Zurück zum Wesentlichen

Warum uns ständige Ablenkungen durch E-Mails, das Telefon, digitale Benachrichtigungen oder auch Kollegen, die nur mal eine kurze Frage haben, ineffizient machen und überlasten.

Gefangen in der Informationsflut

Den meiste Zeit ihres Tageswerks verbringen Führungskräfte mit Kommunikation, dem mündlichen oder schriftlichen Austausch von Informationen. Können Sie für sich beziffern, wie viel Zeit Sie dafür benötigen? Wir schätzen den Anteil auf rund 80 Prozent der Arbeitszeit. Und seien wir ehrlich, ein großer Anteil davon ist ineffizient, unnötig, redundant und schlicht überflüssig. Es werden so viele E-Mails und Papiere produziert, Meetings abgehalten und Gespräche geführt, dass uns der Kopf schwirrt. Hinzu kommen weitere Nachrichten, die uns permanent über Computer, Mobiltelefon oder Radio und manchmal auch Fernsehen erreichen, wenn wir den Empfang nicht abschalten. Im Dauerfeuer von Informationshäppchen, Telefonaten, digitaler Post und endlosen Meetings verlernen wir, uns auf das wirklich Wesentliche zu fokussieren. Wir sind nur immer sehr beschäftigt. Wir überfrachten unsere Tage derart mit teils leeren Informationen, dass die Geschäftigkeit selbst zur eigentlichen Beschäftigung wird.

Unser Gehirn arbeitet seriell

Hirnforscher haben nachgewiesen, dass unser Gehirn von der Informationsflut überfordert wird. Denn wir können nur eine begrenzte Menge an Informationen im Kopf behalten und gleichzeitig verarbeiten.

Wer mehr als eine Sache gleichzeitig tut, muss damit rechnen, dass er Dinge übersieht, vergisst und Fehler macht.

Unser präfrontaler Kortex, also jener Teil des Zentrallappens der Großhirnrinde, der Informationen kognitiv verarbeitet und für unsere Handlungsplanung entscheidend ist, arbeitet seriell. Multitasking ist ein Märchen. Denn der Kortex erledigt eins nach dem anderen.

Wer daher bei seiner Arbeit Wert auf Genauigkeit legt, sollte seine Aufmerksamkeit daher nicht teilen. Sie kennen dieses Phänomen vielleicht vom Autofahren: Wenn Sie eine Ihnen bekannte Strecke mit dem Auto fahren, können Sie sich locker mit dem Beifahrer unterhalten. Wenn Sie aber auf einer unbekannten Straße fahren und ein neues Ziel finden müssen, gerät die Unterhaltung rasch ins Stocken, weil Sie sich konzentrieren müssen.


Tyrions Tipp

„Kommunikation ist zwar enorm wichtig. Aber manchmal brauchen Sie einfach Ruhe, um fokussiert zu arbeiten. Schaffen Sie sich diese Freiräume, indem Sie feste Ruhearbeitszeiten im Kalender eintragen. Dann gilt: Telefon und Mailprogramm ausschalten und den Kollegen signalisieren, dass Sie ungestört arbeiten möchten.“


Nur 12 Prozent der Berufstätigen sind nie abgelenkt

Viele Berufstätige haben ständig Ablenkungen bei der Arbeit. Der Kollegin, die ihren Kopf zur Tür hereinsteckt und von ihrem Urlaub berichten möchte, der ungeplante Anruf eines Kollegen, der nur mal kurz Ihren Rat braucht, die Erinnerung auf dem Bildschirm, dass Sie in 30 Minuten ein Meeting haben, der Kunde, der unbedingt mit Ihnen sprechen will. Unsere Produktivität wird dadurch, dass wir stets und überall online und erreichbar sind, noch weiter minimiert. In einer aktuellen Umfrage gaben elf Prozent der Beschäftigten an, häufig abgelenkt zu sein, weitere 40 Prozent manchmal. Nur zwölf Prozent gaben an, nie von der eigentlichen Arbeit abgelenkt zu sein. Ganz oben auf der Liste der Störfaktoren stehen Privatgespräche mit Kollegen, gefolgt von Ablenkungen durch die kollegiale Geräuschkulisse und das Smartphone. [1]

