Erfolgsfaktor Kanzleisoftware – Beitrag von Rechtsanwältin Kathrin Schütze

Dass Kanzleien heute um eine Kanzleisoftware nicht mehr herum kommen, ist nahezu allen Marktteilnehmern klar. Aber: die wenigsten Anwälte sind IT-affin. Die Auswahl des „richtigen“ Produkts wird gern der IT-Abteilung und dem Office-Management überlassen. Ein Fehler, wie ich finde. Kanzleisoftware kann nur zum Erfolgsfaktor werden, wenn sie in die Kanzleistrategie passt. Und diese kennt das Management.

Software für alle Geschäftsprozesse

Software muss für alle Nutzer passen und das Geschäftsmodell optimal unterstützen.

Eine elektronische Aktenverwaltung und die Software gestützte Abrechnung sind inzwischen für alle Kanzleien zum Herzstück der Organisation geworden. Sekretariat und Buchhaltung sind die erfahrensten Nutzer. Aber immer mehr Anwälte, die in den Anfangszeiten des Personal Computers lediglich ihr Diktiergerät und ihr Telefon brauchten, sind mittlerweile ausgerüstet mit Notebook und Smartphone. Sie nutzen hauptsächlich Outlook und Dokumentenmanagementsysteme.

Wahrnehmbar ist, dass Lösungen, die seit mehr als 20 Jahren den Fokus auf die Sekretariate gesetzt haben, ihre Produkte mit Lösungen für die Anwälte zunehmend ergänzen. Diese Konstellationen aus Zusatzmodulen, Apps und AddOn´s sindpraktisch, bergen allerdings für Hersteller Probleme im Bereich der Wartung. Häufig sind diese Systeme zudem fehleranfällig und für die IT-Betreuer/Administratoren der Kanzleien eine wachsende Herausforderung, oft auch ein Performance- und Stabilitätsrisiko. Mobile Zugriffe stellen hohe Anforderungen an das Sicherheitskonzept der Kanzlei.  Eine App auf dem Handy wird schnell zur Sicherheitslücke, so angenehm die Anpassungen an die Welt der Smartphones auch sein mögen.

Die Welt der Anwälte und der Sekretariate in einem System abzubilden, ist schwierig.

Wie erreiche ich eine Legal IT Landschaft, die allen Anforderungen und Nutzern gerecht wird?

Wer in IT-Lösungen und vielleicht sogar mandantenorientierte Legal-Tech-Ansätze investieren will, sollte sich folgende Frage beantworten:

Wie sehe ich meine Kanzlei?

Als Bürogemeinschaft, die aus Kostengründen Räume, Personal und IT-Infrastruktur teilt

oder

als Unternehmen, welches sich aufstellt, wie ein Wirtschaftsunternehmen, um mit eigenem Marketing und Vertrieb die Mandanten zu begeistern.

Wenn die Antwort „Wie ein Wirtschaftsunternehmen“ lautet, benötigt die Kanzlei ein Produkt, das Prozesse arbeitsteilig abbildet und Daten liefert, die ein granulares Controlling auf Zahlungseingänge, Rechnungsausgänge, Billable Hours, offene Posten oder unfertige Leistungen/WIP ermöglicht.

Wie streng sind Kanzleiprozesse organisiert?

Die Kanzlei unterstützt den Individualismus ihrer Mitarbeiter und nimmt mögliche Ineffizienzen und unsaubere Daten in Kauf

oder

Die Kanzlei standardisiert möglichst viele Kanzleiprozesse, um auswertbare Daten und eine Steigerung der Effizienz zu erreichen und Kanzlei-Mitarbeiter mehr mit Spezialfällen als mit Standard auszulasten.

Wenn die Kanzlei auf Standardisierung setzt, braucht sie eine Lösung, die alle Rollen in der Kanzlei so integriert, dass Standards für Anwälte und Sachbearbeiter einfach zu leben sind und jeder Raum für komplexere Arbeiten bekommt.

Welchen Stellenwert nimmt die IT in der Kanzlei ein?

Ist Legal-IT und Kanzleisoftware ein notwendiges Übel, das die Kanzlei mit möglichst geringer Investition mitträgt, um meine Prozesse irgendwie digital abzubilden

oder

Ist Legal-IT ein Erfolgsfaktor, der die Leistungserbringung der Kanzlei so unterstützt, dass ein Wettbewerbsvorteil herausgearbeitet werden kann?

Wer auf IT als Erfolgsfaktor setzt, braucht einen Software-Partner, der in der Lage ist, gemeinsam den Wettbewerbsvorteil herauszuarbeiten und in das Kanzlei-Produkt zu integrieren.

