Die diesjährige Legal ®Evolution – Gedanken zum Umgang mit Legal Tech

Die Legal ®Evolution bietet jedes Jahr eine gute Gelegenheit zur Information über die am Markt befindlichen Legal Tech-Applikationen – und erwartungsgemäß werden es jedes Jahr mehr. Um nur einige zu nennen, konnte man sich auch dieses Jahr einen guten Überblick über die diversen Funktionalitäten von Applikationen zum Dokumentenmanagement, der Dokumentenautomation, zur Unterstützung von sog. Internal Investigations oder zum Knowledge-Management verschaffen. Höchst interessant fand ich jedoch die Informationen, die „zwischen den Zeilen“ ausgetauscht wurden und die nicht notwendiger Weise in direktem Zusammenhang mit den konkreten Spezifikationen der ausgestellten Applikationen stehen.

Ein deutlicher Fokus lag auch dieses Jahr auf dem Angebot von Dokumentenmanagement-Systemen, dicht gefolgt von Systemen zur dokumentatorischen Prozessautomation (sei es im Rahmen der Erschaffung und Verwendung von Inhouse-Dokumentation oder der Aktenanlage). Die Zahl der Aussteller von Systemen zum Knowledge-Management trat demgegenüber zurück. Aber genau hier liegt ein Schlüssel in der Wertschöpfungskette jeder Kanzlei. Freilich ist Voraussetzung für ein digitales Knowledge-Management ein funktionierendes digitales Dokumenten-Management. Der Bereich des Knowledge-Managements bietet jedoch auch und gerade für mittelständische Kanzleien großes Potential.

Ebenso bot ein „interdisziplinärer“ Blick über den anwaltlichen Tellerrand hinaus in Richtung Rechtsabteilung interessante Denkanstöße – auch für die anwaltliche Praxis: Im Rahmen der Digitalisierung juristischer Beratungstätigkeit haben Rechtsabteilungen den Vorteil, dass sie auf unternehmensinterne Erfahrungen im Rahmen der Digitalisierung anderer operativer Bereiche Rückgriff nehmen können. Insbesondere eine Präsentation zeigte, dass erfolgreiche Digitalisierung nicht immer von der Verwendung dezidierter Branchensoftware abhängig ist. Nach einer eingehenden Analyse des notwendigen Workflows und Erwägungen zum „Design Thinking“ können durchaus industrieübergreifende Applikationen das Mittel zur Wahl sein. Vorteil hierbei ist, dass sie ggf. bereits im Unternehmen (oder in der Kanzlei) vorhanden sind. Somit kann auch der Rückgriff auf bereits vorhandene Bordmittel zum gewünschten (digitalen) Ergebnis führen: Eindrücklich war das Beispiel der Komprimierung einer umfangreichen unternehmensinternen Richtlinie in ein automatisiertes Excel-Sheet.

Insgesamt verblieb auch dieses Jahr das Gefühl, dass die Impulse für die Funktionalitäten von „Legal Tech“ im wesentlichen nach wie vor von den Herstellern erfolgen. Hier scheint sich der Rechtsmarkt stark von der Industrie zu unterscheiden, die bereits seit Jahrzehnten der IT-Branche die Bereitstellung von Funktionalitäten geradezu abfordert. Der Rechtsmarkt braucht m. E. deshalb eine noch stärkere Lobby, um dem Wunschkonzert von Funktionalitäten stärker Ausdruck zu verleihen, jedoch vor allem um die Nachhaltigkeit digitalisierter juristischer Informationsverwaltung zu sichern.