Auch durch die zunehmende Komplexität und Vielfalt unserer Aufgaben sind wir oft gezwungen, unsere Aufmerksamkeit ständig auf mehrere Themen gleichzeitig zu richten. Das fühlt sich an wie die nicht enden wollende Armee von Untoten, die in Episode 8.03 von „Game of Thrones“ über die Mauern von Winterfell strömt: Sie wissen gar nicht, an welcher Stelle Sie zuerst eingreifen sollen. Linda Stone, ehemaliges Vorstandsmitglied bei Microsoft, prägte dafür 1998 den Begriff „continuous partial attention“ (auf Deutsch: ständig geteilte Aufmerksamkeit).[2]

Ständige Ablenkung erschöpft uns

Die Folge: Menschen sind sehr schnell und intensiv geistig erschöpft. Kennen Sie diesen Zustand, den der Publizist William Powers in seinem tiefsinnigen Ratgeber „Einfach abschalten“ beschreibt? „Wir sind zu so etwas wie Kugeln in einem Flipper geworden: Wir titschen in einer Welt aus blinkenden Lichtern, Rattern und Klingeln herum. Diese Welt besteht aus einer Menge Bewegung und Lärm, führt aber zu nichtviel.“[3] Gegen Feierabend fühlen Sie sich ausgelaugt und fragen sich dann, was Sie an diesem Tag eigentlich geschafft haben – und sind ziemlich frustriert. Wer dann auch noch nach Feierabend, an Wochenenden und im Urlaub permanent erreichbar ist oder ständig Meldungen auf dem Smartphone checkt, dem fehlen die Regenerationsphasen, um leistungsfähig zu bleiben.

Ein weiteres Problem ist: Sie müssen sich nach einer Ablenkung wieder auf Ihre ursprüngliche Aufgabe fokussieren, was viel Energie kostet. Und Sie kommen so zu selten in einen Workflow, der Ihnen die Arbeit leicht von der Hand gehen lässt. Der Informatiker Cal Newport, der die Deep-Work-Methode für konzentriertes Arbeiten entwickelt hat, stellt daher fest: „Wenn Sie genügend Zeit mit fieberhafter Oberflächlichkeit verbringen, verringern Sie dauerhaft Ihre Fähigkeit, konzentriert zu arbeiten.“[4] Ein Teil des Problems ist Ihr Geist selbst. Er scheint zu wandern wie ein Welpe, der hier und dort herumschnüffelt. Das ist völlig normal. Denn Ihr Gehirn muss ständig und in jedem Augenblick Billionen von neuronalen Verbindungen verarbeiten, neu konfigurieren und verdrahten. Im Fachjargon heißt das neuronale Hintergrundaktivität.

Reflexartig richten wir unsere Aufmerksamkeit auf alles Neue

Ein zweiter Teil des Problems ist evolutionär bedingt: Wenn Sie durch neue Informationen in Ihrer Umgebung abgelenkt werden, reagieren Sie reflexartig. Das Gehirn hat über Millionen von Jahren gelernt, seine Aufmerksamkeit auf alles Ungewöhnliche zu richten. Wir alle sind die Nachkommen von Menschen, die äußerst aufmerksam waren, wenn es im Busch raschelte. Dort konnten sich ein Säbelzahntiger oder Angehörige eines feindlichen Clans heranschleichen. Alles Neue, das Ping einer eingehenden Nachricht oder die Kollegin, die zur Tür hereinschaut, fesselt daher automatisch unsere Aufmerksamkeit.