Brauche ich ein Standard-Produkt oder eine modulare Suite, die mit den Kanzlei-Anforderungen mitwächst?

Lebt die Kanzlei interne Prozesse so, wie sie in jeder Standard-Software abgebildet sind und zählt primär das Preis-Leistungsverhältnis

oder

Ist die Entscheidung für ein Produkt geprägt von dem Wunsch nach Flexibilität bei Wachstum und Neuausrichtung der Kanzlei, ohne in die Entwicklung einer Individuallösung investieren zu müssen?

Beim Wunsch nach einem mitwachsenden Produkt, muss es ausreichend flexibel und schnell auf neue Anforderungen reagieren können. Die Lösung ist dann ein Standard im Maßanzug.

Ganz wichtig: Eine Vision entwickeln – wo möchte ich in fünf Jahren sein?

Nur mit einer klaren Vorstellung, wie sich die Kanzlei in Zukunft entwickeln soll, kann der richtige Anbieter mit der richtigen Lösung gefunden werden. Allein auf den Ist-Zustand abzustellen und den Versuch zu unternehmen, die alten Prozesse in die neue Lösung zu übernehmen, bedeutet, dass sich nichts verändern wird. In der Regel wird sich auch nichts verbessern. Die Chance, mit einem neuen Produkt prozessuale Verbesserungen zu erzielen und die Abläufe effinzienter zu gestalten, sollte gesehen und genutzt werden.

Wie sieht mein Geschäftsmodell in fünf Jahren aus?

Anwälte leben von ihren billable hours. Unabhängig davon, ob diese nach RVG oder nach Honorarvereinbarung abgerechnet werden. Mandanten suchen nach anderen Vergütungsmodellen. Cap´s und Fixed Fees sind etablierte Honorarmodelle.

Gehe ich als Kanzlei darauf ein und biete von mir aus Alternativen und neue Vergütungsmodelle an, kann ich mir einen echten Wettbewerbsvorteil erarbeiten. Einfacher sind alternative Modelle, wenn mein Controlling stimmt und meine Software flexibel Honorarvereinbarungen abbilden kann. Kenne ich die Profitabiltät eines Mandates, ist es leicht, in die Preisverhandlung zu gehen.

Neue Art der Leistungserbringung – Legal Tech kommt ins Spiel

Die digitale Transformation beeinflusst alle Industrien und macht auch vor der Dienstleistungsbranche nicht halt. Dienstleistungen, die Juristen erbringen, können mehr und mehr auf Basis und mit Hilfe der neuen Technologien entstehen oder neu gedacht werden.

Eine Kanzlei kann neben der Erstellung individueller Verträge auch die Erstellung und Überwachung von Vertragsmustern übernehmen. Die eigentliche Dienstleistung der rechtlichen Beratung wird nicht mehr in Form eines Dokumentes erbracht, sondern der Anwalt entwirft passende Muster, die der Mandant beliebig oft verwenden kann. Viele Produkte bieten die Technologien, die Anwalt und Mandant einsetzen können. Damit entstehen neue Produkte, die neben der Beratung einen Teil Software enthalten. So schaffen Sie Bindung des Mandanten.

Wenn Sie in die Richtung denken und dem Mandaten ein Mehr bieten wollen, so brauchen Sie kompetente Berater, die Ihnen bei der Auswahl und Einrichtung eines Vertragsmanagements oder anderer technologiegestützter Dienstleistungsprodukte helfen.

Ein Beitrag von Kathrin Schütze, Rechtsanwältin und Produktmanagerin bei der STP Informationstechnologie AG

Die Wahl der ersten Anwaltssoftware und wie man sie effizient nutzt

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

gerne weisen wir heute auf einen Infodienst speziell für junge Rechtsanwälte hin.

MkG liefert alle zwei Monate kostenfrei praktische Ratschläge für die anwaltliche Praxis und vertieft in Sonderausgaben besonders wichtige und erklärungsbedürftige Themen.

Die erste Sonderausgabe startet mit dem Thema „Die Wahl der ersten Anwaltssoftware und wie man sie effizient nutzt“ .

Wir wünschen interessante Lektüre!

RA Katharina Nitsch

Immobilienkauf mit künstlicher Intelligenz. Gastbeitrag von Robert Geiger und Henning Sieber

Zunehmend werden auf künstlicher Intelligenz basierende Softwarelösungen angeboten, um die bei Immobilientransaktionen zu prüfenden Datenmengen automatisch zu sortieren und auszuwerten. Dies wirft die Frage auf, welche Auswirkung derartige „Legaltech-Software“ zur Unterstützung juristischer Prüfungen auf die Vorbereitung und den Ablauf von Immobilientransaktionen und das Verhältnis der beteiligten Parteien hat.

