Professionelle Rechtskommunikation. Interview mit Rechtsanwalt Martin Wohlrabe

Guten Tag Herr Rechtsanwalt Wohlrabe. Herzlichen Dank, dass Sie uns für ein Interview zur Verfügung stehen. Professor Joachim Jahn hat unlängst in seinem Beitrag „Der Anwalt und die Medien“ Rechtsanwälten Tipps für den Umgang mit Journalisten gegeben. Seiner Meinung nach ist die „Do it yourself“-Methode durchaus eine Option. Teilen Sie seine Ansicht?

Sie werden überrascht sein: Auch als PR-Berater teile ich diese Meinung. Schließlich steckt niemand besser in seinen Themen als der Anwalt selbst. Wichtig ist ein paar Punkte zu beachten. Und die hat Herr Jahn sehr gut aufgezählt: Gezieltes Anmailen, geduldig sein und sich ohne Ausschweife ausdrücken. Wer diese Punkte nicht unterschätzt, ist schon auf einem guten Wege.

Gibt es Situationen, in denen es Ihrer Erfahrung nach nicht mehr ausreicht, dass eine Kanzlei selbst den Kontakt zu Journalisten sucht?

Meist dann, wenn man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht. Häufig geht’s den Kollegen so, dass sie so intensiv in ihren Themen stecken, dass Ihnen die Außenperspektive abgeht. Und dann ist der Frust schnell groß, wenn man in Redaktionen mit den eigenen Themen nicht durchdringt.

Mit welchen Anliegen wenden sich in der Regel Kanzleien an Ihr Unternehmen? Sind Sie und Ihre Kollegen auf bestimmte Rechtsgebiete festgelegt?

Wir sind in zwei Bereichen unterwegs: Bei der Prozess-PR geht’s in aller Regel um Wirtschaftsstrafverfahren, wettbewerbsrechtliche Auseinandersetzungen und auch mal Kartellstreite. Hier steht ganz vorne den guten Ruf des Mandanten zu schützen. Unser zweiter Bereich ist die klassische Kanzlei-PR. Dabei kommen Kanzleien aus den verschiedensten Rechtsgebieten auf uns zu, um mit den für sie relevanten Themen an den entscheidenden Stellen in den Medien stattzufinden.

Wie müssen wir uns das vorstellen: Verfassen und versenden Sie z.B. Pressemitteilungen im Namen von CONSILIUM oder versendet Ihr Auftraggeber Ihre Vorlage an einen von Ihnen vorgeschlagenen Adressatenkreis?

Meist versenden wir selbst – teils im Namen unserer Kunden, teils auch im eigenen Namen mit Hinweis auf unsere Kunden. Dies hängt davon ab, wie wir im Einzelfall eine höhere Aufmerksamkeit erwarten.

Bietet sich auch für kleine und mittlere Kanzleien die Zusammenarbeit mit einer PR-Agentur an?

Wie sagen wir Juristen so schön? Es kommt darauf an: Je spezialisierter die Kanzlei aufgestellt ist, desto eher bietet sich für sie eine Zusammenarbeit mit einer PR-Agentur an. Denn überhaupt nur so hat sie eine wirkliche Chance zitiert zu werden. Und wir selbst vermitteln auch ausschließlich echte Experten auf ihrem jeweiligen Rechtsgebiet – sonst machen wir uns am Ende selbst gegenüber Redaktionen unseriös. Von daher ist weniger die Größe, als die Ausrichtung entscheidend.

Welchen Tipp würden Sie einer Kanzlei geben, die sich negativer Presse ausgesetzt sieht? Ist die No-comment-Strategie das Mittel erster Wahl in einer solchen Situation?

Finger weg von No-Comment. Journalisten brauchen Informationen, um einen Sachverhalt bewerten zu können. Und lieber spricht man mit den Entscheidungsträgern, als dass nur über einen gesprochen wird. Was man am Ende als Zitat rausgibt, steht dann nochmal auf einem anderen Blatt Papier. Aber erklärende Hintergrundgespräche sind das Mindestmaß einer professionellen Zusammenarbeit mit Rechercheuren.

Herr Rechtsanwalt Wohlrabe, wir danken Ihnen für das Gespräch.

Rechtsanwalt Martin Wohlrabe, Geschäftsführer CONSILIUM Rechtskommunikation

Marketingpraxis für Anwälte – Rezension von Johanna Busmann

Liebe Kolleginnen und Kollegen

wir wollen Ihnen  die Rezension von Johanna Busmann zum Buch „Marketingpraxis für Anwälte“ von Professor Marion Halfmann nicht vorenthalten. Im Dezember stand die Autorin Kanzleiforum für ein Interview  zur Verfügung.

Wir wünschen Ihnen anregende Lektüre!

Ihr Kanzleiforum-Team

RA Katharina Nitsch

Endlich: Betriebswirtschaft in der Kanzlei!

Wenn analytisch denkende und schreibende Frauen (vulgo: Professorinnen) chaotisch handelnde Manager (vulgo: Anwälte) beraten, kommen oft lustige Vorträge (selbst einen erlebt!), manchmal nützliche Überraschungen für beide Seiten – und immer gute Bücher dabei raus.

So ist das auch hier wieder.

