beA-Start – Chancen für Kanzleimitarbeiter: Gastbeitrag von Viviane Schrader

Am 1. Januar 2018 geht es endlich los: Alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte in Deutschland müssen spätestens zu diesem Zeitpunkt ihr besonderes elektronisches Anwaltspostfach („beA“) so eingerichtet haben, dass sie empfangsbereit sind (passive Nutzungspflicht). Das bedeutet, dass sie zumindest regelmäßig in das Postfach sehen müssen, um eingegangene Schriftstücke in Empfang zu nehmen. Bestenfalls wird das beA ab Januar auch zum Versenden der Gerichtspost genutzt.

beA = Schreckgespenst für viele Kanzleien
Viele Kanzleien fühlen sich von beA abgeschreckt und versuchen, die Nutzung zu vermeiden (was nicht möglich sein wird). Das beA ist jedoch kein Schreckgespenst, sondern bietet eine hervorragende Gelegenheit, die Mandatsbearbeitung modern und effizient zu gestalten und einhergehend bestehende Arbeitsabläufe in der Kanzlei zu verschlanken. Die Kommunikation mit den Mandanten wird in den meisten Kanzleien schon seit geraumer Zeit fast vollständig durch E-Mail getätigt. Warum also nicht auch die Korrespondenz mit den Gerichten in die Zukunft heben und beA schnellstmöglich einrichten?! beA muss als Chance gesehen und genutzt werden!

Vorteile von beA
Ein Vorteil liegt sofort auf der Hand: Die durch Textverarbeitungsprogramme erstellten Schreiben und Schriftsätze müssen künftig nicht mehr ausgedruckt und unterschrieben werden. Sie können direkt in eine Nachricht im beA hochgeladen und vor Versand signiert werden. Man spart den Ausdruck und die Mehrfertigung von beglaubigten und einfachen Abschriften. Dasselbe gilt für Anlagen. Diese müssen lediglich eingescannt und dann zur Nachricht hochgeladen werden. Auch hier spart man die Vervielfältigung für den Gegner.

Ebenso verfährt man mit eingehender Gerichtspost. Diese kann elektronisch archiviert und dann mittels einem normalen Mailprogramm an den Mandanten weitergeleitet werden. Es entfällt hier der Zwischenschritt, Papierpost einzuscannen, um sie an den Mandanten per E-Mail zu versenden.

Durch das Erstellen und Hochladen von Nachrichten in das beA wird auch das Umhertragen von Unterschriftenmappen unnötig.

Sind die Schriftsätze erst signiert und an das Gericht verschickt, erhält man sofort eine Eingangsbestätigung des Servers. Diese dient dem Nachweis, dass ein Schriftsatz fristgerecht eingereicht wurde. Kein banges Warten mehr am Faxgerät und auch spätabendliche Botenwege zum Nachtbriefkasten erübrigen sich hierdurch.

Der Versand der Gerichtspost über beA wird außerdem auch die Portokosten der Kanzlei senken.

beA ermöglicht (fast) papierloses Arbeiten
Die Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs wird in den Kanzleialltag immer mehr Einzug halten, sodass ein (fast) papierloses Arbeiten möglich sein wird. Der Vorteil, wenn die Kanzlei mittelfristig auf die vollständige elektronische Aktenführung umstellt, ist, dass hierdurch mit einem Mausklick ein schneller Überblick über alle Schriftstücke in der Akte zu erhalten ist und z. B. Sachstandsanfragen von Mandanten per Telefon augenblicklich beantwortet werden können. Zudem entfallen die physischen Akten in den Schränken und Archiven und werden die Kanzleiräume nicht mehr unnötig belasten.

beA als Chance nutzen
beA wird eine große Arbeitserleichterung für alle Kanzleimitarbeiter und auch die Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte bedeuten! Allerdings nur, wenn die Zeit bis zum 1. Januar 2018 genutzt wird, um sich über die neuen Abläufe, die notwendig sein werden für eine fehlerfreie und zufriedenstellende Nutzung, Gedanken zu machen und Testläufe in der Kanzlei zu starten. Jetzt ist noch Zeit dafür – nutzen Sie sie!