Immobilientransaktionen bedeuten für den Käufer traditionell einen sehr großen, zeit- und kostenintensiven Prüfungsaufwand. Neben der eigenen wirtschaftlichen Bewertung der Immobilie lassen professionelle Käufer meist Wertgutachten und Due-Diligence-Berichte durch externe Berater erstellen. Zudem führen finanzierende Banken häufig eigene Bewertungen und rechtliche Prüfungen durch, für die sie mehr oder weniger stark auf die Ergebnisse der vom Käufer beauftragten Gutachten zurückgreifen.

Diese Prüfungen basieren auf einer Vielzahl immobilien- und gesellschaftsbezogener Dokumente, die vom Verkäufer mehr oder weniger aktuell und vollständig zur Verfügung gestellt und dann von den verschiedenen Beteiligten auf Käuferseite – meist parallel und in erheblichen Teilen überlappend – ausgewertet werden.

Bereits seit einigen Jahren erleichtern technische Entwicklungen diese Prüfungsprozesse. Elektronische Datenräume ermöglichen den ortsunabhängigen Zugriff auf die zu prüfenden Unterlagen, digitale Aktenführung in der Bestandsbewirtschaftung erleichtert das Füllen der Datenräume und die Speicherung der Dokumente als maschinenlesbaren Text erlaubt es, eine große Zahl an Unterlagen schnell zu durchsuchen.

Relativ neu ist dagegen die Möglichkeit, Dokumente mit Hilfe künstlicher Intelligenz auszulesen. Da die Auswertung insbesondere komplexer Gewerbemietverträge sehr zeitaufwendig ist und aktuelle und präzise Daten zur Vermietungssituation für alle Beteiligten einer Immobilientransaktion entscheidend sind, stellt die Möglichkeit, relevante Daten ohne großen Aufwand aus den Mietverträgen zu extrahieren, eine erhebliche Erleichterung dar. Diese Form der Datenauswertung wird aber bisher lediglich zur Unterstützung traditioneller Prozesse verwendet. Verkäufer nutzen sie, um sich zu Beginn des Prozesses einen aktuellen Überblick über die Vermietungssituation zu verschaffen, Käufer, um ohne großen Aufwand Daten für ein erstes Angebot zu bekommen, und die beteiligten Anwälte unterstützen die eigene Mietvertragsprüfung durch Einsatz der Software.

Der Stand der Technik würde dabei bereits jetzt eine viel grundlegendere Änderung des Transaktionsablaufs ermöglichen, indem die Datenextraktion nicht nur einfacher, sondern vor allem für mehrere – im Idealfall alle – Transaktionsbeteiligten einheitlich erfolgt. Dadurch würde zunächst eine einheitliche Datenbasis geschaffen, auf deren Grundlage der Käufer und sämtliche von ihm beauftragten Berater parallel ihre Prüfungen vornehmen können. Doppelung der Arbeit, erschwerte Kommunikation und unterschiedliche Interpretation gleicher Unterlagen werden auf diese Weise vermieden.

Weitere Effizienzgewinne sind möglich, wenn die Datenextraktion bereits im Auftrag des Verkäufers erfolgt. Die bekannten Vorteile einer klassischen Vendor Due Diligence liegen vor allem darin, dass sie dem Verkäufer einen besseren Überblick über alle transaktions- und preisbestimmenden Faktoren bietet und die relevanten Fakten dem Käufer frühzeitig und ohne großen Aufwand zugänglich macht. Weniger wertvoll sind dagegen meist die wertenden Bestandteile einer Vendor Due Diligence, da Käufer aus nachvollziehbaren Gründen zurückhaltend sind, den vom Verkäufer präsentierten Einschätzungen zu folgen. Eine über die Bereitstellung der Dokumente hinausgehende Aufbereitung der relevanten Daten durch den Verkäufer würde die wesentlichen Vorteile einer Vendor Due Diligence spiegeln und wäre – da automatisch generiert – deutlich kostengünstiger.

