5 Tipps für Krisenzeiten

Die durch die Corona-Pandemie ausgelöste volkswirtschaftliche Krise ist ein extremer Belastungstest für alle Wirtschaftsteilnehmer. Auch die Steuerberatungsbranche und ihre Mandantenunternehmen sehen sich großen Herausforderungen gegenüber: Existenzsicherung in der Krise, Risikofaktoren identifizieren, Neuausrichtung strategischer Optionen und Umgang mit dem Digitalisierungsschub. Die Corona-Krise hat dabei zwar nicht die grundsätzlichen Aufgaben neu gestellt, aber die Geschwindigkeit der Veränderung enorm beschleunigt. Eine erfolgreiche Bewältigung der anstehenden Aufgaben erfordert in den Kanzleien veränderungsbereite Steuerberater, die kaufmännisches Faktenwissen mit neuen Methoden verbinden und das klassische Steuerberatergeschäft weiterentwickeln. Zudem wird nur eine zukunftsorientiert aufgestellte Kanzlei ihren Mandanten auch ein zukunftsweisender Berater sein.

Chancen ergreifen statt schwarzsehen – das gilt jetzt ganz besonders. Wir Steuerberater haben das steuerrechtliche und betriebswirtschaftliche Know-how, das Mandanten jetzt brauchen. In dem Klassiker der Managementliteratur „Who moved my Cheese“ beschreibt Spencer Johnson, wie man seine Laufschuhe anziehen und sich zu neuen Maßnahmen und Entscheidungen bewegen muss, wenn es die Situation erfordert. Ein solcher Zeitpunkt ist für viele Unternehmen im Jahr 2020 gekommen. Wir alle sollten deshalb unsere Laufschuhe schnüren und uns mit den alten und neuen strategischen Fragen beschäftigen.

Betriebswirtschaftlicher Risiko-Check

In jeder schwierigen Situation ist es grundlegend, schonungslos Bilanz zu ziehen. Die Erfolgskriterien für Unternehmen sind allgemein bekannt und können über verschiedene Fragebögen und Tests ermittelt werden. Wir haben dazu einen an die EFQM-Methodik (von der European Foundation for Quality Management entwickeltes Qualitätsmanagement-System) angelehnten Fragebogen für Unternehmer entwickelt. Das Unternehmen kann eine Bewertung und eine sofortige Priorisierung des jeweiligen Themas vornehmen. Sowohl in der Kanzlei als auch in den Unternehmen unserer Mandanten: Wir kennen auch deren Zahlen, haben eine vertrauensvolle Partnerschaft und viel Einblick in interne Abläufe und Prozesse. Jetzt ist die Zeit, daraus mehr zu machen und unsere Mandanten jenseits von Fragen der reinen Steuergestaltung zu begleiten.

Die Kanzlei neu denken

Die Kernfrage ist doch: Welche Möglichkeiten habe ich, das Beste aus der Situation zu machen, um nach der Krise top aufgestellt zu sein? Ist es möglich, die Kanzlei als Start-up zu denken und eine Innovationsstrategie zu entwickeln? Wie kann ich meine Mandanten unterstützen, um die Krise zu meistern? Wie schaffe ich Mehrwert für meine Kanzlei? Die Erarbeitung einer strategischen und innovativen Kanzleistrategie ist ein zentraler Punkt. Natürlich ist eine Steuerkanzlei, die seit drei Generationen traditionell geführt wird, nicht von heute auf morgen ein Start-up. Warum auch? Die Deckungsbeiträge passen und das Einkommen der Kanzleiinhaber ist großartig. Aber es geht darum, über den Tellerrand zu schauen. Die Philosophien anderer Branchen und Unternehmenskulturen einmal interessiert zu reflektieren. Die Steuerkanzlei nicht als Insel zu betrachten, sondern als ein Bestandteil des kompletten ökonomischen Systems, dessen Wandel man sich nicht verschließen darf.

Neue Geschäftsfelder aufbauen

Sie haben bislang vor allem klassisch als Steuerkanzlei gearbeitet und nur dann Antworten gegeben, wenn Sie vom Mandanten gefragt wurden? Perfekt. Dann sind Sie in Sachen Controlling und Reporting fit. Jetzt müssen Sie eigentlich nur noch lernen, Ihr Know-how verkaufsfähig zu gestalten. Das klingt einfacher, als es tatsächlich ist? Ganz falsch ist das nicht. Aber eben auch nicht ganz wahr. Denn Sie haben bereits eine vertrauensvolle Beziehung zu Ihren Mandanten gehen künftig aktiv auf Ihre Mandanten zu, anstatt darauf zu warten, dass diese sich an Sie wenden. Statt gesetzlich verordnetem Zwangsgeschäft der Steuerberatung ist die betriebswirtschaftliche Beratung für den Mandanten keine Pflicht, sondern Kür. Vermeiden Sie dabei den Fehler, eine „Ich-mache-alles“-Botschaft zu senden, das wirkt verdientermaßen unglaubwürdig. Das Feld der Betriebswirtschaft ist zu umfangreich, als dass eine Kanzlei in der Lage wäre, in allen Bereichen als Experte aufzutreten. Wählen Sie passend zu Ihren Kanzleistrukturen die strategischen Geschäftsfelder aus, in denen Sie beraten möchten.