Von Viviane Schrader, Rechtsfachwirtin, zert. Personalmanagerin (DAM), Gesellschafterin der Tietje & Schrader oHG, Kanzlei-Consulting, Achim, www.tietje-schrader.de

Ein Plädoyer für das Jahresgespräch: Gastbeitrag von Constanze Eich

Jahresgespräche haben auch in der Kanzleienwelt längst Einzug gehalten. Was allerdings als wertvolles Management Tool gepriesen und von HR-Abteilungen meist aufwändig installiert wurde, verkommt in den meisten Fällen zum Selbstzweck. Mühsam werden Fragebögen ausgefüllt und abgearbeitet. Es wird Feedback in alle Richtungen gegeben. Der Mitarbeiter soll schließlich wahr- und ernstgenommen werden. Gerade die feedbackhungrige Generation Y fordert von ihren Vorgesetzten immer mehr Rückmeldung ein und wird damit zu einem regelrechten ‚enfant terrible’ in der Arbeitswelt. Denn Feedback kostet Zeit. Und Zeit ist rar. Schließlich steht der Mandant ja im Mittelpunkt des Interesses. Wer um sich selbst kreist, arbeitet nicht profitabel.

Jahresgespräche – Mindestmaß an formalisierter Kommunikatin
Um aber ein bisschen ‚Mitarbeiter-Management’ walten zu lassen und den Erwartungen der Berufseinsteiger gerecht zu werden, sind Jahresgespräche das Mindestmaß an formalisierter Kommunikation. Zudem soll das Jahresgespräch auch Dreh- und Angelpunkt für Gehaltsverhandlungen und Karriereentwicklung darstellen. Und so schlägt – zumindest in größeren Kanzleien – alle Jahre wieder bei Partnern und Führungskräften die Erinnerungsnachricht aus der HR-Abteilung auf, dass eben dieses Jahresgespräch wieder ansteht. Meist wird dann auf den letzten Drücker ein Termin vereinbart und die lästige Pflicht erfüllt. Dabei sind die von HR-Experten entwickelten Leitfäden für Jahresgespräche oft sehr gut durchdacht und ermöglichen, dass man die allgemeinen Leistungen des Mitarbeiters sinnvoll bewerten und neue Ziele vereinbaren kann. Für viele stellen diese auch das Herzstück für Karriereentwicklung, Gehaltserhöhungen und die Vergabe neuer Verantwortungsbereiche dar. Und auch der Mitarbeiter kann das Jahresgespräch dazu nutzen, eigene Ideen und persönliche Ziele zu formulieren.

Jahresgespräche – wertvolle Instrumente für die Kanzleientwicklung
Doch das Jahresgespräch kann noch viel mehr: Wer unternehmerisch denken und handeln möchte, hat mit dem Jahresgespräch ein wertvolles Instrument in der Hand, die Kanzlei voranzubringen und eigene Ziele umzusetzen. Denn die Anwaltspersönlichkeit ist längst nicht mehr nur edler Consigliere, sondern auch Unternehmer in eigener Sache – ob in der Großkanzlei oder in der kleineren Einheit. Und da könnten Jahresgespräche eine echte Schlüsselrolle spielen. Voraussetzung ist, dass der Unternehmeranwalt einen eigenen Plan hat, wohin er mit seiner Kanzlei, seiner Praxisgruppe, seinem Team genau hin möchte. Viel zu selten nimmt man sich im Alltag die Zeit den Kopf aus dem Tagesgeschäft zu strecken. Dabei ist es für beide Seiten wertvoll und gewinnbringend, sich genau diese Zeit zu nehmen. Im formalisierten Jahresgespräch kann man den Mitarbeiter mit der eigenen Strategie vertraut machen, ihn quasi als Multiplikator nutzen, seine Rolle bei der Umsetzung definieren und damit einhergehende Aufgaben und Verantwortlichkeiten ableiten. Auch den Vorschlägen des Mitarbeiters zur Umsetzung dieser Ziele Raum zu geben und sie gemeinsam zu diskutieren, verbindet Vorgesetzten und Mitarbeiter und führt dazu, dass dieser zum selbständigen Denken ermutigt wird und sich dadurch wesentlich stärker mit der eigenen Arbeit identifiziert. Das verpflichtet den Vorgesetzten dazu, sich wirklich über seine strategischen Ziele klarzuwerden und sich auch gründlich auf dieses Gespräch vorzubereiten. Es gilt den Mitarbeiter inhaltlich abzuholen, ihn aber auch für die strategischen Ziele zu begeistern. Die Ziele bezüglich der Kanzleientwicklung oder zur Entwicklung des eigenen Referats müssen zu gemeinsamen Zielen werden.