Die Erfassung von Dokumenten und deren Inhalt mittels künstlicher Intelligenz macht die Erstellung von Datenräumen, in denen die relevanten Daten der hinterlegten Dokumente bereits ausgelesen sind, möglich. Dies wird auch die Rolle vieler Transaktionsbeteiligter deutlich verändern. Käufer werden zunehmend eine Aufbereitung aller relevanten Daten durch den Verkäufer erwarten, um ihren eigenen Zeit- und Kostenaufwand zu reduzieren. Verkäufer können umgekehrt geneigt sein, den sinkenden Aufwand auf Käuferseite dafür zu nutzen, keinem Bieter Exklusivität zu gewähren, sondern mit mehreren Bietern parallel zu verhandeln. Die Berater werden sich stärker als bisher auf ihre Kernexpertise – die Analyse der vorhandenen Daten unter bestimmten, etwa rechtlichen oder wirtschaftlichen, Gesichtspunkten und die darauf gestützte Beratung – konzentrieren und weniger Zeit auf die reine Datenerfassung verwenden. Insbesondere bei Anwaltskanzleien wird dies zu grundlegenden Änderungen führen. Auch für sehr große Transaktionen wird die verfügbare Teamgröße einer Kanzlei an Bedeutung verlieren und Expertise zum ausschlaggebenden Kriterium werden. Gleichzeitig wird sich die Vergütung noch stärker am (Mehr-)Wert und weniger an der aufgewendeten Zeit bemessen. Der Bedarf an fundierter Rechtsberatung steigt, der an austauschbarer Fleißarbeit sinkt hingegen.

Gleichzeitig werden „Legaltech“-Unternehmen selbst einem starken Änderungsdruck ausgesetzt sein. Damit die extrahierten Daten für alle Transaktionsbeteiligten verwertbar sind, muss Klarheit über die Art der Datenerfassung herrschen. Die einzelnen Unternehmen sollten anders als bisher offenlegen, mit welcher Wahrscheinlichkeit die Ergebnisse berechnet wurden und wer die – neben der Berechnung in einem zweiten Schritt erforderliche – manuelle Überprüfung vorgenommen hat. Gleichzeitig sollten die Unternehmen ihren Prüfungsumfang und die Art der Datenerfassung möglichst standardisieren, damit sich die Käuferberater bei der Auswertung der Ergebnisse auf die ihnen bekannten Verfahren und Terminologie verlassen können. Schließlich werden die Anbieter auch bereit sein müssen, in gewissem Umfang die Haftung für die ausgelesenen Daten zu übernehmen. Die Bereitschaft von „Legaltech“-Unternehmen, einen solchen „Immobilienstandard“ der Datenextraktion zu schaffen, wird mit darüber bestimmen, wie grundlegend der Einfluss der neuen Technik auf Immobilientransaktionen ist. Das Potential, die Rolle anderer Transaktionsbeteiligter erheblich zu verändern ist in jedem Fall gegeben.

Dr. Robert Geiger (LL.M.) ist Justitiar des Datenauswerters Evana in Frankfurt, Dr. Henning Sieber LL.M. ist Partner der Kanzlei Greenberg Traurig Germany in Berlin.

Webinar-Video zum Thema „Mehr Reisekosten abrechnen als auswärtiger Anwalt“ mit Norbert Schneider

Das Webinar „Mehr Reisekosten abrechnen als auswärtiger Anwalt“ mit Norbert Schneider, auf das wir Sie unlängst hingewiesen hatten, hat mittlerweile stattgefunden und war ein großer Erfolg. Die Rückmeldungen der Teilnehmer waren allesamt sehr positiv, u.a. sehr guter Vortrag, kompakte und verständliche Darstellung“, „sehr gut vorgetragen anhand einer nachvollziehbaren, informativen und auch anschließend für die Praxis hilfreichen Präsentation, die den Ausdruck der Reisekostentabelle noch ergänzt“ und „Das Webinar war informativ und kompakt. Sehr schön ist die Download-Datei, um die vielen Entscheidungen, die so schnell nicht alle mitgeschrieben werden konnte, ggf. immer parat zu haben. Vielen Dank!“

Falls Sie den Livetermin verpasst haben, können Sie sich über das Thema in aller Ruhe im Webinar-Video informieren. Dazu einfach hier klicken.