Unternehmenskultur und Leistungsfähigkeit

Als Unternehmer muss Ihnen klar sein, dass ihr wirkungsvollster Hebel die Möglichkeit ist, Ihre Mitarbeiter zu optimieren und nicht sich selbst: Bei zehn Mitarbeitern in einem Steuerberatungsunternehmen leisten diese zusammen ca. 16.000 Arbeitsstunden im Jahr. Wenn Sie als Unternehmer es erreichen, diese zehn Mitarbeiter beispielsweise 10 € je Stunde produktiver zu machen, dann haben Sie bei gleichen Personalkosten und wahrscheinlich auch den gleichen restlichen Aufwendungen einen Mehr-Ertrag von 160.000 €. Wie viele Stunden müssen Sie als Chef Mandanten beraten, um das zu erreichen bzw. zu kompensieren?

Dennoch glauben wir Unternehmer keine Zeit zu haben, uns um die Abläufe und Prozesse im Unternehmen zu kümmern, da wir ja gerade ganz wichtige Projekte, Steuererklärungen, Bilanzen erstellen oder kontrollieren müssen. Besser, wirkungsvoller und für Ihre Kunden effizienter ist es, wenn Sie Ihr Unternehmen so führen, dass alle Prozesse optimiert sind und alle Mitarbeiter alle Abläufe kennen und umsetzen.

Bedenken Sie, dass der Wert eines Unternehmens steigt, je unabhängiger es von Einzelpersonen, also auch vom Inhaber, ist. Dieses Handeln ist verantwortungsbewusst und nachhaltig.

Digitalisierung pushen

Die mit dem Lockdown verbundenen Veränderungen im Zusammenleben und -arbeiten haben die Digitalisierung in einem Maße gepusht, wie es niemand für möglich gehalten hätte. Dabei ist Digitalisierung als Thema und als Schlagwort uns allen fast schon über. Und ja, wir alle wissen, dass vieles digital funktioniert und machbar wäre. Nur wann einführen? Wie? Mit wem? Jeder schaut in die Zukunft und übersieht, dass die Chance im „Ist“ liegt, im aktuellen Prozess: Sie sollten sich fragen, wie sie die bisherigen digitalen Prozesse effizienter und effektiver gestalten können. Denn wir sind alle schon mitten in der Digitalisierung, nutzen aber noch längst nicht alle Möglichkeiten. Das ist die wichtige neue Perspektive. Denn allein die Verwendung digitaler Technik macht noch lange keine erfolgreiche Digitalisierung aus.

Der frühere Vorstandschef von Telefonica Deutschland, Thorsten Dirks, sagte es so: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.“ Das mag etwas polemisch klingen, trifft aber eine Wahrheit, die viele Kanzleien noch meiden. Es geht bei der Digitalisierung nicht nur darum, von analog auf digital umzustellen, sondern alle Arbeitsprozesse kritisch zu prüfen und den neuen Bedingungen anzupassen. Betroffen sind neue Arbeitszeitenmodelle, Anpassung der Arbeitsplätze, Fragen der Hierarchie und Mitarbeiterbeteiligung, der Mandantenbindung und der Unternehmenskultur. Kurzum: Die Digitalisierung rüttelt an den konventionellen Vorstellungen von Kanzleiführung.

Scholz / Klumpp / Köchy-Gellfart / Liese / Terwersche
Der Steuerberater als Krisenmanager
2020, 271 Seiten
Softcover € 39,95
Schäffer-Poeschel ISBN 978-3-7910-5037-9

Die Autoren

Dipl.-Kauffrau (FH) Ines Scholz, Steuerberaterin in eigener Kanzlei in Zwickau, Fachberaterin für Unternehmensnachfolge (DStV), Wirtschaftsmediatorin, Aufsichtsratstätigkeit, Gründerin Cheftresor®.
www.ines-scholz.de

Steffi Köchy-Gellfart, Steuerberaterin in eigener Kanzlei in Halberstadt, Fachberaterin für Unternehmensnachfolge (DStV) und Fachberaterin für Heilberufe, Wirtschaftsmediatorin.
www.skg-steuern.de

Martin Klumpp, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, Geschäftsführer der Trewitax Steuerberatungsgesellschaft in Singen.
www.trewitax.de

Paul Liese, Geschäftsführer der hsp Handels-Software-Partner GmbH, Hamburg.
www.hsp-software.de

Daniel Terwersche, Gründer und Geschäftsführer der Kanzleistratege GmbH, Vreden.
www.kanzleistratege.de