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Notarfachangestellte/r: ein Beruf mit Perspektive – Interview mit Frau Dr. Ziegert und Notar Dr. Vollrath

Die Tätigkeit als Notarfachangestellte/r – und damit auch die Ausbildung für diesen Beruf – zählt zu einem der anspruchsvollsten Ausbildungsberufe überhaupt: Mandanten sind rechtlich wie menschlich umfassend zu betreuen, Besprechungen zu führen, Verträge sind für die Beurkundung zu konzipieren und vorzubereiten und beurkundete Verträge professionell abzuwickeln. Welche Vorlieben und Eigenschaften die „rechte Hand des Notars“ mitbringen sollte, um erfolgreich Notarinnen und Notare bei ihrer Arbeit zu unterstützen, fragen wir Frau Dr. Ziegert, Geschäftsführerin der Notarkasse München, und Notar Dr. Vollrath, beide Experten auf diesem Gebiet.

Was muss ein/e Notarfachangestellte/r unbedingt mitbringen, um erfolgreich in diesem Beruf zu sein? 

Wer sich im Team eines Notariats unersetzlich machen möchte, sollte zuverlässig und sehr sorgfältig arbeiten. Wichtig ist ein sicheres, höfliches und von fachlicher Kompetenz getragenes Auftreten gegenüber Mandanten und anderen Ansprechpartnern wie etwa Behörden. Die Arbeit im Notariat setzt außerdem Freude am Umgang mit ganz unterschiedlichen Menschen voraus, Einfühlungsvermögen und – in besonderem Maße – Verschwiegenheit. Wer schließlich eine hohe sprachliche Kompetenz besitzt, Einsatzbereitschaft zeigt und gerne im Team arbeitet, ist bei uns genau richtig.

Haben Sie einen Tipp, wie die ausbildende Notarin/der ausbildende Notar den Einstieg so einfach wie möglich machen kann?

Der Ausbildungsnotar sollte seinem Schützling für jeden Ausbildungsabschnitt einem festen Ansprechpartner zuordnen, der ihn in die Organisationsstruktur, die Arbeitsabläufe und die fachlichen Grundlagen des Notariates einführt und stetig für Fragen zur Verfügung steht.

Vor allem aber sollte der Auszubildende von Anfang an in die Praxis eingebunden werden. Er sollte mit einfach strukturierten Tätigkeiten beginnen und sich dann Stück für Stück alle im Notariat anfallenden Aufgaben erarbeiten dürfen.

Für einen „sanften“ Ausbildungsstart kann es hilfreich sein, vorab ein Schnupperpraktikum zu machen.

Eine neue Reihe mit Ausbildungsliteratur für Notarfachangestellte hat dieses Jahr der DeutscheNotarVerlag auf den Markt gebracht. Herausgegeben werden die Bände von der Notarkasse München. Welche Inhalte und Vorzüge hat die neue Reihe zu bieten? Wie unterscheidet sie sich von den bereits erhältlichen Ausbildungswerken für Notarfachangestellte?

Die Inhalte der Ausbildungsreihe lassen sich den prägnanten Buchtiteln entnehmen wie etwa „Büroorganisation“ oder „Wohnungs- und Teileigentum“. Wenn die Reihe im Jahr 2018 fertig ist, erstreckt sie sich über alle Felder notarieller Tätigkeit.

Die Reihe zeichnet sich dadurch aus, dass sie alle relevanten Themenbereiche übersichtlich, aber umfassend, in Einzelbänden abhandelt. Andere begleitende Ausbildungsliteratur ist oft zu umfassend oder setzt für die Ausbildung falsche Schwerpunkte. Unsere Bücher sind klar strukturiert und enthalten viele Beispiele und Praxishinweise. Besonders wichtig war uns, dass jeder Band mit praktischen Übungen und Testfragen zu seinem Themenschwerpunkt endet.

Welche Vorteile sehen Sie darin, dass es anstatt eines umfangreichen Handbuches viele einzelne Bände gibt, die sich mit Teilgebieten auseinandersetzen, so z.B. dem Wohnungs- und Teileigentum oder den Anmeldungen zum Handels- und Vereinsregister?

