Personalauswahl und strukturierte Bewerbergespräche – Gastbeitrag von Viviane Schrader

In Zeiten des Fachkräftemangels finden viele Kanzleien kaum noch geeignete Bewerber, um ihre offenen Stellen für Rechtsanwalts- oder Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte adäquat und zügig zu besetzen. Umso wichtiger ist es, aus der teilweise geringen Anzahl von Bewerbungen diejenigen Personen herauszufiltern, die fachlich und persönlich geeignet sind, die freie Position in der Kanzlei dauerhaft zu besetzen. Denn nicht nur die Nichtbesetzung einer Stelle kostet die Kanzlei viel Geld, sondern auch die Fehlbesetzung!

Letztendlich kann man keinem Bewerber hinter die Stirn schauen, aber man kann durch ein wohldurchdachtes Bewerberauswahlverfahren und ein strukturiertes Bewerbergespräch dafür sorgen, dass die Wahrscheinlichkeit einer Fehlbesetzung deutlich reduziert wird.

Der Beginn jeder Bewerberauswahl liegt bereits im Erstellen eines Anforderungsprofils für die zu besetzende Stelle. Wenn nicht klar definiert ist, wer genau gesucht wird, kann es am Ende – für beide Seiten – zur großen Ernüchterung kommen. Es ist daher zwingend vorab zu klären, welche fachlichen und sozialen Kompetenzen der perfekte Bewerber haben sollte und wie der Tätigkeitsbereich der zu besetzenden Stelle realistischer Weise aussieht. Auf dieser Basis erstellt man dann die passende und aussagekräftige Stellenanzeige. Ist die Qualität der Stellenanzeige mangelhaft, so wird sich auch kaum ein geeigneter Bewerber finden, der optimal ins Anforderungsprofil passt und die geforderte Tätigkeit zufriedenstellend ausführen kann.

Gehen aufgrund der ansprechenden Stellenanzeige eine ausreichende Anzahl von Bewerbungen ein, so sollten diese zwingend zentral erfasst werden und ein kurzes Eingangsbestätigungsschreiben – am einfachsten per E-Mail – versendet werden. Für die Prüfung der einzelnen Bewerbungen eignet sich ein eigens hierfür erstelltes Formular, auf welchem man die zu prüfenden Aspekte notiert und dann eine Wertung vornimmt.

Die favorisierten Bewerber sollten zeitnah zu einem Gespräch eingeladen werden. Die weiteren Bewerber sollten eine Zwischennachricht bzw. die Absage erhalten. Das macht einen guten Eindruck und man vermeidet auch – ggfs. mehrfache – Nachfragen von Bewerbern.

Das Bewerbergespräch sollte zwingend ein sog. strukturiertes Gespräch sein. Dieses bedarf daher einer entsprechend sorgfältigen Vorbereitung. Im Vorfeld sollte geklärt werden, welche Personen neben dem Bewerber am Gespräch teilnehmen (z.B. Vertreter der Kanzleiführung sowie Büroleitung, Mitarbeiter aus dem Office etc.). Der Vorteil, wenn verschiedene Personen das Gespräch begleiten, ergibt sich aus den verschiedenen Blickwinkeln der Teilnehmer und aus dem sich daraus gebildeten besseren Bild. So haben z.B. Office-Mitarbeiter im Gespräch oft einen anderen Fokus als z.B. der Seniorpartner. Auch hieraus ergeben sich unterschiedliche Gesprächswahrnehmungen, die sich gegenseitig bereichern können.

Dann sollte ein Gesprächsbogen erstellt werden, aus dem sich der Verlauf des Gesprächs in Stichworten ergibt. So ist sichergestellt, dass alle Bewerbergespräche identisch verlaufen und entsprechend vergleichbar werden.

Nach einer Begrüßung sollte der Bewerber sich selbst vorstellen und seine maßgeblichen Fähigkeiten in eigenen Worten beschreiben. So kann man Redegewandheit, Umgang und soziale Kompetenzen prüfen. Kleine Fragen zum Privatleben, z.B. Hobbies, sind erlaubt und lassen Rückschlüsse auf die Persönlichkeit des Bewerbers zu.