Wer permanent online ist, wer eine Flut von E-Mails lesen und beantworten muss, wer häufiger vom Terminkalender erinnert wird, wer parallel noch bei Facebook oftmals belanglose Einträge liest, wer im Internet von Informationen zugeschüttet wird, wer dann womöglich auch noch im Großraumbüro arbeitet und von Kollegen abgelenkt wird, kann sich nicht mehr auf das Wesentliche konzentrieren. Wer morgens mit der Lektüre von E-Mails seinen Arbeitstag beginnt, verbrät buchstäblich wichtige Stoffwechselenergie, die eigentlich vom präfrontalen Kortex benötigt wird, um Prioritäten zu setzen. In dem Maß, in dem die Zahl der Menschen steigt, mit denen wir digital vernetzt sind, nehmen auch die Häufigkeit und das Tempo unserer Kommunikation zu.

Wenn es uns nicht gelingt, Räume zum Abschalten und für ungestörtes Arbeiten zu schaffen, zwingen wir unser Gehirn ständig zum Bereitschaftsdienst und erhöhen damit seinen Stresspegel. Gerade das Ständig-und-überall-Online-sein beschert uns ein künstliches Gefühl dauerhafter Krise. Denn Säugetiere in einem ständigen Krisenzustand reagieren nun einmal mit der adrenalingesteuerten Kampf-oder-Flucht-Reaktion. Das ist natürlich hilfreich, wenn Sie von einem Säbelzahntiger gejagt werden. Doch wie viele von den Hunderten von Mails und Messenger-Nachrichten, die wir tagtäglich bekommen, sind tatsächlich ein Säbelzahntiger?

Mehr über effiziente Kommunikation und andere Kernelemente wirksamer Führung erfahren Sie in „Leadership by Game of Thrones“ von Mark Hübner-Weinhold und Manfred Klapproth.

 

 

Hübner-Weinhold / Klapproth
Leadership by Game of Thrones
Einzeldarstellung
2019, VIII, 356 Seiten
Hardcover mit zahlreichen Illustrationen € 26,90
Vahlen ISBN 978-3-8006-6061-2

Weitere Informationen zum Buch unter: www.leadership-by-got.com

 

Autoren: Mark Hübner-Weinhold & Manfred Klapproth

Mark Hübner-Weinhold ist Weiterbildungsmanager, Hochschuldozent und Führungskräfteberater. Er hat mehr als 25 Jahre als Journalist gearbeitet und war bis 2015 Geschäftsführender Redakteur beim Hamburger Abendblatt. Inzwischen leitet er den Campus Weiterbildung der HAW Hamburg. Seit vielen Jahren analysiert Mark Hübner-Weinhold das Führungsverhalten von realen und fiktiven Charakteren. Der Klassik- und Filmmusik-Liebhaber lebt mit seiner Familie im Herzogtum Lauenburg in Schleswig-Holstein.

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Manfred Klapproth seit mehr als 20 Jahren freiberuflich als Berater, Trainer und Coach mit den Fokusthemen Führung und Vertrieb deutschlandweit im Einsatz. Vor seiner Selbstständigkeit war er fünf Jahre CFO in einem international tätigen Medienunternehmen mit Sitz in Hamburg und Los Angeles sowie zehn Jahre im Corporate Banking von Großbanken tätig.  Der leidenschaftliche Film- und Serienfan lebt mit seiner Frau in Hamburg.

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[1] Quelle: „Das sind die größten Ablenkungen am Arbeitsplatz“, erschienen am 11. April 2019 auf stern.de. https://www.stern.de/wirtschaft/das-sind-die-groessten-ablenkungen-am-arbeitsplatz-8661290.html

[2] Vgl. https://lindastone.net/qa/continuous-partial-attention/

[3] William Powers: Einfach abschalten. Gut leben in der digitalen Welt. Goldmann Verlag, München 2011, S. 35

[4] Cal Newport: Konzentriert arbeiten. Regeln für eine Welt voller Ablenkungen. Redline Verlag, München 2017, S. 12

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