Kontinuierliche Umsetzung gefragt
Damit die strategischen Bemühungen aus dem Jahresgespräch wirklich greifen, muss kontinuierlich an der Umsetzung gearbeitet werden. Das setzt voraus, dass es unterjährig immer wieder Anknüpfungspunkte an das Jahresgespräch geben muss, um den Plan auf dem Schirm zu behalten. In regelmäßigen Abständen sollten die Vereinbarungen wieder in Erinnerung gerufen werden. Im besten Fall sind sie permanent präsent – sowohl bei der Führungskraft, als auch beim Mitarbeiter, auch wenn das mit einem erhöhten Kommunikations- und Zeitaufwand verbunden ist. Doch dieser Aufwand zahlt sich aus, denn so wird aus dem Anwalt nicht nur ein Unternehmer, sondern auch eine echte Führungspersönlichkeit.

Momente für sinnvolles Feedback im Alltag
Feedback entfaltet im übrigen auch erst dann seine ganze Kraft, wenn es nicht nur auf die wenigen Augenblicke im Jahresgespräch konzentriert und damit zum Valentinstag für Wertschätzung und Anerkennung wird. Momente für sinnvolles Feedback gibt es im Alltag genug. Sei es nach Beendigung eines Mandates, zur unmittelbaren Bewertung eines Arbeitsergebnisses oder auf Wunsch des Mitarbeiters. Je engmaschiger ein Mitarbeiter Rückmeldung zur Entwicklung seiner Fähigkeiten erfährt, desto schneller können Fortschritte erzielt und Kompetenzen erweitert werden. Im Jahresgespräch hingegen sollte das Feedback nicht nur auf die persönliche Entwicklung abstellen. Hier sollte unbedingt auch eine Rückmeldung im Hinblick auf die strategische Entwicklung der Kanzlei oder der Praxisgruppe erfolgen. Der Beitrag des Mitarbeiters zum Unternehmenserfolg, der im Gespräch sichtbar gemacht wird und die ausgesprochene Wertschätzung dafür, können somit zu wertvollen Motivationsquellen werden, die wesentlich nachhaltiger wirken, als so manche Gehaltserhöhung.

Constanze Eich ist Expertin für angewandte Rhetorik und strategische Kommunikation. Sie berät mittelständische sowie internationale Unternehmen, Wirtschaftskanzleien und Institutionen in ihrer internen wie externen Kommunikation. Bei C.H.BECK erschienen ist ihr Buch Networking und Akquise für Anwälte.

Wie Anwalt und Assistenz gut zusammenarbeiten – Gastbeitrag von Susanne Kleiner

Eine professionelle Assistenz unterstützt Rechtsanwälte spürbar. Versierte „Vorzimmer“ sind längst mehr als die Visitenkarte einer Kanzlei. Sie sind quasi die Schaltzentrale im Unternehmen. Impulse für eine gute Zusammenarbeit zwischen Anwälten und dem Sekretariat.

Ein starkes Team gewinnt

Wer in der Assistenz arbeitet, ist ein Teamplayer und hat Herz und Ohren am rechten Fleck. Aufmerksame Kolleginnen und Kollegen filtern auch Informelles aus Gesprächen und Telefonaten heraus. Das ist sehr häufig für die interne Kommunikation und die Mandantenbeziehungen von Vorteil. Deshalb fördern und würdigen stärkenbewusste Chefs diese Skills. Überhaupt legen versierte Führungskräfte Wert auf ein gutes Miteinander und kommunizieren respektvoll und wertschätzend. Sie begegnen ihrem Sekretariat auf Augenhöhe. Und sie sind wirklich dankbar, jemanden an ihrer Seite zu haben, der sie spürbar entlastet. Das sprechen sie aus. Und sie zeigen das auch.