Für die Überprüfung der fachlichen Kompetenz kann man z.B. reine Wissensabfragen (oder Allgemeinwissen) mit der Lösung von praxisorientierten Fallbeispielen kombinieren. Es ist Geschmackssache, ob man einen Bewerber im Sekretariat heutzutage noch zu einer Arbeitsprobe, z.B. beim Diktatschreiben, bittet. Aber auch in diesem Teil sollte der Bewerber viel Redezeit erhalten, um auch seine fachlichen Kompetenzen zu beschreiben („Erläutern Sie einen typischen Arbeitstag bei Ihrem vorherigen Arbeitgeber.“). Wichtig für das gesamte Gespräch ist, dass es sich um einen Dialog handelt, und nicht um einen Monolog eines Kanzleivertreters. Auch sollte für die Gespräche ein großzügiger Zeitrahmen gewählt werden. Bewerbergespräche unter Zeitdruck können nicht erfolgreich geführt werden!

Nach Abschluss aller Gespräche werden die Gesprächsbögen ausgewertet und derjenige Bewerber, der die meisten Kriterien erfüllt, sollte zu einem weiten Gespräch über die Verhandlung der Vertragsinhalte eingeladen werden.

Stellt sich heraus, dass kein Bewerber alle Kriterien oder wenigstens eine weit überwiegende Anzahl erfüllt, so darf (und sollte) die Konsequenz sein, dass die Bewerberauswahl an dieser Stelle gescheitert ist und eine erneute Suche beginnen sollte. Ein Bewerber, der nicht überzeugt, darf nicht aus purer Not und Zeitdruck, eine Stelle dringend zu besetzen, eingestellt werden. Der mittel- und langfristige Schaden, der sich u.U. für die Kanzlei ergibt, ist zu groß. Auch für einen Bewerber, der im Nachhinein die fachlichen Kompetenzen schlicht nicht liefern kann, kann es frustrierend werden. Hier sollte auch der Gesundheitsschutz des Arbeitnehmers beachtet werden. Denn ein überforderter Mitarbeiter kann schnell an Überlastungssymptomen leiden und erkranken.

Installieren Sie also für Ihre Kanzlei standardisierte Bewerberauswahlverfahren,strukturieren Sie die Bewerbergespräche und legen Sie damit den Grundstein für einen größtmöglichen Erfolg bei der Mitarbeitersuche!

Viviane Schrader, zert. Personalmanagerin (DAM), Rechtsfachwirtin, Gesellschafterin der Tietje & Jäger oHG, Kanzlei-Consulting, Achim, www.tietje-jaeger.de

Neues zur ReNo-Ausbildung – Interview mit Ronja Tietje und Sabine Jungbauer

Guten Tag Frau Tietje, guten Tag Frau Jungbauer, wir freuen uns, dass Sie uns als Herausgeberinnen für ein Interview für den Blog Kanzleiforum zur Verfügung stehen. Kommen wir gleich zu unserer ersten Frage: In den Büchern der neuen Reihe „RENO-Ausbildung: Fallakten“ widmen Sie sich der praktischen Ausbildung der ReNo anhand von realen Fällen. Erzählen Sie uns doch bitte, warum Sie diesen Ansatz gewählt haben. Gab es so etwas noch nicht auf dem Markt?

Durch die neue ReNoPat-Ausbildungsverordnung, die seit dem 01.08.2015 zur Anwendung kommt, ist die handlungsorientierte Wissensvermittlung sehr stark in den Fokus der Ausbildung gerückt. Dabei ist aber auch gleichzeitig zu beobachten, dass aufgrund zunehmender Spezialisierungen in den Anwaltskanzleien die Auszubildenden oft mit „normalen Zivilrechtsfällen“ kaum noch in Kontakt kommen. Wir halten gerade diese Fälle allerdings für eine gute Grundlage zur Erlangung des Basiswissens und wollten daher mit den Fallakten den Auszubildenden helfen, Zusammenhänge besser erkennen und beurteilen zu können.

Ist das Ausbildungswerk ReNO 2015, das ebenfalls von Ihnen, Frau Jungbauer, herausgegeben wird eine sinnvolle Ergänzung?

