirklich: niemals) einen Satz mit „Ich“ oder „Wir“.
– Sparen Sie sich persönliche Angriffe (weil unprofessionell), Drohungen (jeder Beamte kennt den Dreiklang der Dienstaufsichtsbeschwerde: formlos, fristlos, fruchtlos), Beleidigungen (strafbar) und vor allem: jede Form der oberlehrerhaften Besserwisserei (kontraproduktiv).
– Vermeiden Sie (Wort-)Wiederholungen; es gibt dafür ein Synonym-Wörterbuch.
– Strukturieren Sie Ihren Text mit Absätzen, Aufzählungen etc.
– Formulieren Sie Ihr Anliegen verständlich und höflich.
– Schreiben Sie kurze Sätze ohne pseudo-intellektuelle, gar verschachtelte Nebensatzkonstruktionen. Es gilt das KISS-Prinzip: keep ist simple and stupid.

Ein Wort zu korrekter Rechtschreibung und Grammatik: Es wird allenthalben geklagt, die heutige Generation von Schülern beherrsche bei der Bewerbung um Ausbildungsstellen nicht einmal mehr deren Grundregeln. Man sollte vorsichtig sein mit solchen Zuschreibungen, denn in der geschäftlichen Korrespondenz – wie übrigens leider auch häufig in Stellenanzeigen – ist beides erfahrungsgemäß oft ebenfalls eher Zufall.

Korrektur lesen
lassen ist deshalb keine Schande, im Gegenteil. Wer länger an einem selbst formulierten Text arbeitet, wird dabei blind für die eigenen Fehler – Rechtschreibung und Grammatik ebenso wie inhaltliche Mängel. Es ist empfehlenswert, wichtige Schriftsätze deshalb zumindest von einer weiteren Person durchsehen zu lassen. Ob Sie die Verbesserungsvorschläge annehmen und umsetzen wollen, bleibt am Ende Ihnen selbst überlassen.

Immer wieder interessant: die Unterschrift
Was die Hobby-Graphologen und Büro-Psychologen unter uns aus so mancher – sagen wir: künstlerisch interessanten – Unterschrift herauslesen, ist immer wieder erstaunlich. Jene bieten gelegentlich aber auch reichlich Anlass zur Interpretation. An dieser Stelle bitte ich um Verständnis, dass ich ab jetzt höflich schweige und hier keinerlei Beispiele aus meinem Büroalltag präsentiere…

Tachoumfrage zum Thema Legal Tech

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

das Thema Legal Tech bewegt die Anwaltschaft zurzeit wie kaum ein anderes Thema. Die wichtigste Frage ist, ob Legal Tech für Anwältinnen und Anwälte zu einer Bedrohung wird oder Chancen auf neue Mandate bietet. Wie sehen Sie das? Stimmen Sie ab und erfahren Sie sofort, wie Ihre Kolleginnen und Kollegen das Thema bewerten!

Hier geht’s zur Umfage.

Es grüßt Sie im Namen des Kanzleiforum-Teams

RA Katharina Nitsch

Erfolgreiche IT-Projekte in der Kanzlei – Beitrag von Rechtsanwältin Kathrin Schütze

Im Durchschnitt tauscht eine Kanzlei alle 10 – 15 Jahre ihre Software für das Kanzleimanagement aus. Die Erfahrungen aus alten Projekten werden oft nach zehn Jahren nicht mehr hervorgeholt, die Akteure sind häufig andere und möglicherweise ist auch durch Wachstum und Neuausrichtung der Kanzlei eine IT-Lösung nicht mehr übertragbar.

Wie geht eine Kanzlei, die in ihre Kanzleisoftware investieren muss oder möchte, mit der Herausforderung eines IT-Projekts um?

Eine gute Möglichkeit ist die Beratung durch einen externen Spezialisten, der bereits bei der Vorauswahl der Produkte und Hersteller mit seiner Erfahrung helfen kann. Er kann einen Anforderungskatalog (RFP-Request for Proposal) zur Verfügung stellen, welchen er auf den Bedarf der Kanzlei anpasst und so bereits einen gut dokumentierten und granularen Auswahlprozess in Gang setzen kann. Für die tiefere Betrachtung der Produkte bleiben so häufig nur zwei bis max. fünf in Frage kommende Produkte übrig. Die Reduktion der Auswahl beschleunigt den Prozess und erleichtert die Entscheidungsfindung.