Klare Kommunikation zählt

Es kommt vor, dass Assistenten und Anwälte das, was geschieht, mit anderen Augen sehen und mit anderen Ohren hören. Deshalb ist eine klare Kommunikation so richtungsweisend. Sonst schleichen sich Missverständnisse und Konflikte ein. Es empfiehlt sich, routinemäßig einen fixen Zeitpunkt zu nutzen, um elementare To-dos des Tages zu thematisieren und Wissenswertes drumherum zu erläutern. Wenn Anwälte oft dienstlich verreisen, kommen sie nicht umhin, trotzdem Transparenz zu schaffen. Die Technik macht es möglich. Stoßen neue Kollegen ins Team dazu, ist es gut, die Regeln der Zusammenarbeit explizit zu besprechen. Chefs und Mitarbeiter offenbaren, was sie voneinander erwarten und legen fest, wie die Abläufe am besten funktionieren. Das ist ein Startschuss mit Signalwirkung, der den Teamgedanken unterstreicht, der für ein vertrauliches und anspruchsvolles Miteinander entscheidend ist.

Ein Job mit Perspektive – auch für attraktive Arbeitgeber

Die „Tippse“ im klassischen Sinne hat längst ausgedient. Juristen brauchen Assistenzen, die mitdenken, vordenken und eine gute Stimmung halten. Nicht ohne Grund sind die Anforderungen an die Assistenz anspruchsvoller geworden. Dennoch kämpfen viele Kanzleien mit einem verstaubten Image und haben es mitunter schwer, gutes Personal zu rekrutieren. Deshalb gestalten attraktive Arbeitgeber diese Stellen kreativ und qualifizieren ihre Mitarbeiter auch persönlich weiter. So präsentieren sie sich am Markt als ein modernes und offenes Unternehmen, in dem vielfältige und interessante Aufgaben und Fälle ambitionierte Bewerberinnen und Bewerber begeistern.

Susanne Kleiner ist freie PR-Beraterin, Texterin, Journalistin und Mediatorin in München und kooperiert mit Rechtsanwälten als Expertin für Litigation-PR. Als Trainerin (dvct) und Coach (dvct) vermittelt sie persönliche und mediale Kommunikationskompetenz. Einen Schwerpunkt legt sie dabei auf interne und externe Kommunikation in Krisen und Konflikten. Außerdem berät sie in allen Fragen rund um die Kanzlei-PR und Markenstrategie und entwickelt Image- und Werbetexte für Online- und Printmedien.

www.susanne-kleiner.de

www.trainings-workshops-seminare.de

 

Mitarbeitergespräche als Motor für Kanzleiziele

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

Mitarbeitergespräche sind weder beliebt noch einfach zu führen.  In ihrem Artikel auf kanzleimarketing.de erläutert Susanne Pannebäcker wie das Mitarbeitergespräch zum Motor für Kanzleiziele werden kann. Mit dieser kurzen, klaren Anleitung gelingen nötige Veränderungen und tragen nachhaltig zum gesamten Kanzleierfolg bei.

Viel Erfolg bei der Umsetzung wünscht Ihnen im Namen des Kanzleiforum-Teams

RA Katharina Nitsch

 

Recruiting in kleinen und mittleren Anwaltskanzleien, Beitrag von Dr. Bernhard Labudek

Man könnte glauben, das Finden, Auswählen und Einstellen (Recruiting) junger Anwälte und Anwältinnen wird für kleine und mittlere Kanzleien zunehmend schwieriger. Schon bisher war es für sie nicht einfach, geeignete Mitarbeiter zu finden. Ehrgeizige, international ausgebildete und ambitionierte Kandidaten streben eher in große Organisationen mit weltweiten Niederlassungen. Großkanzleien können in der Regel mehr bezahlen, attraktivere Gesamtpakete und Aufstiegschancen bieten. Große Namen bedeuten auch große Mandate; das zieht junge Bewerber an.

Erschwerend kommt hinzu, dass die Großen im Wettbewerb der Arbeitgeber einigen kostspieligen Aufwand betreiben, der den Kleinen nicht möglich ist. Mit einer Vielzahl von Maßnahmen erhöhen Großkanzleien zum Beispiel ihre Außenwahrnehmung und machen sich zu einer Marke. Dadurch soll ihre Attraktivität als Arbeitgeber gesteigert werden (neudeutsch: Employer Branding). Mit eigenen Personalexperten soll zudem die Trefferquote im Auswahlprozess für geeignete Kandidaten verbessert werden.

