Erstattung von Internetkosten im Homeoffice

Welche Möglichkeiten bestehen bei der Zahlung von Pauschalen?

Millionen Arbeitnehmer befinden sich momentan im Homeoffice.

Viele Arbeitgeber wollen ihren Mitarbeitern etwas Gutes tun und übernehmen deshalb die Kosten für deren privaten Internetanschluss.
Doch hier ist Vorsicht geboten: Bei der pauschalen Erstattung des privaten Internetzugangs  des Arbeitnehmers handelt es sich um einen geldwerten Vorteil, der unangenehme steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen mit sich ziehen kann.

Die Praktikerlösung

Gut, dass der Gesetzgeber schon vor Jahren eine gesetzliche Regelung geschaffen hat, mit der private Kosten für Internetgebühren pauschal versteuert werden können. Dies ist schon mit einer einfachen Erklärung des Arbeitnehmers möglich.

Der Arbeitgeber kann nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 6 S. 2 EStG die Lohnsteuer für die Erstattung der Internetgebühren übernehmen. Dabei zahlt er lediglich einen pauschalen Steuersatz von 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Wird pauschaliert, dann bleibt der Vorteil auch in der Sozialversicherung außen vor (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).

Für den Arbeitnehmer stellen die pauschalierten Beträge einen Nettobezug dar.

Voraussetzungen im Gesetz

Diese Leistung muss zusätzlich zum Arbeitslohn erbracht werden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, sich die Kosten vom Arbeitnehmer nachweisen zu lassen.

Wie gelingt ein praktikabler Nachweis?

In weiser Voraussicht hat der Gesetzgeber für die Pauschalierung einen vereinfachten Nachweis als Bedingung in die Richtlinien geschrieben.
Bei pauschalen Zahlungen bis zu 50,- € im Monat akzeptiert die Finanzverwaltung eine Erklärung des Arbeitnehmers, dass die Aufwendungen für das Internet einen bestimmten Betrag erreichen.

Eine Pauschalierung eines Betrages von 20,-  € halte ich dabei beispielsweise für unbedenklich.

Der Arbeitnehmer erklärt also dem Arbeitgeber seine Kosten für die laufenden Internetnutzung bzw. einen Mindestbetrag  und der Nachweis ist erfüllt (vgl. R 40.2 Abs. 5 Satz 7 LStR).

Die Erklärung des Arbeitnehmers ist als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren (R 40.2 Abs. 5 Satz 7 und 8 LStR).

Was gehört alles zu den laufenden Kosten der Internetnutzung?

Hierzu gehören die laufenden Kosten (R 40.2 Abs. 5 Satz 6 LStR), wie bspw.:

  • Grundgebühr für den Internetzugang,
  • laufende Gebühren für die Internetnutzung (auch bei einer Flatrate).

Die tatsächlichen Kosten sind höher als die Pauschale

Der Arbeitgeber darf auch einen Zuschuss von mehr als 50,- € mtl. pauschal besteuern. Dafür müssen allerdings Einzelnachweise darüber vorliegen.
Dabei ist es möglich, den Betrag auch über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten zu ermitteln. Der so ermittelte Betrag wird zugrunde gelegt, bis sich die Verhältnisse maßgebend verändert haben  (R 40.2 Abs. 5 Satz 9 i. V. mit R 3.50 Abs. 2 Satz 2 LStR).

Was kann in diesem Verfahren zusätzlich pauschaliert werden?

Grundsätzlich fallen die laufenden Kosten der Internutzung hierunter (siehe oben), aber auch Kosten der Einrichtung des Internetzugangs (R 40.2 Abs. 5 Satz 6 LStR) können zusätzlich pauschaliert werden, wie bspw.:

  • Anschluss,
  • Modem und
  • Personalcomputer.

Jetzt schnell sein!

Wurden für das Jahr 2020 bereits Pauschalen für die Internutzung gezahlt, so ist nach einer strengen Auslegung der SvEv (§ 1 Abs. 1 S. 2 SvEV) eine Sozialversicherungsfreiheit im Rahmen der Pauschalierung nur bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung durch den Arbeitgeber, sprich Ende Februar, möglich.

Wird eine Pauschalierung erst danach vorgenommen, so gilt der Grundsatz der Sozialversicherungsfreiheit bei einer Pauschalierung nach § 40 EStG hier nicht mehr.

Fazit
Ich denke durch die Pauschalierung von Internetgebühren kann der Arbeitgeber den Mitarbeitern einen schönen „Nettolohn“ zukommen lassen. Nicht zuletzt wird dadurch auch die Motivation im Homeoffice gestärkt.

Dipl.-Finanzwirt Leonard Dorn

Nolte / Cremer / Kanzler
Homeoffice und das häusliche Arbeitszimmer
Rechte und Pflichten – Fallgruppen – Steuerliche Abzugsfähigkeit
2021, 168 S. Online-Version inklusive
Softcover € 39,90
NWB Verlag. ISBN 978-3-482-67991-9

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  1. […] Zeiten von Pandemie, Lockdown und Home Office wird nicht weniger gestritten und um Rechtsfrieden gerungen als in konjunkturellen Hochphasen. […]

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