Wie Change Management gelingt

Für den Austausch des Herzstücks einer Kanzlei, der Kanzleisoftware, müssen alle Beteiligten von Anfang an mitgenommen werden. Es gilt frühzeitig ein internes Projektteam mit Vertretern aller Rollen zu bilden. Diese Rollen sind Anwälte, Buchhaltung, Sachbearbeitung und IT-Admins. Dieses Team muss mit Zeit und Entscheidungskompetenz ausgestattet werden, wenn der Wechsel effizient gelingen soll.

Veränderungen machen Angst und schaffen nicht selten Unruhe im gewohnten Alltag. Eine Veränderung braucht Fürsprecher in der Kanzlei, die aufgrund ihre Persönlichkeit viele Mitarbeiter mitnehmen und begeistern können. Innovation ist Chefsache und auch die Vorteile eines Software-Wechsels müssen von oben nach unten konsequent kommuniziert werden.

Unterstützung von außen ist hilfreich. Consultants der Hersteller oder freie externe Berater können gute Argumente für die Neuerungen liefern und schaffen es ohne persönliche Verbundenheit und Beziehung auch, die eine oder andere unpopuläre Entscheidung in der Kanzlei zu platzieren. Damit IT-Berater erfolgreich für die Kanzlei arbeiten können, benötigen sie Offenheit als Grundlage für die Erarbeitung einer Strategie.

Der richtige Zeitpunkt

Der Zeitpunkt für die Einführung einer neuen Kanzlei-Software sollte gut gewählt sein. Wann ist das Arbeitsaufkommen niedrig? Wann ist die Abwesenheit hoch, sodass ein Ausfall der Systeme für Installation und Datenmigration (Downtime) nicht alle trifft? Wie können Faktura-Prozesse so gelegt werden, dass die Einführung in Ruhe abgeschlossen werden kann? Diese und weitere Fragen sollten vorab geklärt werden, so dass die Einführung der Software möglichst ohne Widerstände realisiert werden kann.

Ballast abwerfen

Müssen alle Altdaten auch weiterhin im Zugriff sein? Welche Daten können archiviert werden, was ist auch in Zukunft relevant? Wie startet man aufgeräumt im neuen System und wie entsteht deutlich weniger Ballast? Hier beraten die Hersteller fachlich und informieren, welche Daten sinnvoll migriert werden und für welche Daten ein Archivierungskonzept sinnvoll ist.

Fazit

Der Wechsel der Kanzleisoftware ist ein sensibles Projekt, das alle betrifft. Für jede Kanzlei bietet ein Wechsel hohes Erfolgspotential, aber auch Risiken. Vorbereitung ist hier alles und eine konsequente interne Kommunikation, die alle Beteiligten informiert und so nicht das Gefühl zurücklässt, Entscheidungen seien übergestülpt worden.

Wenn Sie dann noch Ihr Ziel definiert haben, kann es losgehen.

Vertragsverhandlungen: eine anwaltliche Schlüsselkompetenz – Interview mit Stefanie Jung und Peter Krebs

Guten Tag Frau Professor Jung, guten Tag Herr Professor Krebs! Wir freuen uns, dass Sie uns für ein Interview für unseren Blog Kanzleiforum zur Verfügung stehen. Kommen wir gleich zu unserer ersten Frage: Ihr gemeinsames Werk „Die Vertragsverhandlung – taktische, strategische und rechtliche Elemente“ widmet sich schwerpunktmäßig der Verhandlungsführung. Wird dieses Thema – insbesondere in der juristischen – Ausbildung vernachlässigt?

In den USA bietet praktisch jede Law School Schulungen in diesem Bereich an, da Verhandlungen für Anwälte zum täglichen Geschäft gehören und Kenntnisse in diesem Bereich damit zu den Schlüsselkompetenzen eines Anwalts zählen. In Deutschland ist ein solches Angebot dagegen wohl immer noch die Ausnahme. Selbst dort, wo es existiert, reichen die angebotenen Schulungsplätze meist nur für einen Bruchteil der Studierenden. Einzig die Mediatorenausbildung enthält auch in Deutschland eigentlich immer Elemente zur Verhandlungsführung. Aufgrund des Ausbildungsmankos der deutschen Anwälte sind wir von einer größeren Kanzlei beispielsweise gebeten worden, die jüngeren Anwälte in Verhandlungsführung zu schulen.

