Deutscher Corporate Governance Kodex: Neue Aufsichtsräte an Bord

Mit der Novelle des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) rückt ein Thema in den Fokus, das in der gesellschaftsrechtlichen Debatte bislang nur am Rande behandelt wird: der Amtsantritt neuer Aufsichtsratsmitglieder. Damit sind einige Anforderungen an
die Gesellschaft und an die Kandidaten verbunden.

Von Dr. Matthias Merkelbach und Dr. Anja Herb*

Der von der Regierungskommission beschlossene Kodex vom 9.5. 2019 empfiehlt, dass die Gesellschaft die Mitglieder des Aufsichtsrats bei ihrer Amtseinführung angemessen unterstützen soll.

Angesichts der fortschreitenden Professionalisierung des Kontrollgremiums und der stetig steigenden Anforderungen an die dortige Tätigkeit gewinnt der Onboarding-Prozess in der Unternehmenspraxis zunehmend an Bedeutung. Einheitliche Corporate Governance-Standards existieren
hierfür noch nicht.

Die Grundlagen für den gesellschaftsrechtlichen Pflichtenmaßstab ergeben sich aus der Hertie-Entscheidung des BGH (NJW 1983, 991).

Danach hat ein Aufsichtsratsmitglied diejenigen Mindestkenntnisse und -fähigkeiten zu besitzen oder sich anzueignen, die es braucht, um alle normalerweise anfallenden Geschäftsvorgänge auch ohne fremde Hilfe verstehen und sachgerecht beurteilen zu können. Damit definieren die Karlsruher Richter die Mindestanforderungen.

Pflichten des Aufsichtsrats bei Amtsantritt

In der jüngeren Rechtsprechung hat sich das OLG Düsseldorf mit den Pflichten des Aufsichtsrats bei Amtsantritt befasst (Urt. v. 6.11. 2014 – I-6 U 16/14, BeckRS 2015, 5651).

Nach dieser Entscheidung ist ein neuer Aufsichtsrat – in der besonderen Situation eines vollständigen Austauschs aller Mitglieder – verpflichtet, vom Vorstand einen Bericht über die bisherige Tätigkeit des Gremiums zu verlangen und sich insbesondere die Protokolle nebst Anlagen der vorhergehenden Sitzungen vorlegen zu lassen. Auf dieser Basis soll sich der Neuling ein genaues Bild über die Beschlusslage verschaffen – einschließlich der Geschäftsordnung für den Vorstand sowie eventuell existierender Zustimmungsvorbehalte zugunsten des Kontrollgremiums.

Newcomer müssen sich schlau machen

Jenseits dieser Urteile ist der Pflichtenmaßstab im Zusammenhang mit dem Amtsantritt eines Aufsichtsratsmitglieds gegenwärtig nicht abschließend geklärt. Allgemein ist erforderlich, dass sich das Aufsichtsratsmitglied mit Unterstützung der Gesellschaft im Rahmen des Onboarding-Prozesses diejenigen unternehmensspezifischen Informationen verschafft und Kenntnisse aneignet, die für die Aufsichtsratstätigkeit in dem konkreten Unternehmen notwendig sind.

Sowohl die gesellschaftsrechtlichen Anforderungen als auch die Kodex-Empfehlung D.12 führen zu dem Erfordernis eines strukturierten Prozesses. Das gilt nicht zuletzt angesichts der Tatsache, dass der Kodex in seiner Neufassung eine Berichterstattung über durchgeführte Onboarding-Maßnahmen im Bericht des Aufsichtsrats empfiehlt. Die konkrete Ausgestaltung hat sich dabei an den unternehmensspezifischen Umständen auszurichten.

Wesentlich ist insbesondere, dass sich das Aufsichtsratsmitglied mit Schlüsseldokumenten der Gesellschaft vertraut macht. Dazu zählen die Satzung sowie die Geschäftsordnungen für Aufsichtsrat und Vorstand nebst Geschäftsverteilungsplan sowie weitere relevante Corporate Governance-Dokumente, beispielsweise die Informationsordnung und
der Code of Conduct.

Angemessenes Verständnis der Geschäftsstrategie

Sachgerecht ist darüber hinaus regelmäßig eine Befassung mit dem Geschäftsbericht des vergangenen Jahres, dem letzten Prüfungsbericht des Abschlussprüfers, Protokollen vergangener Sitzungen (soweit
diese einen Bezug zur aktuellen Aufsichtsratstätigkeit enthalten) sowie gegebenenfalls weiteren vergleichbaren Dokumenten (vgl. Henning, BOARD 2019, 161 [163]).

Insgesamt muss das Mitglied ein angemessenes
Verständnis der Geschäftsstrategie, der Funktionsweise des Geschäftsmodells und der Unternehmensstruktur entwickeln. Von besonderer Bedeutung können darüber hinaus auch persönliche Gespräche mit dem Aufsichtsratsvorsitzenden, Vorstandsvorsitzenden,
weiteren Organmitgliedern und gegebenenfalls Schlüsselpersonen des Unternehmens sein.

Gänzlich ungeklärt ist bislang, in welchem Umfang das neue Mitglied vergangenheitsbezogene Prüfpflichten in Bezug auf die Einhaltung der Sorgfaltspflichten durch die Gesellschaftsorgane vor seinem Amtsantritt treffen. Die ARAG/Garmenbeck-Rechtsprechung des BGH (NJW 1997, 1926) könnte solche Pflichten nahelegen. Im Ergebnis ist dies jedenfalls insoweit abzulehnen, als es auf verdachtsunabhängige Due-Diligence-ähnliche
Prüfungen durch jeden neuen Amtsinhaber hinausliefe.

* Die Autoren sind Rechtsanwälte bei Flick Gocke Schaumburg in Bonn.

Der Beitrag stammt aus NJW-aktuell 45/2019. Hier geht’s zum kostenlosen NJW-Probeabo.

Lesen Sie hier einen weiteren Beitrag zu den umfassenden Änderungen beim Deutschen Corporate Governance Kodex.

Literatur zum DCGK:

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