Professor Dr. Marion Halfmann wendet betriebswirtschaftliche Analysemethoden und Erkenntnisse auf Anwaltskanzleien an. Sie ist Wissenschaft gewohnt und treibt sie voran. Ihr Vorgehen wirkt punktgenau, zielbewusst und angenehm distanziert.

„Endlich jemand“, sagen mit mir vermutlich all jene, die sich im Marketing-Alltag einer Kanzlei auskennen.

Wüssten Mandanten von diesem Buch, auch sie würden es bejubeln: „Endlich müssen wir die Desorganisation unserer Berater nicht mehr ausbaden“.

Information en masse – streng geordnet

Das Buch liefert Anwälten und ihren Beratern auf der Suche nach Marketing-Input gewaltige Mengen an streng geordneten Informationen.

Und es füllt Lücken, die im Alltag einer Kanzlei immer wieder schmerzhaft empfunden werden, vor allem von Mitarbeitern und Mandanten.

Ein Beispiel:

Wenn sie beschreibt, dass der Mandant in allen Phasen seiner Kooperation mit dem Anwalt einen Super-Service erhalten muss, damit er für die Kanzlei ein Werbeträger wird, beschreibt sie nicht, WAS GENAU der Anwalt zu diesem Zweck zu SAGEN und zu TUN hat, sondern sie tritt sieben große Schritte zurück und analysiert aus einiger Distanz Strukturen dieses alltäglichen Events.

So BEZEICHNET sie zuerst einmal die Phasen, die ein Mandant durchläuft, von der ersten Recherche bis zum Kontakt nach der Rechnung: „Orientierungs-, Potenzial-, Prozess-, Ergebnis- und Nachkaufphasen“ werden hier ausgemacht.

Das ist noch nicht alles

Wer nun glaubt, das sei schon alles („Ein Wissenschaftler schaut aus der Distanz, strukturiert den vor Diversität strotzenden Anwaltsalltag mal eben voll theoretisch im Vorübergehen und lässt den Anwalt anschließend mit folgenlosen Beschreibungen allein“), der hat sich – zum Wohle der Kanzlei-Mitarbeiter, der Kanzlei-Strategie und vor allem des Kanzlei-Kontos  – gründlich getäuscht.

Die ausgemachten Phasen werden mit detailreichen Informationen und Vorgangsbeschreibungen zu den Parametern „Aktivität, Motivation, Schwierigkeiten, Verbesserungen“ ausführlich erklärt und in einer übersichtlichen Matrix dargestellt.

Nutznießer des Buchs:

  • Kanzleien werden sich wiedererkennen: „Schau, genau da stecken wir jetzt fest“.  Kanzlei-Gründer werden sich prophylaktisch auf Maßnahmen festlegen können, die vor allem Stillstand und Verzettelung verhindern.
  • Kanzlei-Marketing-Fachleute werden ihren Auftraggebern erläutern können, in welcher Phase diese jetzt sind und was das für die weitere Planung bedeutet.
  • Kanzlei-Manager erhalten Werkzeuge für Analyse und Konzepte.
  • Anwälte, selbst ausgesprochen analytisch ausgebildete, werden den systematischen Ansatz attraktiv finden.

Fazit:

Denn das Buch spricht für sich selbst und ist nicht angewiesen auf inhaltliche Zustimmung oder Ablehnung. Es steht für sich wie ein Postulat.

Meines Erachtens sind beglückte AHA-Rufe durch alle Leserschichten auf jeden Fall vorprogrammiert!

Halfmann
Marketingpraxis für Anwälte
2016, 450 S., UVK Verlagsgesellschaft, ISBN 978-3-86764-501-0,
Preis 49,99 € inkl. MwSt.

Die 5 wichtigsten Regeln zum Aufbau Ihrer Onlinepräsenz – ohne ein Vermögen für Werbung auszugeben! Beitrag von Dr. Petra Arends-Paltzer

Die Tage, in denen Mandanten durch Mundpropaganda und aus dem persönlichen Netzwerk akquiriert wurden, gehören schon heute der Vergangenheit an. Während 2005 gerade einmal 7 % einen Anwalt online gesucht haben waren es in 2015 schon 42 % – Tendenz steigend. Mit diesem geänderten Nutzerverhalten kommen neue Herausforderungen auf die Anwälte zu.

Regel Nr. 1: Sie haben nur kurze Zeit, um im Netz die Aufmerksamkeit Ihrer Mandanten zu erreichen. Versetzen Sie sich in die Situation Ihrer Wunschmandanten und erarbeiten Sie davon ausgehend eine Strategie, mit der Sie potentielle Klienten auf sich und Ihre Dienstleistung aufmerksam machen wollen. Authentizität ist dabei das A und O. Die Konsumenten haben die Initiative übernommen. Will man in Social Media überzeugen, müssen die Inhalte stimmen und authentisch sein.

Regeln Nr. 2: Nehmen Sie die neuen Medien ernst! Eine im Jahre 2016 von Thomson Reuters in den USA durchgeführte Umfrage ergab, dass 84 % der Menschen Soziale Medien nutzen. Und nicht etwa nur die Generation Millennium. 72 % der Baby-Boomer verwenden mindestens eine soziale Plattform, die am häufigsten genannte ist Facebook. Auch Ihre Mandanten informieren sich dort und auch beim Austausch von Informationen kommt den sozialen Medien eine stetig steigende Bedeutung zu. Menschen, die nach Dienstleistungen suchen, sind auf Google, Yahoo oder Anwalt.de unterwegs. Vertrauensvolle Empfehlungen holen sie sich oft von Kollegen, Investoren oder Freunden. Und noch häufiger geschieht dies in den sozialen Medien, also auf Twitter, Facebook, LinkedIn oder Instagram.