Aus Fehlern einen Nutzen ziehen – kompetentes Beschwerdemanagement, Gastbeitrag von Ronja Tietje

Menschen machen Fehler. Diese Feststellung trifft auch auf Anwaltskanzleien zu. Aber kann man aus Fehlern auch einen Nutzen ziehen? Oder sind sie einfach nur lästig und es ist ärgerlich, dass sie passiert sind? Nein, ganz und gar nicht und ja, man kann und sollte seinen Nutzen aus den Fehlern ziehen. Aufgetretene Fehler müssen zum einen auf jeden Fall im Sinne eines zufriedenen Mandanten – zeitnah – behoben werden. Zum anderen können derartige Fehler auch dazu dienen Schwachstellen in den Prozessabläufen der Kanzlei aufzuzeigen. Dazu gehört allerdings, dass Beschwerden im Kanzleialltag eben nicht nur als lästige Angelegenheit gesehen werden, sondern als Chance die Abläufe der Kanzlei zu verbessern und damit einhergehend die Mandantenzufriedenheit zu erhöhen. Und neben der Zufriedenheit des Mandanten gibt es noch einen großen – für die Kanzlei ganz kostenlosen – Nebeneffekt, nämlich positive Mundpropaganda, also das sogenannte Empfehlungsmarketing. Eigentlich das beste Marketing, das sich jede Kanzlei nur wünschen kann.

Eine Kanzlei kann also aktiv etwas zu einem erfolgreichen Empfehlungsmarketing beitragen und ein funktionierendes Beschwerdemanagement als Teil der kanzleieigenen Qualitätssicherung einrichten. Hier ein paar Tipps zur Umsetzung, dargestellt anhand einer Situation aus dem Kanzleialltag:

Der Prozess für den Mandanten wurde gewonnen, der Urteilsbetrag ist auf dem Kanzleikonto eingegangen und wurde zeitnah an den Mandanten überwiesen. Aber ach, die Originalunterlagen, die der Mandant zu Beginn des Mandats eingereicht hatte, sind noch in der Akte, und der Mandant hatte bereits zwei Mal telefonisch um Rücksendung gebeten. Aber die Akten haben sich gestapelt, Fristabläufe hatten Vorrang und so ist die Akte liegengeblieben und die Unterlagen wurden eben nicht zurückgesandt. Nun steht der Mandant in den Kanzleiräumen vor Ihnen und beklagt sich über die Unzuverlässigkeit der Kanzlei.

Wie gehen Sie kompetent mit dieser Situation um?

Zum einen ist es wichtig, das Anliegen des Mandanten ernst zu nehmen und ihm dieses auch zu signalisieren. Das heißt also, dass Sie die Situation offen angehen und dem Mandanten gegenüber den Fehler auch eingestehen sollten. Eine schnörkellos vorgetragene Entschuldigung wirkt souveräner, als der Versuch, den Fehler schönzureden. Oder – noch schlimmer – Sie versuchen, den Fehler auf andere abzuwälzen. Letztendlich ist es egal, wer für das Fehlverhalten verantwortlich ist. Nach außen sind Sie ein Kanzleiteam und dem Mandanten ist es auch egal, wer letztendlich die Verantwortung trägt, für ihn hat die Kanzlei sich falsch verhalten. Und das sollte auch Ihre Botschaft sein. Konkret zur oben vorgestellten Situation werden Sie dem Mandanten natürlich nunmehr die Unterlagen aushändigen, sich ggf. dafür bedanken, dass der Mandant sie auf einen Fehler aufmerksam gemacht hat und sie als Kanzlei damit die Chance haben, das „Fehlverhalten“ aufzuarbeiten, um in Zukunft diesen Fehler zu vermeiden. Letztendlich bekommt der Mandant so das Gefühl, dass sein Anliegen wahrgenommen wurde und er dazu beitragen konnte, dass sich ein Fehler in Zukunft nicht wiederholen wird. Und so wird er dieses Bild auch weitertragen. Es ist ein Fehler passiert, aber er wurde behoben und für die Zukunft beachtet, der Prozess wurde gewonnen, das Geld habe ich schnell erhalten. Die Kanzlei kann ich weiterempfehlen.

Schön, der Mandant ist letztendlich doch zufrieden. Aber damit darf es bei Ihnen nicht enden. Jetzt muss im Kanzleiteam mit der Lösungssuche zur Fehlervermeidung (Optimierung der Aktenbearbeitung) begonnen und an der Umsetzung gearbeitet werden. Die vereinbarten Maßnahmen zur Fehlervermeidung sollten schriftlich festgehalten und allen Kanzleimitgliedern zur Verfügung gestellt werden. An dieser Stelle sei nur kurz das Stichwort „Kanzleihandbuch“ genannt. Verfahrensanweisungen zum Thema Beschwerdemanagement bzw. die festgelegten Qualitätsstandards ihrer Kanzlei zum Thema Qualitätssicherung gehören zum Inhalt eines Kanzleihandbuches, das allen Kanzleimitgliedern unkompliziert zugänglich sein sollte.

Und was ist nun der Nutzen eines Beschwerdemanagements, neben der Mandantenzufriedenheit und der positiven Mundpropaganda?