Die Tatsache, dass es zu jedem Themenkomplex ein eigenes Buch gibt, zeichnet die Ausbildungsreihe aus. Die Aufspaltung macht die Breite des notariellen Aufgabenfeldes sichtbar und erleichtert das Auffinden von einzelnen Fragestellungen beim Lernen wie auch für ein späteres Nachschlagen. Die verdaulichen Portionen erleichtern auch Quereinsteigern das schrittweise Erschließen der notariellen Arbeitswelt – und machen natürlich auch Mitarbeitern, die nur für einzelne Aufgabenstellungen eingesetzt sind, das Festigen der Grundlagen ihres praktischen Einsatzes leichter: Sie können sich Bücher beschränkt auf die Rechtsbereiche kaufen, die sie tatsächlich bearbeiten. Quereinsteiger und Auszubildende werden sich sinnvollerweise die gesamte Reihe erarbeiten.

Deckt die Reihe, wenn alle Bände erschienen sind, das gesamte Grundlagenwissen eines Notarfachangestellten ab?

Durch die Buchreihe in ihrer Gesamtheit wird das erforderliche Grundwissen mehr als abgedeckt. Dabei geht die Buchreihe schon allein thematisch ein gutes Stück über die Anforderungen des Ausbildungsrahmenplans für Notarfachangestellte hinaus. Hinzu kommt der durch umfangreiche Beispiele/Hinweise deutlich hervortretende Praxisbezug.

Bereiten die Bände lediglich auf die Prüfungen vor oder enthalten sie auch Handlungsanleitungen bzw. Muster und Textbausteine, die die Auszubildenden und die Mitarbeiter im Notariat in ihrem Arbeitsalltag unterstützen?

Die Buchreihe wird beiden Anforderungen gerecht. Einerseits eignet sich jeder einzelne Band durch kompakte Abhandlungen zu den einzelnen Themenkomplexen in Verbindung mit dem in jedem Band enthaltenen Kapitel zur Wissensüberprüfung (samt Lösungsvorschlägen) hervorragend zur Prüfungsvorbereitung. Andererseits enthält jeder Band Muster und Formulierungsvorschläge, die dem Nutzer (neben den begleitenden Ausführungen hierzu) in der täglichen Arbeit nützliche Anregungen und Hinweise liefern.

Damit eignen sich die Bücher nicht nur zum Erlernen, sondern auch zum Wiederholen und Vertiefen des Stoffes. Als Formularsammlung sind sie allerdings nicht gedacht. Sie sollen beim Durchdringen und Festigen der Regeln des notariellen Arbeitsalltags helfen.

Nehmen nur die Auszubildenden die Bücher mit Gewinn zur Hand oder findet sich darin auch noch der eine oder andere wertvolle Tipp für weitere Mitarbeiter im Notariat?

Auch nach einer erfolgreichen Aus- und Weiterbildung ist die Buchreihe durch ihre Übersichtlichkeit und die bereits angesprochenen kompakten Abhandlungen, jeweils unterlegt mit einer Vielzahl von Praxis-Hinweisen, Mustern und Formulierungsvorschlägen als Nachschlagewerk für den Anwender sehr gut geeignet.

Damit leistet sie einen Beitrag zu einer der größten Herausforderungen und Freuden einer Tätigkeit im Notariat: dem Lifelong learning.

Haben Sie zum Schluss noch einen Rat für Auszubildende, wie sie die Ausbildungszeit am besten für sich nutzen können?

Das ist einfach: Fragen, Fragen und – Fragen! Wir können jedem Auszubildenden nur raten, so viele Fragen zu stellen und so lange Nachzuhaken, bis er die Antwort auch wirklich verstanden hat. Das hilft ihm nicht nur beim Erlernen seines fachlichen Handwerkszeuges, sondern schult für den fachlich versierten Umgang mit Mandanten: Auch diesen gegenüber muss man so lange fragen, bis man sicher ermittelt, in welcher Vorstellungswelt sie sich bewegen und welche notarielle Gestaltung ihrem (wohlverstandenen) Anliegen am besten gerecht wird. Ein Auszubildender, der viele Fragen stellt, bereitet sich also ganz nebenbei schon auf den Mandantenkontakt vor!