Die Reihe ReNo 2015 orientiert sich ebenfalls an der neuen Ausbildungsverordnung. Hierbei handelt es sich um eine Buchreihe, die seit vielen Jahren am Markt etabliert ist. Der Fokus bei dieser Buchreihe liegt auf der Abschlussprüfung. Es handelt sich nicht um Lehrbücher oder ausbildungsbegleitende Arbeitshefte wie die Fallakten, sondern um Zusammenfassungen von Schwerpunktthemen mit entsprechenden Übungsaufgaben, die sich an der Abschlussprüfung orientieren. Diese Bücher, die sämtlichst auf den prüfungsrelevanten Themen basieren, sind hervorragend geeignet, sich auf die schriftliche Abschlussprüfung vorzubereiten.

Welche Ergänzungen oder Verbesserungen würden Sie in der ReNo-Ausbildung für sinnvoll halten?

Mit der neuen ReNoPat-Ausbildungsverordnung sind die Weichen für die Zukunft schon gestellt worden. Hier waren insbesondere auch zwei Vorstandsmitglieder des ReNo-Bundesverbandes im Verordnungsverfahren aktiv eingebunden. Verkrustete alte Strukturen wurden aufgebrochen, Themen wie der elektronische Rechtsverkehr oder auch Europarecht, die zunehmend an Bedeutung gewinnen, aber auch die Vermittlung von Sozialkompetenzen, wurden aufgenommen. Nun ist die nächste Herausforderung, diese Vorgaben im Berufsschul- und Kanzleialltag umzusetzen. Berufschulen und Kanzleien sind als gleichberechtigte Partner im dualen Ausbildungssystem hier gleichermaßen hoch gefordert. Zudem heißt es, die Augen weiterhin am Markt offen zu halten, um zeitnah auf künftige Entwicklungen zu reagieren.

Was halten Sie für Schlüsselkompetenzen einer/eines ReNo?

Nach wie vor stellt auch die neue Verordnung hohe Anforderungen an ein vertieftes Wissen in den Bereichen der Fristenverwaltung, des Kanzleimanagements aber auch des Vollstreckungs- und Kostenrechts sowie im notariellen Bereich z. B. des Liegenschaftsrechts. Hier können die Fachangestellten die Anwälte in ihrer Arbeit sehr gut unterstützen und selbständig ihnen zugeteilte Aufgaben erledigen. Von ReNos wird heute aber auch eine hohe Sozial- und Handlungskompetenz gefordert. Das fachliche Arbeiten – insbesondere im Team – aber auch der Umgang mit den verschiedenen Medien unter effizienter Einbeziehung der Soft- und Hardware sind wichtige Instrumente im täglichen Arbeitsalltag. Die dafür wichtigen Schlüsselkompetenzen wie z. B. Teamfähigkeit, ergebnisorientiertes Handeln und Organisationsfähigkeit, sind es, die ReNos heutzutage mitbringen müssen.

Wie kann man diese Kompetenzen praktisch einüben? Haben Sie hier eine Idee für unsere Leser, wann man dies auch im Alltag üben kann?

Nehmen wir das Beispiel elektronischer Rechtsverkehr. Gerade junge Menschen bewegen sich heute in der digitalen Welt in einer Selbstverständlichkeit, die bereits große Vorteile für das Erlernen des Berufs der ReNo mit sich bringt. Wenn man aufgeschlossen ist und/oder in der Lage ist, sich hierfür zu öffnen, bringt einen das auch im Berufsleben schon ein gutes Stück weiter. Alles rund um die „digitale Anwaltskanzlei“ lässt sich leichter erlernen, wenn man auch im Umgang mit MS Office-Produkten bereits im Alltag geübt ist. Die elektronische Archivierung von Fotos und Dokumenten betreibt fast jeder auch heutzutage im privaten Bereich. Mit den rechtlichen Hintergrundkenntnissen zu Aufbewahrungspflichten, rechtssicherem ersetzenden Scannen oder dem Einsatz von professionellen Dokumenten-Management-Systemen baut man auf diese Kenntnisse dann am Ende letztendlich noch auf.