Demgegenüber erscheinen kleine und mittlere Kanzleien nicht nur viel weniger anziehend, sie können auch nicht den gleichen hohen Aufwand betreiben, um ihre Wunschkandidaten zu finden. Verlieren sie also den Wettbewerb um die besten Köpfe? Das ist bei näherem Hinsehen nicht unbedingt zutreffend.

Die Vorteile der Kleinen:

Kleinere und mittlere Kanzleien haben als Arbeitgeber durchaus schätzenswerte Vorteile:

–     Mehr Freiheit. Nicht jeder Junganwalt wird von den engen und steilen Zielvorgaben vieler internationaler Großkanzleien motiviert. Viele wollen stattdessen Freiräume bei den Inhalten der Arbeit und zwischen Arbeit und Freizeit schaffen.

–     Ein echtes Team. Die vertrauensvolle Atmosphäre in einem kollegialen, überschaubaren Team ziehen viele der Arbeit in einer Organisation vor, in der sich nicht einmal alle Kollegen in Deutschland kennen. Das Motto „Aufstieg oder Austritt“ empfinden zudem viele als zynisch und seelenlos.

–     Selbstbestimmung und Wirkung. Nicht alle zukünftigen Partner wollen jahrelang nur kleine Beiträge zu Big Deals oder zu Mega-Verfahren leisten. Für viele selbstständig denkende Anwälte ist die Perspektive, im Team eines sogenannten „Regenmachers“ nur der Wasserträger zu sein, schon nach kurzer Zeit nicht mehr reizvoll; dann lieber kleinere Deals und Verfahren selbst verantworten.

–     Geld ist nicht alles. Viele Nachwuchsjuristen lassen sich nicht mit noch mehr Geld locken, wenn die Lebensplanung in und außerhalb der Arbeit dafür auf der Strecke bleibt oder fremdbestimmt ist.

–     Weniger fachliche Enge. Spezialisierung ist gut, aber eine zu enge Spezialisierung ist auf die Dauer öde und beschränkend. Variatio delectat. Hier sind die Kleinen oft flexibler.

Der vielleicht größte Vorteil der kleinen und mittleren Kanzleien: Die heute 25- bis 30-Jährigen, die zukünftige Zielgruppe beim Recruiting, betonen gerade diese Punkte. Sie entsprechen offenbar ihrem Selbstverständnis, ihren Prioritäten und ihrer Arbeitsauffassung: mehr Selbstbestimmung, echte Teamarbeit, Werteorientierung, persönliches Wachstum und ein verändertes Austarieren von Arbeit, Erlebnis und Freizeit. Sie wollen anscheinend eher ihre Arbeitwelt an ihre Werte und Überzeugungen anpassen als umgekehrt.

Was ist also für kleine und mittlere Kanzleien zu tun?

Kleine und mittlere Kanzleien müssen ihre Stärken nutzen und ihr Profil schärfen. Die genannten Vorteile (und einige andere) gegenüber den Großkanzleien sind viel klarer herauszustellen und den zukünftigen Bewerbern bewusst zu machen.

Die Kleinen sollten von den Großen lernen. Insgesamt ist der Auswahlprozess zu professionalisieren. Das Verfahren ist darauf auszurichten, Bewerber nach klar definierten Persönlichkeitsmerkmalen auszusuchen. Examensnoten allein helfen hier wenig. Strategische Personalplanung kann nur wirken, wenn sie rechtzeitig beginnt. Generell ist es auch hier sinnvoll, sich auf seine Stärken zu konzentrieren und den Rest auszulagern.

Dabei gilt es, von liebgewonnenen Gewohnheiten Abschied zu nehmen. Es ist fatal zu glauben, die Bewerbersichtung und -auswahl könne durch einen Senior-Partner nebenbei erledigt werden. Wer alle paar Jahre Bewerber-Gespräche mit Personen führt, die eine ganze Generation jünger sind, wenn nicht mehr, muss schon sehr viel Glück haben, darunter den zukünftigen Partner oder Nachfolger zu erkennen. Am teuersten ist es, wenn der falsche Kandidat einstellt wird.