Pelikan
Basiswissen im Notariat
2017, 132 S., Deutscher Notarverlag, ISBN 978-3-95646-115-6,
Preis 19,90 € inkl. MwSt.
Kersten
Büroorganisation
2017, 132 S., Deutscher Notarverlag, ISBN 978-3-95646-114-9,
Preis 19,90 € inkl. MwSt.
 
Haßelbeck
Wohnungs- und Teileigentum
2017, 88 S., Deutscher Notarverlag, ISBN 978-3-95646-121-7,
Preis 19,90 € inkl. MwSt.

Sikora
Vollmachten, Genehmigungen, Zustimmungen, Beglaubigungen
2018, Rund 150 S., Deutscher Notarverlag, ISBN 978-3-95646-118-7,
Preis 19,90 € inkl. MwSt.
Tiedtke
Notarkosten
2018, 150 S., Deutscher Notarverlag, ISBN 978-3-95646-123-1,
Preis 19,90 € inkl. MwSt.
Falkner
Kaufvertrag
2018, Rund 150 S., Deutscher Notarverlag, ISBN 978-3-95646-116-3,
Preis 19,90 € inkl. MwSt.
Neie
Überlassungsvertrag
2018, Rund 150 S., Deutscher Notarverlag, ISBN 978-3-95646-117-0,
Preis 19,90 € inkl. MwSt.
Gutfried
Grundschulden
2017, Rund 100 S., Deutscher Notarverlag, ISBN 978-3-95646-120-0,
Preis 19,90 € inkl. MwSt.
Volmer
Vollzug und Betreuung
2018, Rund 150 S., Deutscher Notarverlag, ISBN 978-3-95646-122-4,
Preis 19,90 € inkl. MwSt.
Pelikan
Grundbuch lesen und verstehen
2018, Rund 150 S., Deutscher Notarverlag, ISBN 978-3-95646-124-8,
Preis 19,90 € inkl. MwSt.
Sagmeister
Anmeldungen zum Handels- und Vereinsregister
2018, Rund 150 S., Deutscher Notarverlag, ISBN 978-3-95646-119-4,
Preis 19,90 € inkl. MwSt.

Gewinnspiel: Starterpaket für Auszubildende zum/zur Rechtsanwalts- und Steuerfachangestellten

– DIE VERLOSUNG IST INZWISCHEN BEENDET –

Herzlichen Glückwunsch an die folgenden Teilnehmer:

Buchpaket für Azubis zum/zur Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten:

  • G. Schäfer aus Ottweiler
  • D. Hopt-Bley aus Balingen

Buchpaket für Azubis zum/zur Steuerfachangestellten:

  • T. Albrecht aus Hattert
  • H. Röttger aus Unterschleißheim

Wir wünschen Ihren Auszubildenden viel Erfolg und Freude mit dem Gewinn! Allen anderen Teilnehmern danken wir natürlich ebenfalls recht herzlich fürs Mitmachen!

 

Das neue Ausbildungsjahr 2017 steht vor der Tür – Machen Sie mit und gewinnen Sie ein Starterpaket für Ihre Auszubildenden!

Auch Ihre Kanzlei bekommt ab Herbst Zuwachs von neuen Auszubildenden? Gerne möchten wir die Berufsanfänger und ihre Ausbilder unterstützen, indem wir Ihnen ein passendes Buchpaket an die Hand geben.

Gewinnen Sie je 2 Buchpakete für Ihre ReNo-Azubis und je 2 Buchpakete für Ihre Azubis zum/zur Steuerfachangestellten.

Starterpaket Azubi

Das Starterpaket für ReNos beinhaltet jeweils 1 x:

Bürgerliches Gesetzbuch: BGB
2017, XXXI, 890 S., Beck im dtv, ISBN 978-3-406-70926-5,
Preis 5,50 € inkl. MwSt.
Breit / Brüggen / Neuhausen / Solveen
Die Prüfung der Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten
2017, 1083 S., Kiehl, ISBN 978-3-470-54070-2,
Preis 34,90 € inkl. MwSt.

sowie je eine Ausgabe der Zeitschrift „Die Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten“:

Die Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten
2018, Kiehl, ISSN 1618-9442,
Preis 96,00 € inkl. MwSt.