Welche weiteren Fähigkeiten sollte eine ReNo auf jeden Fall mitbringen, um wirklich in dem Beruf erfolgreich zu sein?

Eine ReNo sollte wie jeder Mensch im Beruf zielstrebig sein. Das ist sicher eine Grundvoraussetzung, um im Berufsleben erfolgreich zu sein. Daneben ist es wichtig, dass eine Reno bei den sich ständig ändernden Gesetzesgrundlagen und Reformen gewillt ist, sich immer „up to date“ zu halten, also sich weiterbildet. Sei es durch Präsenzseminare oder Webinare zu bestimmten Fachgebieten, oder die komplexe Weiterbildungsmöglichkeit zum geprüften Rechtsfachwirt, und/oder zum Notarfachwirt. Denn eines ist im ReNo-Beruf sicher: Die Berufsinhalte stehen nie still.

Würden Sie Ihrer Tochter/Sohn empfehlen, eine Berufsausbildung zur ReNO anzustreben?

Ja, wir denken schon. Trotz vieler Punkte, die dagegen sprechen könnten. Wie z. B. die geringe Vergütung in der Ausbildung, oder später – je nach Region – im Beruf als Fachangestellte/r. Aber zum einen ändern sich die Zeiten. Auch im Gehaltsgefüge der Fachangestellte ist im Augenblick viel Bewegung. Und zum anderen ist der Beruf der ReNo ein hoch qualifizierter Beruf, in dem man oft sehr selbständig arbeiten und sein Rechtswissen einbringen kann. Und selbst wenn man sich nach der Ausbildung entscheidet, dass der Job in einer Anwaltskanzlei nichts für einen ist, dann stehen einem die Türen in der Wirtschaft und in der Justiz sehr weit offen, gerade weil man in der Ausbildung ein sehr breit angelegtes Officemanagementwissen gekoppelt mit einem großen Schwung an Rechtskenntnissen erhält und daher in der Justiz oder der Wirtschaft gut einsetzbar ist. Arbeitslosigkeit muss in diesem Beruf eigentlich kein/e Fachangestellte/r fürchten.

Herzlichen Dank für das Gespräch!

Jungbauer / Tietje (Hrsg.)
Das Aufforderungsschreiben
2017, 80 S., ZAP-Verlag für die Rechts- und Anwaltspraxis, ISBN 978-3-89655-858-9,
Preis 19,90 € inkl. MwSt.
Jungbauer / Tietje (Hrsg.)
Die Zivilklage
2017, 80 S., ZAP-Verlag für die Rechts- und Anwaltspraxis, ISBN 978-3-89655-860-2,
Preis 19,90 € inkl. MwSt.
Dives / Jungbauer (Hrsg.)
ReNo 2015
2015, 1200 S., C.F. Müller, ISBN 978-3-8114-4628-1,
Preis 94,99 € inkl. MwSt.

 

Der Rechtsfachwirt – Karrierechance für Rechtsanwaltsfachangestellte, Beitrag von Rechtsanwältin Dr. Sonja Fischer

Jahrelang gab es für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Anwalts- und Notarkanzleien, die sich nach ihrer Ausbildung zur/zum Rechtsanwalts- und/oder Notarfachangestellten noch weiterbildeten, kein einheitliches Berufsbild. Gleichzeitig wurde und wird von den Mitarbeitern in ihrer täglichen Arbeit in Rechtsanwaltskanzleien, Unternehmen, Verbänden und Behörden ein hohes Maß an rechtlichen Kenntnissen, eigenverantwortliche Organisation des Büros und Entlastung der jeweiligen Vorgesetzten erwartet. Doch ohne optimale Fortbildungsmöglichkeiten und der Möglichkeit, einen qualifizierten Abschluss zu erlangen, war dies nur schwer möglich. Diesem Missstand half der Bundesgesetzgeber mit der am 23.08.2001 erlassenen Verordnung über die Prüfung zum anerkannten Abschluss „Geprüfte/r Rechtsfachwirt/in“ ab (BGBl. I, 2250). Zuständig für die Abnahme der Prüfung und für die Verleihung des staatlich geschützten Titels sind dabei die Rechtsanwaltskammern.