Regel Nr. 3: Recherchieren Sie im Netz Ihre Wunschmandanten. Auf welchen sozialen Netzwerken tauschen sie sich aus, welche Probleme werden dort diskutiert? Erarbeiten Sie Lösungen zu diesen Problemen. Zeigen Sie Expertise. Wenn Sie die Antwort zu Fragen haben, die Ihre Zielgruppe bewegt, werden Sie bereits als Experte wahrgenommen. Schauen Sie sich die verschiedenen Plattformen (Twitter, You Tube, Xing, LinkedIn, Facebook) an, recherchieren Sie, in welchen Gruppen, auf welchen Seiten Ihre Wunschmandanten unterwegs sind.

Regeln Nr. 4: Sie müssen dort sein, wo Ihre Mandanten sind – in den sozialen Medien. Die Transparenz der sozialen Medien stärkt Vertrauen und Loyalität. Bauen Sie Ihre Präsenz auf LinkedIn und Facebook aus. Erstellen Sie Ihre eigene Unternehmenspräsenz und kreieren einen Facebook Business Account. Potentielle Kunden schätzen Offenheit und Nähe, präsentieren Sie also auch die menschliche Seite Ihrer Kanzlei. Soziale Medien schaffen Vertrauen, hier werden Empfehlungen unter Freunden ausgesprochen und immer mehr Menschen informieren sich hier.

Regel Nr. 5: Etablieren sie ihre digitale Marke und ihre Einzigartigkeit in den sozialen Medien und betrachten sie diese als einen weiteren ‚Business Tool‘. Tauschen sie einfach das Wort ‚Social‘ mit ‚Business‘ aus und schon erscheint das digitale Netz als ein Platz, der es Ihnen ermöglicht, ihr ‚Business Network‘ aufzubauen. Richtig genutzt bauen sie in den sozialen Medien Vertrauen auf, bevor potentielle Klienten sie und ihre Kanzlei überhaupt kennengelernt haben. Eine weitere von Thomson Reuters 2016 erhobene Befragung ergab, dass 54 % aller Befragten eher einen Anwalt mit einer aktiven sozialen Präsenz aufsuchen würden. Bilden Sie Vertrauen mit Hilfe von digitalem Content Marketing, Kompetenz und ‚Story Telling‘.

Die Autorin Dr. Petra Arends-Paltzer studierte Jura in Bonn, Lausanne sowie Würzburg und hat als Beamtin, Anwältin, Syndicusanwältin, Bankerin und Projektmanagerin vornehmlich im Rechts-/Finanzumfeld gearbeitet. Seit einigen Jahren berät sie Anwälte beim Aufbau ihrer digitalen Onlinepräsenz und steuert deren Marketingkampagnen.

www.lawyer-marketing.net   p.arends-paltzer@bluewin.ch

Kanzleiwebsite: Dreh- und Angelpunkt für Ihr Kanzleimarketing – kostenloses Webinar mit Pia Löffler

Eine gute Website ist heutzutage für den Erfolg einer Kanzlei wichtiger denn je. Immerhin ist das Internet meist die erste Anlaufstelle, wenn potenzielle Mandanten Rechtsberatung suchen. Doch was macht eine Kanzleiwebsite modern und übersichtlich? Rechtsanwältin und Marketingexpertin Pia Löffler erklärt im kostenlosen Webinar „Kanzleiwebsite: Dreh- und Angelpunkt für Ihr Kanzleimarketing“, worauf es hier ankommt.

Datum: 4. April 2017; 17:00 – 17:45 Uhr

Hier geht es direkt zur Anmeldung: www.anwaltswebinare.de/w/231042

 

Anwalt(Marketing)Tendenzen 2017. Gastbeitrag von Dr. Petra Arends-Paltzer

 I. Evergreen Content

Benutzen Sie in Ihrer Social Media Communication „Evergreen Content“-Informationen.  Das sind Themen, die kein „Verfallsdatum“ haben und deshalb fortwährend genutzt werden können. Kurz gesagt: Inhalte, die nicht veralten, haben das Zeug „Evergreen“ zu werden. Wenn man die Frage, ob ein Artikel auch noch in einem oder zwei Jahren aktuell ist, mit „Ja“ beantworten kann, dann hat man den ersten Schritt für einen immergrünen Artikel. Beispiel: Online Scheidung – So einfach geht das!

II. Social Media Plattformen

Social Media Plattformen stellen nach wie vor eine der besten Möglichkeiten für Anwälte dar, ihre Reputation auf- und auszubauen. Xing, Google My Business, Youtube, Facebook Business, Twitter, Online, Blog, Facebook Gruppen, digitales Schaufenster, Beziehungsaufbau, digitale Kommunikation, Themen besetzen = Thought Leadership, Antworten bekommen, Reichweite vergrößern, Glaubwürdigkeit steigern. Die Liste ist unendlich. Ihre Mandanten sind online und deshalb müssen Sie das auch sein. Wer nicht mit der Zeit geht, mit der Zeit geht.