 

Das Starterpaket für Steuerfachangestellte beinhaltet jeweils 1 x:

Steuergesetze: SteuerG
2017, XIII, 1647 S., Beck im dtv, ISBN 978-3-406-70730-8,
Preis 9,90 € inkl. MwSt.
Kliewer / Zschenderlein
Die Prüfung der Steuerfachangestellten
2016, 1071 S., Kiehl, ISBN 978-3-470-64445-5,
Preis 39,90 € inkl. MwSt.

sowie je eine Ausgabe der Zeitschrift „Die Steuerfachangestellten“:

Die Steuerfachangestellten
2018, Kiehl, ISSN 1433-1845,
Preis 96,00 € inkl. MwSt.

 

Darüber hinaus finden Sie in jedem Starterpaket je 1 x die Zeitschrift „AZUBE“ und je 3 x Korki Kiehl, siehe Abbildung oben.

 

Was Sie dafür tun müssen?

Registrieren Sie sich jetzt für unsere wöchentlich erscheinenden Kanzleiforum-News unter: Registrierung Kanzleiforum. Teilnahmeschluss ist der 21.08.2017 (12 Uhr). Die Teilnahmebedingungen mit denen Sie sich einverstanden erklären, finden Sie hier. Die Gewinner werden innerhalb der darauf folgenden 7 Werktage per E-Mail benachrichtigt und auf dieser Seite veröffentlicht.

Wir drücken die Daumen!

Ihr beck-shop.de Kanzleiforum Team

 

Weitere aktuelle Literatur zum/zur Rechtsanwaltsfachangestellten und Steuerfachangestellten finden Sie auf beck-shop.de: 

Aktuelle Ausbildungsliteratur ReNo

Aktuelle Ausbildungsliteratur Steuerfachangestellte

 

Personalauswahl und strukturierte Bewerbergespräche – Gastbeitrag von Viviane Schrader

In Zeiten des Fachkräftemangels finden viele Kanzleien kaum noch geeignete Bewerber, um ihre offenen Stellen für Rechtsanwalts- oder Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte adäquat und zügig zu besetzen. Umso wichtiger ist es, aus der teilweise geringen Anzahl von Bewerbungen diejenigen Personen herauszufiltern, die fachlich und persönlich geeignet sind, die freie Position in der Kanzlei dauerhaft zu besetzen. Denn nicht nur die Nichtbesetzung einer Stelle kostet die Kanzlei viel Geld, sondern auch die Fehlbesetzung!

Letztendlich kann man keinem Bewerber hinter die Stirn schauen, aber man kann durch ein wohldurchdachtes Bewerberauswahlverfahren und ein strukturiertes Bewerbergespräch dafür sorgen, dass die Wahrscheinlichkeit einer Fehlbesetzung deutlich reduziert wird.

Der Beginn jeder Bewerberauswahl liegt bereits im Erstellen eines Anforderungsprofils für die zu besetzende Stelle. Wenn nicht klar definiert ist, wer genau gesucht wird, kann es am Ende – für beide Seiten – zur großen Ernüchterung kommen. Es ist daher zwingend vorab zu klären, welche fachlichen und sozialen Kompetenzen der perfekte Bewerber haben sollte und wie der Tätigkeitsbereich der zu besetzenden Stelle realistischer Weise aussieht. Auf dieser Basis erstellt man dann die passende und aussagekräftige Stellenanzeige. Ist die Qualität der Stellenanzeige mangelhaft, so wird sich auch kaum ein geeigneter Bewerber finden, der optimal ins Anforderungsprofil passt und die geforderte Tätigkeit zufriedenstellend ausführen kann.

Gehen aufgrund der ansprechenden Stellenanzeige eine ausreichende Anzahl von Bewerbungen ein, so sollten diese zwingend zentral erfasst werden und ein kurzes Eingangsbestätigungsschreiben – am einfachsten per E-Mail – versendet werden. Für die Prüfung der einzelnen Bewerbungen eignet sich ein eigens hierfür erstelltes Formular, auf welchem man die zu prüfenden Aspekte notiert und dann eine Wertung vornimmt.

Die favorisierten Bewerber sollten zeitnah zu einem Gespräch eingeladen werden. Die weiteren Bewerber sollten eine Zwischennachricht bzw. die Absage erhalten. Das macht einen guten Eindruck und man vermeidet auch – ggfs. mehrfache – Nachfragen von Bewerbern.