Das Fortbildungsprofil der Bundesverordnung beschreibt die Qualifikation der/des Geprüften Rechtsfachwirtin/Rechts-fachwirtes wie folgt: „Geprüfte Rechtsfachwirte sind befähigt, die Kanzlei eines Rechtsanwaltsbüros zu verwalten, zu organisieren und zu leiten. Sie beherrschen das nicht anwaltliche Aufgabenfeld eines Rechtsanwaltsbüros und können qualifizierte Sachbearbeitung im anwaltlichen Aufgabenfeld leisten […].“

Geprüfte Rechtsfachwirte sind professionelle Allrounder: Aufgrund ihrer qualifizierten und vielseitigen Ausbildung sind sie in der Lage, sowohl Verwaltungs- und Personalverantwortung zu tragen als auch eigenständige Sachbearbeitung zu leisten. Eine „preiswerte Alternative“ zum angestellten Juristen ist der Rechtsfachwirt jedoch keinesfalls. Er kann den Anwalt (oder auch Assessor) nicht ersetzen, wohl aber ergänzen. Wer eine/-n Rechtsfachwirt/-in beschäftigt, darf sicher sein, eine gut ausgebildete Fachkraft zu haben, die kompetent und mit Sachverstand agiert.

Durch ihre fundierten Kenntnisse, welche sie während des zweijährigen Studiengangs erwerben, sind geprüfte Rechtsfachwirte vor allem im Bereich des Kosten- und Gebührenrechts sowie Zwangsvollstreckung und Inkasso unentbehrliche Mitarbeiter, da sie in diesen Bereichen auch gutachterliche Prüfungen vornehmen können. Weitere Einsatzmöglichkeiten gibt es in der Wohnungseigentumsverwaltung und in der Insolvenzabteilung. Damit Rechtsfachwirte dauerhaft erfolgreiche Leistungen erbringen können, müssen sie aktuelle Rechts- und Praxisentwicklungen, wie z.B. Gesetzesänderungen im Verfahrensrecht, Neuerungen im Vergütungs- und Kostenrecht und Zwangsvollstreckungsrecht, sicher beherrschen und zudem ein „Organisationsprofi“ sein. Sie sind ferner zuständig für alle Belange des anwaltsnachgeordneten Personals und Ansprechpartner bei allen auftretenden Problemen und Differenzen zwischen Mitarbeitern.

Seit Jahrzehnten bietet daher u.a. das Fortbildungsinstitut der Rechtsanwaltskammer Stuttgart Fachstudiengänge zum Geprüften Rechtsfachwirt an, die ideal und professionell auf die genannten umfangreichen Arbeitsgebiete in der Praxis vorbereiten. Daneben findet eine konzentrierte Prüfungsvorbereitung statt. Nach erfolgreich bestandener Prüfung zum Geprüften Rechtsfachwirt eröffnen sich neben den Karrierechancen in Rechtsanwaltskanzleien, Wirtschaftsunternehmen und Behörden darüber hinaus noch weitere berufliche Optionen. In vielen Bundesländern erwerben die geprüften Rechtsfachwirte eine fachgebundene Hochschulzugangsberechtigung, insbesondere zu einem Studium der Rechtswissenschaften. Die Weiterbildung zum/zur Geprüfte/-n Rechtsfachwirt/-in dient damit sowohl der Verbesserung und Vertiefung der in der täglichen Praxis notwendigen Fertigkeiten als auch der Erlangung theoretischer Voraussetzungen für eine akademische Karriere.

Zusammenfassend ist damit festzustellen, dass sich das Berufsbild eines Rechtsfachwirtes ein sehr vielseitiges, spannendes Betätigungsfeld darstellt und sowohl in Anwaltskanzleien als auch Wirtschaftsunternehmen eine hervorragende Karrierechance bietet. Eine Weiterbildung, die sich für jeden Rechtsanwaltsfachangestellten lohnt.