III. Artificial Intelligence

Ist der Rechtsanwalt von morgen ein Roboter? Und wenn schon nicht so extrem, wie wird Augmented Intelligence die Arbeit der Anwaltskanzleien verändern? AI wird bereits von zahlreiche Kanzleien, wie z.B. von Denton, Linklaters, Clifford Chance, Briesen & Roper geprüft bzw. schon erfolgreich eingesetzt. In Entscheidungen kommen zunehmend mehr Algorithmen zum Einsatz. Sie sortieren Suchresultate nach Relevanz und erstellen Datenvisualisierungen. Als unsichtbare digitale Helfer sind sie schon weit verbreitet. Im Vergleich zu Menschen haben Algorithmen kein Problem mit einer großen Informationsmenge umzugehen. AI sollte man also im Auge behalten.

IV. Rechtsdienstleistungsindustrien

Rechtsanwälte haben kein Monopol mehr. Der legale Marktplatz ändert sich und Mandanten können Rechtshilfe von einer wachsenden Zahl von „Rechtsdienstleistern“ wie Smartlaw, LegalBase, Flightright.de, Geblitzt.de, Guider CH online in Anspruch nehmen. Mit Hilfe von zahlungskräftigen Venture Kapitalisten nutzen die Start-Up’s die technologischen Entwicklungen und im Moment sieht es so aus, als ob sich eine neue Industrie für Rechtsdienstleistungen diesen Markt sichert. Diese neuen Optionen ermöglichen es, bezahlbare juristische Dienstleistungen für benachteiligte Bevölkerungsgruppen zu schaffen und die Bürger in die Lage zu versetzen, ihre eigenen Rechtsangelegenheiten online zu regeln. Die Anwälte könnten das Nachsehen haben.

V. Blockchain

Die Technologie hinter Bitcoin. Sie wird zurzeit von zahlreichen Banken, Versicherungen & Anwaltsfirmen getestet und wird erheblichen Einfluss auf die gesamte Branche haben. Blockchain ist im Grunde eine dynamische Datei, die konstant auf den aktuellsten Stand gebracht wird. Aufgrund ihrer Eigenschaften kann die Blockchain Vertrauen, das vormals von Intermediären als Dienstleistung angeboten wurde, technisch herstellen. Das ist wichtig, wenn Personen, die einander nicht kennen, miteinander ins Geschäft kommen möchten. Blockchain kommt zur richtigen Zeit, denn das Vertrauen in die traditionellen Institutionen des Staates, der Wirtschaft und des Finanzmarktes ist deutlich geringer geworden.

VI. Geänderte Strukturen

Weniger Partner, mehr Angestellte und „ewige Associates“.

VII. „Nicht Berufsträger“

Mehr „Nicht-Berufsträger“ wie IT- und Marketing-Spezialisten. Der Beruf „Legal Engineerer“ wird sich etablieren.

Die Autorin Dr. Petra Arends-Paltzer studierte Jura in Bonn, Lausanne sowie Würzburg und hat als Beamtin, Anwältin, Syndicusanwältin, Bankerin und Projektmanagerin vornehmlich im Rechts-/Finanzumfeld gearbeitet. Seit einigen Jahren berät sie Anwälte beim Aufbau ihrer digitalen Onlinepräsenz und steuert deren Marketingkampagnen.

www.lawyer-marketing.net    p.arends-paltzer@bluewin.ch

Was muss ich bei der Umsetzung eines juristischen Blogs beachten? Anmerkungen von Silvio Fricke Teil 2

Sie bleiben also dabei: es wird ein Blog. Nun stellen sich konkrete Umsetzungsfragen. Einige davon sowie darüber hinausgehende Hinweise – insbesondere das Marketing eines Blog aus Anwaltssicht – werden hier kurz zusammengefasst. Technische Feinheiten zur Umsetzung werden dabei ausgeklammert, da diese einen eigenen Themenkomplex bilden.

Aufstellung des Blogs

Zu entscheiden ist, ob der Blog ein Teil im Rahmen des ohnehin schon existierenden Webauftritts einer Kanzlei oder eines Anwalts wird oder ob der Blog eine völlig eigenständige und alleinstehende Webseite werden soll. Das hat nicht nur Auswirkungen auf Folgefragen, wie die Gestaltung von Impressum, Datenschutz und Webseitenstruktur. Auch sollte bereits jetzt schon bedacht werden, wie die spätere Kommunikation zu den Bloginhalten und mit welchem Ziel sie erfolgen soll: Soll der Leser sich im Umfeld der Kanzleiwebseite (mit allen Vor- und Nachteilen) gleich bewegen oder nicht? Erlaubt die bisherige Webseite die – einfache – Einbindung eines Blogs einschließlich aller dazugehörigen Features? Aus Marketingsicht ist also die Frage zu beantworten, ob der Blog eine eigenständige (Kommunikations-)Marke darstellen soll (bedeutet eigene Domain etc.) oder ein Informationsangebot, welches den bereits bestehenden Auftritt im Netz verlängert. Für beide Ansätze gibt es Für und Wider.