Halten Sie „Verhandlungsführung“ für eine erlernbare Schlüsselkompetenz eines Anwalts?

Wir glauben, dass „Verhandlungsführung“ die Schlüsselkompetenz schlechthin für Anwälte ist. Die Arten der Verhandlungen sind zwar sehr verschieden, aber ein Großteil des anwaltlichen Berufslebens besteht gerade aus Verhandlungen. Hierzu gehören insbesondere das Aushandeln von Verträgen für Dritte, Mediationsverhandlungen, Vergleichsverhandlungen für Mandanten, Verhandlungen innerhalb der Anwaltskanzlei z.B. mit eigenen Mitarbeitern, aber auch mit Mandanten und Dienstleistern. Außerdem heißt die inzwischen im Zivilrecht ja selten gewordene Gerichtsverhandlung nicht nur Verhandlung, sondern enthält auch zentrale Elemente einer Verhandlung. Das Gute ist, dass die Schlüsselkompetenz „Verhandeln“ erlernbar ist. Zwar gibt es auch hier, wie in anderen Bereichen, Begabungen und Talente, die eine Rolle spielen, aber praktisches Üben, wissenschaftlich fundiertes Training, sowie Kenntnisse, die es überhaupt erlauben, Erlebtes zu bewerten und daraus Schlüsse für die Zukunft zu ziehen, sind daneben zentral für den Verhandlungserfolg. Die Beschäftigung mit Vertragsverhandlungen hilft definitiv, bessere Verhandlungsergebnisse zu erzielen.

Wie kann man diese Kompetenz praktisch einüben? Haben Sie hier eine Idee für unsere Leser, wann man dies auch im Alltag üben kann?

Um etwas einüben zu können, bedarf es in einem ersten Schritt des Wissens, was genau man einüben möchte. Es ist also zunächst wichtig, sich (theoretisches) Wissen über grundlegende Strategien und Taktiken anzueignen. Dies kann durch Schulungen, Literatur zum Selbststudium und die Beobachtung von Verhandlungen erreicht werden. Schulungen enthalten neben der Theorie in der Regel viele Simulationen und Übungen, damit das Erlernte direkt angewendet werden kann.

Aber vor allem kann im Alltag geübt werden. Daher eine Bitte an die Sozien: Lassen Sie ihre Junganwälte schon früh als stille Beobachter, wir nennen sie dann Analytiker, Verhandlungen miterleben. Dadurch können sie neben den Fähigkeiten des Vorbildes vor allem das Zuhören, Beobachten und Analysieren lernen; Fähigkeiten, deren Bedeutung häufig unterschätzt wird. Dieses Vorgehen kostet natürlich Zeit. Außerdem ist dann darüber hinaus auch die Bereitschaft der Verhandler wichtig, sich mit den Junganwälten auszutauschen und eine kritische Reflektion zuzulassen. Das hilft dann allerdings nicht nur den jungen Anwälten, sondern auch den erfahrenen Verhandlern. Denn selbst der beste Verhandler verhandelt nicht immer fehlerlos.

Und noch ein praktischer Tipp: Aufgrund des sog. „similar to me-Effektes“ haben Menschen grundsätzlich eine positive Grundeinstellung zu einem Gegenüber, das ihnen ähnlich ist. Ähnlichkeit führt somit zu Sympathie, welche wiederum die Verhandlungen erleichtert. Positive Gemeinsamkeiten zu finden, kann man hervorragend üben. Bei jedem Small Talk mit einer Person, die man bisher nicht kannte, sei es im privaten oder beruflichen Umfeld, kann man üben, über Gemeinsamkeiten eine gute Beziehung zum Gegenüber herzustellen. Das mag z.B. der Gerichtspförtner oder die Sekretärin eines Mandanten sein (zu denen ein positives Verhältnis generell empfehlenswert ist). Profiverhandler bereiten sich sogar oftmals gezielt vor, indem sie versuchen, sich Informationen über positiv besetzte Themen beim Gegenüber zu verschaffen.