Das Bewerbergespräch sollte zwingend ein sog. strukturiertes Gespräch sein. Dieses bedarf daher einer entsprechend sorgfältigen Vorbereitung. Im Vorfeld sollte geklärt werden, welche Personen neben dem Bewerber am Gespräch teilnehmen (z.B. Vertreter der Kanzleiführung sowie Büroleitung, Mitarbeiter aus dem Office etc.). Der Vorteil, wenn verschiedene Personen das Gespräch begleiten, ergibt sich aus den verschiedenen Blickwinkeln der Teilnehmer und aus dem sich daraus gebildeten besseren Bild. So haben z.B. Office-Mitarbeiter im Gespräch oft einen anderen Fokus als z.B. der Seniorpartner. Auch hieraus ergeben sich unterschiedliche Gesprächswahrnehmungen, die sich gegenseitig bereichern können.

Dann sollte ein Gesprächsbogen erstellt werden, aus dem sich der Verlauf des Gesprächs in Stichworten ergibt. So ist sichergestellt, dass alle Bewerbergespräche identisch verlaufen und entsprechend vergleichbar werden.

Nach einer Begrüßung sollte der Bewerber sich selbst vorstellen und seine maßgeblichen Fähigkeiten in eigenen Worten beschreiben. So kann man Redegewandheit, Umgang und soziale Kompetenzen prüfen. Kleine Fragen zum Privatleben, z.B. Hobbies, sind erlaubt und lassen Rückschlüsse auf die Persönlichkeit des Bewerbers zu.

Für die Überprüfung der fachlichen Kompetenz kann man z.B. reine Wissensabfragen (oder Allgemeinwissen) mit der Lösung von praxisorientierten Fallbeispielen kombinieren. Es ist Geschmackssache, ob man einen Bewerber im Sekretariat heutzutage noch zu einer Arbeitsprobe, z.B. beim Diktatschreiben, bittet. Aber auch in diesem Teil sollte der Bewerber viel Redezeit erhalten, um auch seine fachlichen Kompetenzen zu beschreiben („Erläutern Sie einen typischen Arbeitstag bei Ihrem vorherigen Arbeitgeber.“). Wichtig für das gesamte Gespräch ist, dass es sich um einen Dialog handelt, und nicht um einen Monolog eines Kanzleivertreters. Auch sollte für die Gespräche ein großzügiger Zeitrahmen gewählt werden. Bewerbergespräche unter Zeitdruck können nicht erfolgreich geführt werden!

Nach Abschluss aller Gespräche werden die Gesprächsbögen ausgewertet und derjenige Bewerber, der die meisten Kriterien erfüllt, sollte zu einem weiten Gespräch über die Verhandlung der Vertragsinhalte eingeladen werden.

Stellt sich heraus, dass kein Bewerber alle Kriterien oder wenigstens eine weit überwiegende Anzahl erfüllt, so darf (und sollte) die Konsequenz sein, dass die Bewerberauswahl an dieser Stelle gescheitert ist und eine erneute Suche beginnen sollte. Ein Bewerber, der nicht überzeugt, darf nicht aus purer Not und Zeitdruck, eine Stelle dringend zu besetzen, eingestellt werden. Der mittel- und langfristige Schaden, der sich u.U. für die Kanzlei ergibt, ist zu groß. Auch für einen Bewerber, der im Nachhinein die fachlichen Kompetenzen schlicht nicht liefern kann, kann es frustrierend werden. Hier sollte auch der Gesundheitsschutz des Arbeitnehmers beachtet werden. Denn ein überforderter Mitarbeiter kann schnell an Überlastungssymptomen leiden und erkranken.

Installieren Sie also für Ihre Kanzlei standardisierte Bewerberauswahlverfahren,strukturieren Sie die Bewerbergespräche und legen Sie damit den Grundstein für einen größtmöglichen Erfolg bei der Mitarbeitersuche!

Viviane Schrader, zert. Personalmanagerin (DAM), Rechtsfachwirtin, Gesellschafterin der Tietje & Jäger oHG, Kanzlei-Consulting, Achim, www.tietje-jaeger.de