Struktur und Bedienbarkeit

Unabhängig von den technischen Fragen bei diesen Themen sollte ein Blog einfach bedienbar sein. Es geht hier nicht um die Strukturierung einer weiteren, ausführlichen Webseite. Der Fokus sollte auf den inhaltlichen Darstellungen liegen, nicht auf dem Thema „Über Uns“. Anbindungen und Schnittstellen zu den sozialen Medien insbesondere bei den einzelnen Beiträgen sollten eingeplant werden, sodass neuer content schnell und einfach weiterempfohlen werden kann. Die Bildung inhaltlicher Rubriken kann sinnvoll sein, gerade im Bereich Recht. Aber: diese Rubriken sind dann auch zu füllen!

Content, content, content …

Spätestens wenn die technische Umsetzung beginnt, sollten auch erste Beiträge – mindestens als Test – einmal verfügbar und Themen – im besten Fall schon Termine – für Folgebeiträge vorhanden sein. Sozusagen die Generalprobe zur Frage, was kann und will ich wie schreiben. Auch zu überlegen: Ist es sinnvoll, dass alle (künftigen) Beiträge im Blog einem stets gleichen Aufbau und Format folgen (Struktur, Umfang, Aussage) und wenn ja, wie sieht diese Formatvorlage aus? Welche weiteren Aspekte sind beim Schreiben zu berücksichtigen und wissen das alle Autoren? So ist zB. der Umgang und die Verwendung von Verlinkungen etc. ein Aspekt, den Blogtexte berücksichtigen sollten.

Vermarktung des Blogs

Nicht zu unterschätzen: Wo mache ich (wann) auf einen neuen Blog aufmerksam? Kann/sollte dieser auf allen Kanzleiunterlagen – von Visitenkarte bis Präsentationsvorlage – auftauchen und wenn ja, wie? Welche Effekte kann ich über die Registrierung eines Blogs in entsprechenden Verzeichnissen erreichen? Sind Kanzlei und/oder Autor(en) auf die Kommunikation der Beiträge im Blog, in den sozialen Netzwerken vorbereitet und sind diese technisch in der Lage, diese Kommunikation auch vorzunehmen?

Fazit

Mit Sicherheit sind diese Umsetzungsfragen nicht abschließend. Klar ist: Für die erfolgreiche Umsetzung eines (juristischen) Blogs ist mehr nötig als die fixe Idee. Sich mit der Sinnhaftigkeit eines Blogs auseinanderzusetzen, gerade zur Darstellung der eigenen juristischen Fachkompetenz, wird bei genauer Marktbeobachtung immer wahrscheinlicher.

 

Autor: Silvio Fricke, Geschäftsführer Bundesverband der Arbeitsrechtler in Unternehmen e.V. – BVAU; zuvor mehr als zehn Jahre Business Development Manager in diversen Großkanzleien

Brauchen Anwälte einen eigenen Blog? Anmerkungen von Silvio Fricke Teil 1

Sie kennen die typische Antwort unter Juristen: Das kommt drauf an! Inzwischen sind bei der Blog-Plattform jurablogs.com über 1000 juristische Blogs registriert – und das sind nur die Blogs, die sich registriert haben! Irgendetwas muss also an diesem Format der inhaltlichen Informationsaufbereitung durch Juristen dran sein. Die Frage ist nur, für wen?

Was ist ein Blog?

Ein (das oder der) Blog ist per Definition „ein auf einer Website geführtes und damit meist öffentlich einsehbares Tagebuch oder Journal, in dem mindestens eine Person, der Blogger, Aufzeichnungen führt, Sachverhalte protokolliert oder Gedanken niederschreibt.“(Wikipedia) Das hört sich zunächst aus Sicht eines marketingtreibenden Anwalts oder einer Kanzlei nicht wirklich spannend an. Vielleicht wird der Mehrwert mit einer anderen Definition schon klarer:  Ein Blog gibt die Möglichkeit, die eigene Sicht (eines Anwalts) auf bestimmte Themen (die inhaltlich zur Beratungsleistung des jeweiligen Anwalts freilich passen sollten) mit – theoretisch – Millionen von Menschen (= potentiellen Mandanten) zu teilen.

Ein juristischer Blog: Die Idee passt!

Dass Juristen gerne schreiben, diskutieren, bewerten und (manchmal auch länger) erklären, ist hinreichend bekannt. Dass zudem Themen gerade in der Juristerei (Gesetzgebung, Rechtsprechung)  fast täglich entstehen – und es somit auch Dinge gibt, über die es sich als Jurist zu schreiben lohnt – ist ebenfalls eine Tatsache. Insofern kann grundsätzlich ein Blog, der in einem modernen technischen Format alle Möglichkeiten der Themendarstellung und damit der Kompetenzvermittlung gibt, ein interessantes Instrument im Marketingmix einer Kanzlei bzw. eines Anwalts sein. Um das zu erreichen, müssen allerdings – dabei lassen wir hier die technischen Voraussetzungen der Umsetzung einmal außen vor –  einige Fragen VOR der Begründung eines Blogs abschliessend beantwortet und aus Sicht des künftigen Blogbetreibers für eine erfolgreiche Umsetzung (positiv) bewertet werden.

Was will ich mit dem Blog erreichen?