Gibt es Fallstricke, die bei fast jeder Verhandlung auftreten und auf die man sich daher quasi vorbereiten kann?

Vorbereitung ist ein sehr gutes Stichwort. Viele größere Verhandlungen werden schlecht geführt, weil sich die Beteiligten nicht genug Zeit für die Vorbereitung genommen haben. Zentral ist es, im Rahmen der Vorbereitung die Interessen der eigenen Seite (diese sind vorrangig gegenüber Positionen), die Interessen der anderen Seite sowie die jeweils gegenüber einer Einigung bestehenden Alternativen festzustellen. Darüber hinaus sollten ein Minimal- sowie ein Maximalziel sowie ggf. Verhandlungsabbruchkriterien besprochen werden. Auch das Durchspielen von Verhandlungsszenarien und die Festlegung einer Verhandlungsstrategie inklusive dem Durchdenken potentiell geeigneter Taktiken gehören zur Verhandlungsvorbereitung. Daneben steht die Zusammenstellung des passenden Teams an sowie weitere organisatorische Aufgaben, wie die Planung von Zeit, Ort und die Einholung von relevanten Informationen. Bei sehr wichtigen Verhandlungen können auch Mock Negotiations (Übungsverhandlungen) sinnvoll sein, bei denen man innerhalb der eigenen Seite mit zwei Teams den möglichen Verlauf der Verhandlung simuliert.

Welche weiteren Fähigkeiten sollte ein Anwalt mitbringen, um wirklich ein guter Verhandler zu werden?

Entscheidend sind vor allem analytische Fähigkeiten, emotionale Intelligenz, sprachliche Fähigkeiten, die Kunst des Zuhörens, Durchsetzungsvermögen und natürlich juristische Fähigkeiten, zu denen z.B. die Kunst des freien Formulierens einer Regelung gehört. Darüber hinaus stellen Kreativität, Flexibilität, Geduld, körperliche Fitness, ein gutes Gedächtnis, Reflexionsfähigkeit und mentale Stärke jedenfalls wichtige Fähigkeiten dar.

Wie wichtig sind aus Ihrer Erfahrung Auftreten und z.B. auch Kleidung, um Verhandlungen gut führen zu können?

Menschen bilden sich in wenigen Sekunden ein erstes Bild, vor allem über die Vertrauenswürdigkeit und Kompetenz des Gegenübers. Der erste Eindruck wird dabei durch das Aussehen, die Stimme, das Auftreten aber auch z.B. dadurch geprägt, wer die neue Person vorgestellt hat. Auch hier spielt der similar to me-Effekt eine Rolle. Daneben greifen hier zudem gruppenspezifische und individuelle Erwartungshaltungen. Businesskleidung vermittelt Seriosität. Wichtig ist, dass man sich in seiner Kleidung wohlfühlt, um selbstsicher aufzutreten. Der erste Eindruck ist auch deshalb so entscheidend, da Menschen zur Bestätigung anfänglicher Einschätzungen neigen (confirmation bias). Neben dem ersten Eindruck ist übrigens vor allem der letzte Eindruck prägend. Insgesamt geht es beim Auftreten darum ein gewisses Bild von sich zu zeichnen, z.B. das eines fairen sowie gleichzeitig durchsetzungsstarken und kompetenten Verhandlers.

Gibt es Verhandlungskonstellationen, die man besser vermeiden sollte?

Besonders risikoreich sind Verhandlungen, in denen der Verhandler selbst emotional betroffen ist, sei es, weil es um seine eigenen Interessen oder die naher Angehöriger geht, oder weil er die Ziele der eigenen Seite oder der Gegenseite oder handelnde Personen emotional stark ablehnt. Denn in Verhandlungen empfiehlt es sich, Emotionen und Probleme nicht zu vermischen. Zwar haben Profiverhandler ihre Emotionen häufig weitgehend unter Kontrolle, aber diese emotionale Beherrschung ist belastend und schwächt spürbar die rationalen Fähigkeiten. Das ist den meisten Anwälten auch bewusst, die daher z.B. oftmals nur ungern für sich selbst verhandeln.