Das liegt eigentlich auf der Hand. Mit einer höheren Mandantenzufriedenheit erhöht sich über das Empfehlungsmarketing – und damit einhergehend mit mehr neuen Mandatsaufträgen – auch der wirtschaftliche Erfolg Ihrer Kanzlei. Und daneben verbessert sich auch die Arbeitsatmosphäre innerhalb der Kanzlei. Denn wenn jedem Mitarbeiter mündlich und anhand von Verfahrensanweisungen – gleich auf welcher Hierarchieebene – transparent kommuniziert ist, dass Fehler passieren können und mit Fehlern offen umgegangen wird, hat sich eine positive Feedbackkultur eingestellt.

Ronja Tietje, Rechts- und Notarfachwirtin, Gesellschafterin der Tietje & Jäger ohG, Kanzlei-Consulting, Achim, www.tietje-jaeger.de

 

Finanz-Einmaleins für die Kanzlei von Professor Dr. Claus Koss

Judex non calculat. Der Jurist rechnet nicht oder liest Zahlen nur, wenn ein § davorsteht. Besagt zumindest ein Bonmot über die Zunft der Richter, Staats- und anderen Anwälte. Dabei hat das Spiel mit Plus und Minus, mit Soll und Haben, mit Umsatz und Gewinn seinen eigenen Reiz: Abhängig von der Rechnung, die aufgemacht wird, kommt ein ganz anderes Ergebnis heraus. Mal zum Vorteil des eigenen Mandanten, mal zu dessen Nachteil.

Gemeinsam mit Prof. Dr. Claus Koss haben wir einige Grundregeln zusammengestellt – anwendbar im Kanzleialltag und in Verfahren.

In der Kanzlei 

  1. Beschäftigen Sie sich selbst mit der Buchführung. Richten Sie sie sauber ein. Es gibt diverse Buchhaltungsprogramme auf dem Markt, die Ihnen helfen. Das spart Arbeit. Viele Programme verfügen über Datev-Schnittstellen, was Ihren Steuerberater freut. Als Kanzleigründer bestimmen Sie einen Tag in der Woche, an dem Sie Ihre Buchhaltung erledigen: Einnahmen und Ausgaben kontrollieren, gesammelte Belege und Rechnungen sorgfältig ablegen oder einscannen sowie die Posten ins Buchhaltungsprogramm übertragen. So behalten Sie den Überblick über Ihre Finanzen und sehen schnell, ob Ihr Laden läuft.
  2. In einer großen Kanzlei bietet sich eine externe Buchhaltung an. Den Job übernimmt der Steuerberater. Sie legen dann einen Tag im Monat fest, an dem er die Buchungsbelege bekommt.
  3. Auf dem Bankkonto der Kanzlei liegen häufig Mandantengelder. In der Finanzbuchhaltung (Fibu) trennen Sie diese klar vom eigenen Geld. Deshalb weisen Sie dem treuhänderisch verwalteten Geld unbedingt das dafür vorgesehene gesonderte Fibu-Konto Nr. 3310 oder 33101 zu. Darauf werden alle ein- und ausgehenden Mandantengelder verbucht. »Falls die Beträge nicht getrennt verbucht werden, setzen Anwalt und Notar sich dem Vorwurf der Untreue aus«, sagt Autor Claus Koss. Seine Einführung in die Welt der Zahlen plus der dahinter steckenden Informationen hat der Jurist, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Nicht-Buchhaltern – auch in seiner Zunft – gewidmet.
  4.  Aus der Koss-Praxis kommt der nächste Hinweis: Bloß nicht schludern! Sicher, manchmal ballen sich Termine, Eilsachen, Urlaub, Krankheit. Da wandert die sowieso unbeliebte Buchhaltung auf der Prioritätenliste nach hinten. Falsch, sagt Koss: »Einmal verschlampt, erfordert sie hinterher umso mehr Aufwand.«
  5. Die Kanzlei kommt vielleicht einige Zeit ohne Buchhaltung über die Runden. Das Finanzamt wird dann bei der Festsetzung der Steuern die Einnahmen schätzen. Das kann teuer werden. Um das zu verhindern, muss was her? Klar: eine ordentliche Buchhaltung. Wer die rechtzeitig vor Fristablauf abliefern will, wird eine Menge Mandate liegen lassen.