Vor diesem Hintergrund fiel der Stand des liquid legal institute ins Auge, das sich kein geringeres Ziel gesetzt hat, als die Zukunft der Digitalisierung im Rechtsmarkt zu gestalten. Ein erklärtes Vereinsziel, das sich mir sofort einprägte, ist die Standardisierung des Datenaustauschs zur Steigerung effizienter Kooperation. In diesem Bereich liegt in der Tat enormes Potential – insbesondere für den professionellen Rechtsanwender: Fragen des Datenaustauschs zwischen Anwalt und Mandant werden zunehmend im alltäglichen Beratungsgeschäft relevant. Aber mehr noch: Was passiert mit all der in proprietären Systemen der Hersteller generierten und gesammelten Dokumentation, Knowledge und Know-How einer Kanzlei nach Ablauf der Lizenz oder im Fall eines notwendigen Systemwechsels? Kann es Ziel der Digitalisierung im Rechtsmarkt sein, dass sich die Anwaltschaft vom Zugang auf proprietäre Systeme abhängig macht? Auch wenn dies nicht Thema des diesjährigen Kongresses war, zeigt hier ein Blick über den Tellerrand, dass im Rahmen der naturwissenschaftlichen Forschung und Entwicklung in nicht geringem Umfang auf (professionelle) Open-Source-Systeme gesetzt wird, um den nachhaltigen Zugang zu einmal generiertem Wissen abzusichern. Freilich können die finanziellen Aufwendungen für die Entwicklung richtungsweisender Technologien oft nur durch die Erschaffung proprietärer Systeme gerechtfertigt werden. Im Geiste einer „Legal ®Evolution“ darf man jedoch durchaus auch an die Vorteile der Schaffung von Industriestandards denken, die es Anwendern dennoch erlauben, den nachhaltigen Rückgriff auf einmal geschaffenes Wissen auch im Fall eines Plattformwechsels abzusichern.

Neben der steigenden Zahl von Legal Tech-Anbietern bilden sich Interessenvereinigungen wie ELTA oder das liquid legal institute, deren Mitgliedschaft jedem offen steht. Statistisch gesehen ist unter deren Mitgliedern der anwaltliche Mittelstand jedoch eher unterrepräsentiert. Der Mittelstand vergibt hier sein Potential.

Unter einem alternativen und nicht streng Applikations-bezogenem Blickwinkel betrachtet konnte man – auch abseits des Mainstreams – auf der diesjährigen Legal ®Evolution somit die eine oder andere (r)evolutionäre Erkenntnis gewinnen: Schlüssel für eine erfolgreiche Digitalisierung im Rechtsmarkt bzw. in der Kanzlei ist in erster Linie das richtige – und überlegte – Mindset. Nachdem die kanzlei-individuellen Anforderungen und Workflows überdacht und gedanklich implementiert wurden, bieten sich Möglichkeiten zur Abwägung darüber, ob zu deren Umsetzung der Rückgriff auf Branchensoftware notwendig ist oder ob die Wahl einer industrie-übergreifenden Applikation Vorteile bieten kann. Ggf. können erste Digitalisierungs-Erfahrungen – zu denen auch die Akzeptanz neuer digitalisierter Workflows in der Kanzlei gehören kann – zunächst mit recht einfachen Bordmitteln ausprobiert werden. Zu überdenken ist ferner der Gedanke der Nachhaltigkeit.

Zukünftig ggf. notwendige Applikationswechsel werden in den seltensten Fällen einer „Böswilligkeit“ des Anwenders, sondern vielmehr den fortschreitenden Anforderungen an Hardware, Weiterentwicklungen von Betriebssystemen, Sicherheitsanforderungen und mannigfaltigen anderweitigen Faktoren geschuldet sein. Der Zugriff auf das kanzleieigene Know-How sollte in diesen Fällen erhalten bleiben. Letztlich aber sollten wir verstehen, dass uns die Digitalisierung Möglichkeiten zur Schärfung unseres Beratungsprofils und zur Positionierung im Wettbewerb erlaubt. Der Anwaltschaft bieten sich Möglichkeiten, ihre Anforderungen zu formulieren und sich noch stärker auch außerhalb der Berufsverbände zu engagieren.

Autor:

Rechtsanwalt Peter Lotz, M.C.J. (NYU), MAYRFLED LLP, Frankfurt, Mitautor des Werkes Recht 2030.