Die Autorin Dr. Sonja Fischer ist Rechtsanwältin und seit mehreren Jahren Dozentin am Fortbildungsinstitut der Rechtsanwaltskammer Stuttgart. Sie bereitet dort die angehenden Rechtsfachwirte in den Fächern materielles Zivilrecht, materielles Strafrecht und Strafprozessrecht sowie in speziellen Prüfungsvorbereitungskursen diejenigen vor, die sich dort berufsbegleitend auf die Prüfung zum „Geprüften Rechtsfachwirt“ vorbereiten. Daneben ist die Dozentin auch Prüferin im Prüfungsausschuss der Rechtsanwaltskammer Stuttgart. Ferner ist sie Co-Autorin der Reihe „Prüfungsfälle für Rechtsfachwirte“ für das Materielle Recht.

Jungbauer (Hrsg.)
ReFaWi - Übungsfälle
2016, Rund 1022 S., C.F. Müller, ISBN 978-3-8114-4338-9,
Preis 154,99 € inkl. MwSt.

 

Mitarbeiterbindung und -motivation – Was ist neben dem Gehalt noch wichtig? Anmerkungen aus Sicht einer Rechtsfachwirtin

Ja, Sie haben richtig gelesen: „neben“ dem Gehalt sind viele andere Faktoren notwendig, um Mitarbeiter dauerhaft an die Kanzlei zu binden und zu motivieren. Tatsächlich ist es so, dass eine angemessene Vergütung nur bis zu einem gewissen Grad als Motivator für gute Arbeitsleistungen wirkt. Danach verpufft der Effekt einer Gehaltserhöhung und die Mitarbeiter sind über diese „Stellschraube“ nicht mehr zu erreichen. Kommen zu einer Unzufriedenheit über die Bezahlung auch noch weitere Punkte hinzu, die einen Mitarbeiter in seinem Arbeitsverhältnis stören und ihn unzufrieden machen, wächst der Abwanderungsgedanke und im schlimmsten Fall verlässt der Mitarbeiter die Kanzlei. Soweit sollte es erst gar nicht kommen!

Viele Umfragen und Studien der letzten Jahre haben ergeben, dass die größten Motivatoren ein kollegiales, wertschätzendes Arbeitsumfeld, ausfüllende Tätigkeiten und authentische Führungskräfte sind. Dies lässt sich in einer Kanzlei am besten einbringen, wenn im Team (Kanzleiführung und Mitarbeiter) gemeinsam Kommunikations- und Feedbackregeln erarbeitet werden, an die sich dann auch alle halten müssen.

Viele Mitarbeiter schätzen es darüber hinaus, wenn der Arbeitgeber sich um weitere Aspekte kümmert, die erkennen lassen, dass nicht nur die Arbeitsleistung als solche geschätzt und „gepflegt“ werden soll, sondern auch der Arbeitnehmer als Mensch in den Vordergrund gerückt wird. Dies erreichen Arbeitgeber z. B. dadurch, dass sie ein betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) einführen, Kinderbetreuung selbst anbieten oder bezuschussen, Altersvorsorgekonzepte oder flexible Arbeitszeitmodelle anbieten. Der klassische Firmenwagen wird in diesen Tagen – gerade auch in Großstädten – vielfach von unternehmensgesponserten E-Bikes abgelöst.

Aber auch scheinbar kleine, einfach umzusetzende Maßnahmen können Mitarbeiter motivieren. Ein heller, freundlich und ergonomisch gestalteter Arbeitsplatz gehört genauso dazu, wie das Angebot einer gesunden Mittagsverpflegung oder kostenlose Getränke am Arbeitsplatz.

Wichtig: Damit gut gemeinte Leistungen des Arbeitgebers nicht ins Leere gehen, kann eine Mitarbeiterbefragung (die z. B. auch von externen Beratern als neutrale Personen durchgeführt werden könnte) deutlich aufzeigen, wo die dringendsten Wünsche liegen. Hiernach lassen sich dann am besten geeignete Maßnahmen zur Steigerung der Mitarbeiterbindung und -motivation ergreifen – und die Mitarbeiter fühlen sich schon in diesem frühen Stadium eingebunden, was die Wertschätzung erhöht.

Von Viviane Schrader, zert. Personalmanagerin (DAM), Rechtsfachwirtin, Gesellschafterin der Tietje & Jäger oHG, Achim, www.tietje-jaeger.de