Im Verfahren

Stellen Sie sich vor, im Scheidungsverfahren wird um den Zugewinnausgleich gerungen. Es geht unter anderem um den Wert der Firma, die die Ehepartner gemeinsam aufgebaut haben. Ein Gutachten beziffert den Wert auf zwei Millionen Euro. Da drängt sich doch die Frage auf, wie der Experte zu dieser Annahme kommt. Wenn Sie über den Unterschied der Berechnungsmethoden informiert sind, können Sie mit zwei, drei Fragen die Gutachter-Argumentation erschüttern. Im besten Fall holen Sie einen höheren Betrag zugunsten Ihres Mandanten heraus.

  1.  Also tun Sie, was Juristen eh beherrschen: Fragen stellen! Hinterfragen Sie die Zahlen! Nach welchen Normen wurde zum Beispiel der Jahresabschluss erstellt? Nach dem deutschen HGB, nach US-GAAP, nach IFRS für International Financial Reporting Standards? Unter dem Strich können nicht nur unterschiedliche Ergebnisse herauskommen, sondern auch zielführende Informationen für Ihr Verfahren.
  2. Bilanzkenntnisse nutzen auch dem Verwaltungsjuristen. Wer ein öffentliches Unternehmen oder für Kommune, Land und Gebietskörperschaft Beteiligungen kontrolliert, sollte Aktiva und Passiva auseinanderhalten. Außerdem gut zu wissen: Doppik bedeutet nicht doppelte Buchführung, sondern steht für Rechnungslegung in der öffentlichen Verwaltung. Nehmen Sie zunächst keine Angabe für bare Münze. Es ist hilfreich, genau hinzugucken, zu vergleichen. Es kann durchaus interessant sein zu erfahren, warum ein Unternehmen in einem Jahr Vorräte für eine Million Euro in den Büchern hatte, im nächsten Jahr aber gar keine.

Und hinterher: 

Rechnung schreiben. Ohne Rechnungen kommt  kein Geld herein. Mandanten sind wie andere Menschen auch –  sie zahlen nur nach Abrechnung und Aufforderung. Übrigens: Rückstellungen sind Verbindlichkeiten. Diese können auf mögliche Leichen im Keller deuten. Dazu gehören Rechtstreitigkeiten und Fälle von Produkthaftung. Dagegen sind Rücklagen so etwas Ähnliches wie ein Sparbuch.

Den gesamten Artikel und weitere interessante Informationen finden Sie im BeckExtra Magazin.

Koss
Bilanz
2016, 293 S., C.H.BECK, ISBN 978-3-406-69344-1,
Preis 24,90 € inkl. MwSt.

 

Im nachfolgenden Video spricht Prof. Dr. Claus Koss über sein Buch „Bilanz lesen und verstehen“:

 

 

 

Interview mit Rechtsanwalt Dr. Jochen Theurer zum Thema Zeitmanagement

Guten Tag Herr Dr. Theurer. Fast hätte ich es nicht rechtzeitig zu unserem Interviewtermin geschafft. Sicherlich haben Sie als Autor des Buches Zeitmanagement für Juristen, das in 2. Auflage gerade erschienen ist, einen Tipp für mich, was ich zukünftig besser machen kann, um nicht völlig abgehetzt bei einem Termin zu erscheinen.

Früher losfahren und/oder ein Navi benutzen.

Was sind aus Ihrer Sicht die größten Zeitfresser?

Eine angeschlagene Gesundheit, ständige Unterbrechungen bei anspruchsvollen Tätigkeiten und die Überzeugung, alles selbst am besten zu können.

Reicht es aus, sich einfach vorzunehmen zielgerichteter zu arbeiten oder ist eine tiefergehende Umstellung der Arbeits- und Lebensweise notwendig?

Fast alle Zeitprobleme entstehen, weil man sich nicht traut, die sinnvollen, notwendigen und realistischen Schritte umzusetzen. Dabei tauchen nämlich regelmäßig tiefsitzende Urängste auf: Wenn ich nicht jederzeit erreichbar bin, wandern die Mandanten ab und ich lande auf der Straße. Wenn ich nicht jedes Mandat übernehme, verärgere ich meine Mandanten und lande auf der Straße. Wenn ich nicht alles so mache wie die anderen, lande ich auf der Straße usw. Und diese Ängste ziehen sich durch alle Schichten: Vom jungen Associate, der voller Angst den Ablauf seiner Probezeit herbeisehnt, bis hin zum gestandenen Partner einer Großkanzlei, der im Seminar erklärt: „Wir könnten selbst dann nichts ändern, wenn alle Partner der Kanzlei das beschließen würden.“

Das Problem ist: Wer gestresst ist und glaubt, ein „Zeitproblem“ zu haben, der schafft es einfach nicht, sein Verhalten zu ändern. Der Grund dafür sind fast immer unbewusste Glaubenssätze, innere Überzeugungen oder Ängste. Und an dieser Stelle muss man dann ansetzen. Deshalb hilft es meistens auch nicht, einfach mal so ein Buch zu lesen.