 

Dr. Bernhard Labudek, INTERNEXUS, Die Personalberatung für Juristen, www.internexus.de

Der Syndikus-Rechtsanwalt: Kennen Sie den?

Berichtet die Banking-Anwältin einer internationalen Kanzlei im Familienkreis, sie arbeite jetzt für eine Bank als Syndika. Fragt die Tante: „Fürs Syndikat? Ja, ist das denn jetzt auch schon legal?“
Dieser (echte) Fall legt den Finger bereits auf die Wunde: Die Zahl der Unternehmensjuristen steigt, von der hohen Nachfrage nach dem zu Jahresbeginn eingeführten neuen Status des Syndikusrechtsanwalts ganz zu schweigen. Aber Hand aufs Herz: Wissen Sie genau, womit sich die Syndikusjuristin und der Syndikusjurist Ihres Mandanten in der Praxis wirklich befassen? Wie sehr gehen Sie mit ihnen im Gespräch ins Detail?
Eine Diskussion zwischen Betroffenen am Rande einer kürzlich moderierten Anwaltsrunde hat mir gezeigt, dass hier nichts selbstverständlich ist – denn einerseits wünscht sich der moderne Syndikus natürlich nichts weniger als die a) preiswerte, b) punktgenaue, c) gleichwohl ausreichend breite Abdeckung durch den d) passenden anwaltlichen Auftraggeber. Er möchte zu einem vertretbaren Aufwand ein Back-Up haben, deswegen lagert er ja gerade ein bestimmtes Rechtsthema aus. Andererseits gelten in vielen Unternehmen Datenschutz-, Compliance- oder Legal-Abteilungen, die so genannten „Business Supports“, hinter vorgehaltener Hand schlicht als „Business-Verhinderungs-Tanker“. Und wenn dann noch die Einkaufsabteilung über die Vergabe des nächsten Beratungsauftrags (mit-)entscheidet, möchte man in deren Kielwasser als externer Anwalt lieber nicht geraten.
Geben deshalb auch Sie im Zweifel „keine langen Antworten“, wie es in der erwähnten Veranstaltung ein erfolgreicher Wirtschaftsanwalt empfahl? Oder halten Sie es für sinnvoller, sich vergleichsweise ausführlicher mit dem Zu- und Vortrag Ihrer juristischen Partner im Unternehmen auseinanderzusetzen?
Wir sind sehr gespannt darauf, wie Sie das handhaben! Namens des Kanzleiforum-Teams grüßt herzlich

Ihre
Rechtsanwältin Dr. Anette Hartung

 

Fair enough – was bringen Nachwuchsmessen dem Anwaltsmittelstand?

Eine Anwaltskammer veranstaltet sie in den Räumen eines großen Versicherungskonzerns, ein privater Anbieter mietet Messehallen, ein weiterer ein Universitätsfoyer. Vor Ort treffen die Studierenden auf die Namen von Sozietäten, nach denen an einer norddeutschen privaten Hochschule die Hörsäle benannt worden sind. Und lassen sich blenden von Smartphone-Brillen, Pflanzhölzern, Schneekugeln und anderen Give-Aways, die der traditionellen Kombination aus Kanzleikugelschreiber und Post-It-Block längst den Rang ablaufen. Oder etwa nicht?
„Wir stehen hier in diesem Jahr schon zum zweiten Mal“, erläutert die Partnerin einer siebenköpfigen Kanzlei, die sich am Standort Frankfurt neben den Juve-Top 20 vergleichsweise winzig ausnimmt. Irgendwelche wertvollen Kontakte ergäben sich immer. „Wir sind zwar klein, aber wir orientieren uns nach oben“, höre ich von anderer Seite. Der Partner einer dritten Kanzlei bleibt indes skeptisch: „Das ist hier doch alles nur ein Schaulaufen. Die großen Sozietäten können es sich nicht leisten zu fehlen. Aber wer im Mittelstand guten Nachwuchs an sich ziehen will, der sollte sich doch eher fachlich präsentieren!“
Was mich zur Gretchenfrage bringt: Nun sag, wie hast du’s mit der Präsentation? Am Stand oder nur „auf dem Podium“?
Auf Ihre Einstellung dazu freut sich auch heute wieder
Ihre

Rechtsanwältin Dr. Anette Hartung