Natürlich sollten Sie Erwartungen an Ihren Blog im Hinblick auf Ihre Geschäftsentwicklung haben. Dass allerdings nach ein oder zwei Einträgen das Telefon klingelt und eine Mandatierung erfolgt – das wird in der Regel nicht passieren. Ein Blog kann nur das weitere Angebot im Marketing-Mix einer Kanzlei oder eines Anwalts ergänzen. Falls gut gemacht, kann das Format mehr oder weniger die Marktkommunikation ergänzen, im besten Fall vollständig tragen.

Habe ich ein Thema, das interessiert?

Es gehen beide Ansätze: breit oder speziell. Nur muss ein durchdachter Ansatz erkennbar sein. In beiden Fällen muss – jedenfalls theoretisch – eine Zielgruppe identifizierbar sein, die Sie mit Ihren Texten und Themen ansprechen (wollen). Auch hilft sicherlich eine Recherche dazu, ob es zu Ihrem Wunschthema bereits einen Blog oder mehrere Angebote dieser Art gibt. Falls ja, sollten Sie sich die Inhalte dort genau anschauen und überlegen, in welcher Art und Weise Sie – wenn es die gleichen Inhalte sind – noch eine abweichende Darstellung hinbekommen könnten. Sich abzugrenzen zählt auch hier.

Habe ich genügend Ausdauer (Kapazitäten)?

Vor dem ersten Beitrag in einem Blog sollten weitere Beiträge bereits fertig sein, damit Sie „nachlegen“ können. Eine gewisse Frequenz an Veröffentlichungen ist wichtig, nicht nur um gerade zu Beginn die Ernsthaftigkeit Ihres Blogs zu verdeutlichen. Auch führt eine gewisse Häufigkeit dazu, Ihre Zielgruppe mit Ihrem Informationsangebot zu durchdringen. Empfehlenswert ist ein echter Redaktionsplan, an dessen Veröffentlichungstermine sich streng zu halten ist und der im besten Fall mehrere Wochen im Voraus geplant ist.

Wer „A“ sagt, muss auch „B“ sagen …

Der Blog steht, Redaktionsplan auch – die ersten Texte sind online, aber die Zugriffszahlen sind überschaubar: null Reaktionen. Ein oft zu beobachtender Fehler ist, dass die Kommunikation zu Blogeinträgen – insbesondere auf möglichst allen business-relevanten Social-Media Kanälen, aber auch innerhalb einer Kanzlei und unter Kolleginnen und Kollegen – und deren Planung ebenfalls im Vorfeld bereits zu bedenken ist! Das betrifft Kapazitäten, welche diese Kommunikation regelmäßig übernehmen, genauso wie überhaupt erst einmal die Anlage und Pflege von Social-Media Profilen – egal ob von der gesamten Kanzlei, einem Anwalt oder einem Anwaltsteam.

Fazit

Die Idee, einen juristischen Blog aufzulegen, ist schnell da. Die damit einhergehenden Fragen sind nicht immer präsent, müssen aber vor der Umsetzung betrachtet und beantwortet werden. Wichtige dieser Fragen sind hier aufgeführt; ein Folgebeitrag wird in gleicher Kürze weitere Umsetzungshinweise geben.

Autor: Silvio Fricke, Geschäftsführer Bundesverband der Arbeitsrechtler in Unternehmen e.V. – BVAU; zuvor mehr als zehn Jahre Business Development Manager in diversen Großkanzleien

Kanzleimarketing – neues Magazin!

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

unter http://bit.ly/Magazin_KM finden Sie ein neues Magazin zum Themenbereich Kanzleimarketing, bei dem auch viele Autoren unseres Blogs mitarbeiten.

Wir wünschen anregende Lektüre!

Es grüßt Sie im Namen des gesamten Kanzleiforum-Teams

RA Katharina Nitsch

 

„Der Kanzlei-Telefonservice ist ein zentraler Erfolgsfaktor für die anwaltliche Akquise!“

Guten Tag Frau Busmann, ein ausführliches Kapitel Ihres Buches „Chefsache Mandantenakquisition“, dessen 2. Auflage Anfang Januar 2017 erschienen ist, befasst sich mit der Rolle der Anwaltsassistentin.

Welche Fehler machen Anwälte bei der Einrichtung ihres Kanzlei- Telefonservice?
Es geht schon damit los, dass oft die genau falschen Mitarbeiter ans Telefon gelassen werden. Nach meiner Schätzung führen in 75 Prozent deutscher Anwaltskanzleien jeder Größe untrainierte Telefonkräfte, darunter sogar 19-jährige Azubis, den Telefondienst aus, während ausgebildete Assistentinnen, ReNos und sogar Rechtsfachwirte Schriftsätze tippen, Akten anlegen und Fristen eintragen.
Das ist eine glatte Umkehrung von Wirkungsnotwendigkeiten und schadet der Kanzlei. Kommunikationsstarke Persönlichkeiten und trainierte Mitarbeiter müssen in den Kundenkontakt, die anderen ins Backoffice.