Haben Sie einen Tipp, wie sich Verhandlungstage besser nutzen lassen?

Wissen was man mit der Verhandlung konkret erreichen will. Nicht labern. Die anderen Beteiligten konsequent unterbrechen, wenn sie anfangen zu labern.

Beleuchten Sie in Ihrem Buch auch andere Lebensbereiche jenseits des Arbeitsalltags?

Ja. Es geht auch darum eine befriedigende Work-Life-Balance zu erreichen, die Konzentrationsfähigkeit zu steigern und sich auf den Weg zu einer gesünderen Lebensweise zu machen.

Welche Expertise bringen Sie in das Buch ein?

Meine langjährigen Erfahrungen als Rechtsanwalt und Coach gepaart mit einer umfassenden Praxis in Neuro-Linguistischem Programmieren (NLP) und dem Gehirnintegrationstraining Brainkinetik®.

Bitte seien Sie so nett und fassen kurz zusammen, wodurch sich Ihr Buch von den anderen Büchern am Markt zum Thema „Zeitmanagement“ unterscheidet.

  1. Alle für Juristen relevanten Techniken und Strategien sind übersichtlich zusammengestellt und erläutert.
  2. Die Leser lernen, ihre „inneren Einwände“ zu bearbeiten. Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass sich im Arbeitsalltag tatsächlich etwas verändert und es langfristig zu einem besseren Zeitmanagement kommt.
  3. Unterschiedliche Strategien – je nach der individuellen beruflichen und persönlichen Situation.

Herr Dr. Theurer, wir danken Ihnen für das Gespräch!

 

Theurer
Zeitmanagement für Juristen
2016, IX, 239 S., Springer Gabler, ISBN 978-3-658-14966-6,
Preis 24,99 € inkl. MwSt.

 

Wie sag ich’s meinem Kinde: Anwaltliche Honorar-Argumentation

Unlängst berichtete mir der Seniorpartner einer süddeutschen Strafverteidigerkanzlei von einem prestigeträchtigen, aber äußerst aufwändigen Mandant: Eine Pflichtverteidigung hatte ihn ein Dreivierteljahr lang zeitlich fast komplett blockiert, weitere Personal- und Sachressourcen der Sozietät in Anspruch genommen und einige Opportunitätskosten verursacht. Als er dafür schließlich einen Gesamtbetrag von 65.000 Euro abrechnen wollte, reagierte der mit der Sache befasste Richter empört: Das sei ja so viel, wie er selbst in einem ganzen Jahr verdiene! Honorar veranschlagen – ein schwieriges, zuweilen frustrierendes Thema.

Es beginnt bei der Prüfung, ob Sie es sich von Fall zu Fall überhaupt leisten können, den RVG-Bereich (wenn er denn nicht ausnahmsweise der lukrativere ist) zu verlassen. Anschließend stellt sich die Frage, wofür. Welchen Ansatz verfolgen Sie denn stattdessen? Und den kommunizieren Sie dann – wie? Das heißt konkret: Wen vertreten Sie? Je finanzstärker die Mandantschaft, je finance-näher das Rechtsgebiet, umso höher sind Ihre Chancen, sich alternativ zu positionieren. Wobei Sie sich ja auch nach RVG mit vereinbartem Streitwert oder Leistungsvolumen bezahlen lassen können, wenn Sie nicht gleich auf Zeitvergütungs- oder Festpreismodelle umschwenken möchten.

Und nun die Argumente: Verweisen Sie zum einen auf die objektive Komplexität der Aufgabe. Ergänzend sollten Sie auch Ihr Umfeld in Bezug nehmen, das heißt, den Ort, die Branche, das Rechtsgebiet, mit anderen Worten: den Markt, in dem Sie und ihr Gegenüber sich bewegen. Und in dem bestimmte Gepflogenheiten herrschen. Zum anderen vergessen Sie sich selbst als handelndes Subjekt nicht. Über welche besondere Qualifikation verfügen Sie und Ihre (Netzwerk-)partner? Notfalls stellen Sie sich vor, Sie seien wieder sehr jung, ebenso dynamisch und säßen in einem Bewerbungsgespräch!

Was sagen Sie da in der Praxis?

Für das Kanzleiforum-Team grüßt

Ihre 

Rechtsanwältin Dr. Anette Hartung