Verhandlungen sollten zudem nur geführt bzw. weitergeführt werden, wenn dies rational sinnvoll ist. Denn Verhandlungen sind kostspielig. Aufgrund des Sunk Cost Bias kommt es jedoch immer wieder vor, dass trotz entgegenstehender rationaler Gründe weiterverhandelt wird.

Wann sollte man eine Verhandlung also abbrechen? Und wie bricht man – höflich – ab?

Verhandlungen sollten wie gesagt nur geführt werden, wenn dies rational betrachtet sinnvoll erscheint. Gibt es beispielsweise keine Einigungszone (ZOPA – Zone Of Possible Agreement) sollten die Verhandlungen abgebrochen werden, es sei denn sie dienen z.B. der Informationsgewinnung. Geboten ist ein Verhandlungsabbruch in diesem Zusammenhang dann, wenn das maximal erzielbare Einigungsergebnis schlechter als alternative Ergebnisse mit anderen Partnern oder auch schlechter als die Erhaltung des Status Quo ist. Das sog. BATNA (Best Alternative To A Negotiated Agreement) ist daher eine zentrale Kategorie der Verhandlungswissenschaft. Der Abbruch sollte so erfolgen, dass keine negativen Gefühle entstehen. Dadurch bleibt die Option in der Zukunft erneut Verhandlungen aufzunehmen. Verhandler sollten der anderen Seite daher vor allem das Gefühl vermitteln, dass sie ernst genommen wurde und man sich ihr gegenüber respektvoll verhalten hat.

Neben diesen rationalen Gründen werden Verhandlungen häufig nach Drohungen abgebrochen, auf die der Andere nicht wie gefordert nachgegeben hat. Auch emotionale Provokationen können im schlimmsten Fall zum Verhandlungsabbruch führen. Aus rationaler Sicht ist der Verhandlungsabbruch in beiden Fällen selten sinnvoll. Hier besteht die Herausforderung vielmehr darin, die angespannte emotionale Situation zu meistern.

Was ist die unglaublichste Geschichte, die Ihnen im Rahmen einer Verhandlung einmal passiert ist? Haben Sie zum Abschluss eine Anekdote für unsere Leser?

Wenn wir in Sitzungen Verhandlungen beobachten, überrascht uns immer wieder, dass Verhandler oft nicht erkennen, dass das Angebot der Gegenseite ihren Interessen entspricht. Gerade in angespannten Situation werden solche vorteilhaften Vorschläge oft kategorisch abgelehnt, weshalb man auch von reaktiver Abwertung (reactive devaluation) spricht. Auch Fehler, die der Gegenseite unterlaufen, werden vor lauter Konzentration auf die eigenen nächsten Schritte häufig nicht wahrgenommen und dementsprechend auch nicht genutzt.

Vielleicht ein letzter Tipp zum Abschluss: Informationsgewinnung ist ein zentraler Bestandteil von Verhandlungen. Hier funktioniert häufig die Prämissenfrage. Dabei baut der Fragende auf einer Prämisse, die er bisher nicht bestätigt hat, eine Folgefrage auf (z.B. Wie wollen Sie den Weggang des Mitarbeiters X kompensieren?). Der Antwortende bemerkt die Prämisse (Weggang des Mitarbeiters X ist noch nicht bestätigt) häufig nicht und bestätigt oder widerlegt durch seine Antwort die Prämisse.

Frau Professor Jung, Herr Professor Krebs, wir danken Ihnen für das Gespräch.

Frau Professor Jung und Herr Professor Krebs (beide Universität Siegen) sind Autoren des Buches „Die Vertragsverhandlung – taktische, strategische und rechtliche Elemente“ (Springer Gabler, 525 Seiten, 2016) lehren und schulen zu Verhandlungen und forschen auch empirisch in diesem Bereich (vgl. Forschungsgruppe: http://www.wiwi.uni-siegen.de/contractgovernance/).