Gibt es weitere Verbesserungsmöglichkeiten?
Viel Potenzial liegt naturgemäß brach, denn Anwälte haben Führung nirgendwo gelernt. Sie stellen daher ihre Assistentin dem Mandanten gegenüber nicht als gleichwertiges Teammitglied persönlich vor. Sie wählen bei der Einstellung oft die falschen Mitarbeiter /-innen aus. Sie machen ihre Termine selbst. Der Assistentin fehlen Listen mit Unterlagen in jedem Rechtsgebiet, die der Mandant zum Erstgespräch mitbringen muss. Ebenso fehlen Listen mit A-Mandanten, die – z.B. beim Durchstellen – Sonderrechte genießen. Anweisungen der Anwälte sind uneinheitlich oder fehlen ganz: Was soll wörtlich auf Fragen nach dem Anwaltshonorar geantwortet werden? Ab wann darf sie durchstellen? Darf sie Rückrufe mit Deadline / Termine / Materialübersendung / Broschüren etc. anbieten? Viele Anwälte verhalten sich launisch und unberechenbar.

Was ist die Lösung bei der Personalauswahl?
Oft verlangen Anwälte als Basisqualifikation nur verlässliche Fristenkontrolle, Computerkenntnisse und Organisationsgeschick – und gerade nicht Kommunikation.
So landen mundfaule, schüchterne oder gleichgültig wirkende Personen am Telefonempfang. Der Kunde merkt sofort: Hier geht es nicht um ihn und wendet sich mit Grausen ab.
Vorausschauende Anwälte werben Mitarbeiter aus 4-Sterne-Hotelrezeptionen ab. Denn sie wissen: Fristenkontrolle, RVG-Abrechnungen und Anwaltssoftware sind schnell zu erlernen. Servicebereitschaft und Kundenfreundlichkeit dagegen sollten wie eine zweite Haut sitzen!
Beobachten Sie mal ganz in Ruhe Hotelrezeptionisten in 4 Sterne Häusern während der Eincheckzeit 16 – 18 Uhr. Dann erfahren Sie, was bei Ihnen fehlen könnte!

Was beobachten Sie noch?
Anwälte können im technischen Sinne schlecht delegieren und im psychologischen Sinne schlecht Verantwortung abgeben. Sie fürchten, Anweisungen zu erteilen und diese zu kontrollieren, vor allem, weil sie sich dann selbst dran halten müssten. Beispiel: Wenn zwischen 16 und 17 Uhr niemand durchgestellt werden darf, wird die Assistentin um 18 Uhr getadelt, weil sie auch den Golffreund nicht durchgestellt hat. Das befördert deren innere Kündigung.
Manche Anwälte erlauben, dass die Assistentin durchstellt, ohne Rückrufnummern, korrekt geschriebenen Nachnamen und Kern der Sache notiert zu haben. Oder sie erlauben ein „Nein ohne Lösung“ wie etwa in dem Standardsatz „Tut mir leid, er ist in einer Besprechung“.
Solche Sätze zeigen Servicefeindlichkeit, da sie keine Lösung bieten. Das gefährdet Kanzlei-Umsätze direkt.

Haben Sie ein weiteres Beispiel?
Noch viele. Wenn in einer Kanzlei mit fünf Anwälten vier unterschiedliche Kalender geführt werden, von denen nur einer für die Assistentin einsehbar ist, geht das direkt zu Lasten der Assistentin.
Sie hat keine Ahnung, ab wann und wie lange der Anwalt wo zu erreichen ist, muss den Mandanten belügen und sich den ganzen Tag durch Ausreden lavieren. „Er ist gerade nicht am Platz“ wirkt spätestens beim zweiten Mal wenig professionell, der Mandant fühlt sich abgewimmelt – und geht wirklich.

Alle Kalender sofort vereinheitlichen. Ein einziger elektronischer Kalender, in den jeder Anwalt alle „Abwesenheiten“ – auch die zur ungestörten Aktenbearbeitung – einträgt, ist Pflicht für alle Anwälte. Besonders im Empfang muss dieser Kalender einsehbar sein, damit der Telefonempfang sofort korrekte Angaben machen kann – und z.B. weiß, welcher Gast in welcher Personenstärke wann kommt, um Besprechungsräume rechtzeitig zu reservieren.
Automatische Synchronisation des Kalenders mit Smartphone ist Pflicht, falls der abwesende Anwalt unterwegs öfter mal selbst Termine vereinbart.
Private Termine werden darin als „graue Zone“ mit Anfang und Ende gekennzeichnet – ohne Inhalt, aber mit Information,
wann der Anwalt genau zurück ist.

Sehen Anwälte die Gefahr dieser servicefeindlichen Wirkung nicht?
Oft sind kundenfeindliche Auftritte der Assistenz von den Anwälten sogar gewollt. Umsatzfeindliche und selbstgefällige Begründungen dafür höre ich in allen Kanzleigrößen. Beim Thema Kalender soll „die Sekretärin nicht rauskriegen, wann ich zum Zahnarzt gehe“ und „nicht wissen, mit wem ich wie lange zum Mittagessen bin“.
Beim Thema „Kanzlei-Organisation vollständig in Assistentinnenhand“ höre ich oft: „Meine Sekretärin ist schließlich keine Pufferzone zwischen mir und meinem Mandanten“.
Da irrt der Anwalt gewaltig, denn genau dafür sollte er die Assistentin bezahlen.

Was sind die Folgen dieses Verhaltens?
Imageverlust und Geldverschwendung. Der Anwalt löst durch sein intransparentes Auftreten eine hektische Telefonitis des Mandanten aus; diese wiederum legt die teuer bezahlte Arbeitszeit der Assistentin nach innen lahm.
In der Außenwirkung behindert die verständliche Frustration des immer wieder vertrösteten Mandanten komplett die Akquise: Der verstimmte Klient wird – statistisch gesehen – seine
Unzufriedenheit etwa 10-fach unverlangt in die Bevölkerung streuen.