Reflexionen über den Rechtsmarkt – Beitrag von Rechtsanwalt Markus Hartung, NJW 14/2017, S. 7

Ad astra

Per aspera ad astra, durch das Raue zu den Sternen, durch die Nacht zum Licht, ursprünglich bei Seneca. Beethovens 5. Symphonie ist die Vertonung dieses Prinzips, vom dramatischen c-moll con brio im ersten Satz zum strahlenden C-Dur im Finale. Damit sind jedenfalls frühere Generationen großgeworden.

Sterne sind immer noch wichtig, auch wenn Per aspera vielleicht nicht mehr so bekannt ist. Auch im Rechtsmarkt geht es offenbar nicht mehr ohne Sterne. Denn im Internet werden Angebote mit Sternen gekennzeichnet, um dem Surfer zu signalisieren, hier könne er Qualität erwarten und vertrauen. Diese Systeme nennt man R&R, Ratings and Reviews Systems. Erstmalig verwendet von ebay im Jahre 1998, heute absoluter Standard. Plattformen brauchen solche Systeme, denn sie vermitteln ja nur zwischen Anbieter und Nachfrager, haben aber selber keinen Einfluss auf die Qualität der angebotenen Produkte. Also gibt man den Plattformbenutzern die Möglichkeit, sich gegenseitig zu bewerten, von einem Stern (miserable Leistung) bis fünf Sterne (super). Vermutlich sind wir inzwischen so einjustiert, dass wir auf ein reines „sehr gut“ ohne Sterne nicht mehr reagieren. Dabei gibt es inzwischen Studien, die zeigen, dass die Bewertungen häufig verfälscht sind, aus vielen verschiedenen Gründen, entweder viel zu gut oder viel zu schlecht. Soll man als Kunde fünf oder drei Sterne vergeben, wenn der Internethändler die bestellte Sache mängelfrei geliefert hat, also letztlich nur seine vertragliche Verpflichtung erfüllt hat? Oft werden fünf Sterne vergeben, weil man nicht von den Bitt- oder Drohbriefen des Lieferanten genervt werden will, für den drei Sterne existenzbedrohend sein können; jedenfalls glaubt er das. Trotzdem: Bisher gibt es keine taugliche Alternative, und so leben wir mit den Sternen.

Alle Anwaltsplattformen verwenden das System, man kann als Anwalt manchmal wählen, ob man daran teilnimmt oder nicht. Anders Ärzte: Für die gibt es ein Bewertungsportal, und da kann es schon mal hoch hergehen. Ärzte können sich diesen Bewertungen nicht entziehen.

Ähnlich hat es jetzt die Richter ereilt, mit Richterscore. Ein Bewertungssystem mit Sternen für Schnelligkeit, Vorbereitung, Hinweisbereitschaft, Objektivität und Rechtskenntnis. Schon diese Kriterienauswahl spricht Bände. Man kann lange darüber diskutieren, wie sinnvoll ein solches System ist. Oder wie man die Leistung eines Spruchkörpers bewerten soll. Oder was man als Normalsterblicher machen soll, wenn der Anwalt einem mitteilt, heute gehe es zu einem miserabel bewerteten Ein-­Sterne-­Richter. Aber das ist vielleicht zu kurz gedacht, denn offenbar gibt es ein Bedürfnis nach mehr Informationen über die Personen, die über einen richten. Die Regel, dass wir vor Gericht und auf hoher See nur in Gottes Hand sind, akzeptiert heute auch nicht mehr jeder.

Auch wenn Richterscore noch unbeholfen wirkt: Da kommt etwas auf die Richterschaft zu. Woanders ist man bereits weiter, das schauen wir uns in einer der nächsten Kolumnen an.

Markus Hartung ist Rechtsanwalt und Mediator in Berlin, Direktor des Bucerius Center on the Legal Profession und Vorsitzender des Berufsrechtsausschusses des DAV

Was Sie über die Erbschaftsteuerreform wissen sollten…

Liebe Kolleginnen und Kollegen

sollten Sie sich mit den Änderungen zur Erbschaftsteuerreform 2016 beschäftigen, finden Sie wichtige Informationen sowie ein Videointerview mit Dr. Stephan Viskorf von Pöllath + Partners hier.

Wir wünschen informative Lektüre!

Mit den besten Grüßen im Namen des Kanzleiforum-Teams

RA Katharina Nitsch