Was sind erfolgreiche Ideen für die Positionierung der Assistentin?
Der Anwalt stellt seine Assistentin jedem Neumandanten direkt nach dem Erstgespräch persönlich vor, mit Aufgabenteilung („Alles Organisatorische macht sie, alles Rechtlich-Taktische ich“) und lässt sie direkt nach dem Erstgespräch eine Begrüßungsmail schreiben, in der sie ihre Kontaktdaten mitteilt und bekräftigt, dass sie in allen organisatorischen Dingen sofort weiterhilft.
Der Anwalt stützt diese Idee noch, indem er 120 Euro zu jedem Dezembergehalt zusätzlich auszahlt und im Gegenzug die Anschaffung eines Hosenanzugs in gedeckten Farben verlangt. Dieser wird getragen, wenn sich ein Neumandant oder ein A-Mandant ankündigen.

Welcher Klassiker legt die Kanzlei lahm? Und was tun?
Der Anwalt will diesen Mandanten nicht zurückrufen. Keine Lust, keine Zeit, keine Vorbereitung. Er tut das seiner Assistentin kund durch verärgert abgesonderte Sätze wie „Jetzt nicht.“ „Sagen Sie irgendwas“ oder „Vertrösten Sie ihn“.
Was immer die Gründe für ein solches Verhalten sind: Sie sind unwichtig. Denn: Wie in jedem anderen Bereich der Organisation gilt auch für das anwaltliche Telefonverhalten: Kein Nein ohne Lösung! Wenn der Anwalt jetzt nicht telefonieren möchte, wann genau dann? Diese genaue Uhrzeit kann die Mitarbeiterin dann an den Anrufer weiter geben.

Wie sieht ein perfekt organisierter Telefondienst aus?
Die Meldung ist in jedem Standort gleich, frisch vorgetragen, deutlich und freundlich ausgesprochen. Der Nachname ist abgesetzt vom Kanzleinamen und dadurch – selbst bei komplizierten Nachnamen – für den anderen verständlich. Die Stimme ist angenehm, ruhig, verbindlich und strahlt Kompetenz aus: „Anwaltskanzlei Berger und Partner, mein Name ist (Petra)
Bertram. Guten Morgen!“
In der Folge filtert die Mitarbeiterin zwei essenzielle Dinge heraus, bevor sie durchstellen darf: Sie ermittelt den Kern des Mandantenwunsches sowie seine korrekten Kontaktdaten.

Sollte die telefonierende Sekretärin dabei mit einer Liste arbeiten?
Am besten gleich mit mehreren. Kluge Anwälte listen für ihre Assistentin die Unterlagen, die jeder Mandant zum Erstgespräch mitbringen muss. Das beschleunigt Erstgespräche und den Vertragsschluss. Für den aktiven Umgang mit Honoraranfragen wie „Ich will mich scheiden
lassen; wie teuer ist das bei Ihnen?“ benötigt die Sekretärin sogar eine wörtliche Anweisung.
Auch eine Liste der A-Mandanten und deren Sonderrechte sowie eine weitere mit Kooperationspartnern der Kanzlei müssen der Assistentin vorliegen.

Gerade neue potenzielle Mandanten wollen Ihre Daten häufig nicht einer Assistentin mitteilen.
Das stimmt; daher üben wir die Datenerfassung bei Erstanrufern besonders ausführlich durch die Nutzenargumentation: „Darf ich mir Ihre beiden
Telefonnummern gleich dazu notieren? Dann können wir Sie immer erreichen.“
Auch die E-Mail-Adresse des Anrufers ist unerlässlich für das Marketing Ihrer Kanzlei.  Sie wird leicht ermittelt durch das Angebot, eine Anfahrtskizze zu mailen.
Die Assistentin trägt während des ersten Anrufs alle Kontaktdaten in eine Kundenkartei ein – bis Vertragsschluss in die gesonderte Rubrik „Interessenten“.
Selbst Personen also, die nicht Mandanten Ihres Hauses sind oder werden, können – ihr schriftliches Einverständnis vorausgesetzt – dann per Mail zu Kanzlei-Events eingeladen werden.
Was immer die Assistentin im Vorfeld übersendet oder anbietet, hindert den Anrufer, andere Anwälte auch noch
anzurufen. Vorvertragliche Bindung belebt Umsätze!

Die wohl schwierigsten Telefonate sind Beschwerden. Haben Sie auch dafür Tipps?
Für Beschwerdefälle sollte die Assistentin einen Leitfaden erhalten, durch den sie Beschwerden sofort in Pluspunkte dreht. Trainierte Sekretärinnen wissen: Einer Beschwerde geht
immer ein Kanzleifehler voraus – sonst handelt es sich lediglich um Nörgelei im Frust-Modus.
Sie sollten sich „im Namen der Kanzlei“ entschuldigen, die Beschwerde notieren, deren Weiterleitung sowie die persönliche, sofortige Aktionen ankündigen. Im Idealfall kann sie den Mandanten kurz danach informieren, wie aufgrund seiner Beschwerde Dinge verbessert oder Abläufe optimiert wurden.